Dưới tác động của nCOv, câu chuyện “Tuyển được người” của anh em làm nghề nhân sự càng trở nên nan giải hơn. Có doanh nghiệp nhu cầu tuyển dụng tăng chóng mặt, có nơi phải tạm cắt bớt nhân sự vì tạm ngưng hoạt động và cũng có những công ty mà ở đó, chuyện tuyển dụng vẫn diễn ra “Bình thường như cân đường, hộp sữa”.

Vậy, để giải quyết được vấn đề “Việc có người – Người có việc” trong mùa này, người nhân sự cần điều chỉnh lại mô hình phễu tuyển dụng (quy trình tuyển dụng) theo thiết kế 6 tầng:

Tầng 1: Mở vị trí tuyển dụng – Thu hút ứng viên về công ty
Tầng 2: Hướng dẫn chi tiết cách thức tuyển dụng mùa Covid
Tầng 3: Sàng lọc hồ sơ
Tầng 4: Phỏng vấn
Tầng 5: Ra quyết định
Tầng 6: Onboard nhân sự mới

Phễu tuyển dụng là gì?

Phễu tuyển dụng là quy trình để doanh nghiệp chọn được nhân tài cho các vị trí tuyển dụng. Tùy theo quy mô công ty hoặc loại hình công việc mà mô hình phễu tuyển dụng có thể linh động thay đổi. Phễu tuyển dụng cơ bản có cấu trúc chung như sau:

Tầng 1: Mở vị trí tuyển dụng – Thu hút ứng viên về công ty

Nếu doanh nghiệp bạn đã “ngủ đông” nhưng vẫn đang chạy các bài tuyển dụng trên các kênh online, lưu ý hãy tắt chúng đi và thay vào đó là các bài thông báo với ứng viên về tình trạng ngưng tuyển dụng hiện tại của công ty.

Bạn có thể thông báo rằng đây chỉ là ngưng tuyển dụng tạm thời và nhắn nhủ người tìm việc/ users thường xuyên cập nhật thông tin tuyển dụng trên website công ty hoặc các trang mạng xã hội mà công ty hay dùng. Bằng cách đó, ứng viên và công ty có thể giữ liên lạc. Như vậy, nếu công ty bạn mở tuyển dụng lại trong tương lai, thông tin sẽ được bắn đến ứng viên ngay lập tức.

Và ngược lại, nếu công ty bạn vẫn đang tuyển dụng, lưu ý một số điểm sau khi đăng tuyển công việc:

• Thông tin vị trí tuyển, mô tả công việc súc tích, rõ ràng. 
• Đặc biệt, do những công việc tuyển dụng trong thời điểm này mang tính chất thời vụ hoặc linh động thời gian,… hãy đảm bảo rằng những thông tin này được truyền tải đầy đủ đến ứng viên.

Trong mùa này, việc người lao động bị buộc thôi việc và phải tìm những công việc part-time hoặc trái nghề là điều vô cùng phổ biến. Nếu họ nộp hồ sơ đến bạn, hãy trân trọng điều đó và giải thích rõ ràng với họ hơn về những điều khoản công việc và hỗ trợ họ hết sức có thể.

Những thông tin cần được diễn giải thêm cho ứng viên:

• Thời gian làm việc trong bao lâu
• Yêu cầu kĩ năng, kinh nghiệm (nếu có)
• Nơi làm việc
• Những biện pháp phòng tránh Covid mà công ty có thể hỗ trợ người lao động

Tiếp theo, bạn cần làm rõ ràng trên website về quy trình hoặc cách thức tuyển dụng tại công ty. Điều đó sẽ thu hút ứng viên và giúp họ có ấn tượng tốt về công ty hơn.

Tầng 2: Hướng dẫn chi tiết cách thức tuyển dụng mùa Covid

Sau khi ứng viên đã đọc xong mô tả công việc, điều họ muốn biết tiếp theo là:
Làm thể nào để ứng tuyển
Phỏng vấn trong mùa dịch ra sao
…

và vô vàn những câu hỏi khác xoay quanh chủ đề cách thức tuyển dụng. Lúc này, đội nhân sự công ty nên cập nhật website với thông tin về tuyển dụng phiên bản mùa Covid-19 hoặc tạo bộ FAQ (câu hỏi thường gặp) xoay quanh chủ đề hỗ trợ người tìm việc trong giai đoan này. 

Tùy theo thế mạnh và góc nhìn mà mỗi doanh nghiệp có cách truyền tải nội dung khác nhau đến người tìm việc (hình ảnh, video, phỏng vấn… ) Tuy nhiên, nội dung này cần gói đủ các thông tin “đắt” sau:

• Họ sẽ được phỏng vấn như thế nào
• Thời gian phỏng vấn cụ thể
• Cần chuẩn bị những gì cho buổi phỏng vấn
• Những thông tin cá nhân cần cung cấp (nếu nhận việc)
• Thời gian phản hồi kết quả phỏng vấn và phản hồi qua kênh nào
• Quy trình on-board
• Quyền lợi và yêu cầu công việc (giờ hàng ngày, số ngày làm việc, thời hạn hợp đồng, lương ốm, lương hàng giờ, nghỉ hàng năm, trợ cấp, v.v.).

Chúng ta có thể tách mỗi ý thành 1 bài riêng biệt, gom những ý liên quan vào một bài hoặc làm hẳn một bài hướng dẫn dài cho người đọc. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể chuẩn bị chatbot trả lời những câu hỏi thông dụng về các vấn đề đó cho users.

Tầng 3: Sàng lọc hồ sơ

Tùy vào độ đơn giản hoặc phức tạp của vị trí tuyển dụng mà việc sàng lọc ứng viên sẽ có những cách giải quyết riêng.

Với những công việc không đòi hỏi tính chuyên môn cao như các công việc lao động phổ thông, giao nhận, nhân viên kho bãi.., doanh nghiệp có thể chỉ cần yêu cầu những thông tin cơ bản như tên, SDT kèm ảnh ứng viên để lưu trữ hồ sơ. Ở bước này, để tiết kiệm thời gian lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng có thể sử dụng hệ thống quản lý nhân sự tự động ATS để thúc nhanh quá trình.

Tip 1: Đối với những công việc thời vụ hoặc cần tính linh động. Doanh nghiệp nên note những câu hỏi:

Bạn có thể đi làm từ (ngày) đến (ngày) không?

Bạn thích làm xoay ca hay cố định?

Phương tiện di chuyển thường dùng?

Ứng viên trả lời qua form online, đội nhân sự lúc này sẽ nhanh chóng lọc được người phù hợp với yêu cầu công việc và dễ dàng liên hệ họ tham gia buổi phỏng vấn tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp đang cần tuyển vị trí yêu cầu tay nghề, kinh nghiệm (trưởng kho, chuyên viên sale, quản lý…) thì chúng ta có thể sàng lọc bằng cách: Chuẩn bị các bài kiểm tra hoặc form online với những câu hỏi về cách xử lý tình huống, kinh nghiệm công việc và ghi nhận câu trả lời của ứng viên. Ứng viên hoàn thành tốt bài test sẽ được liên hệ phỏng vấn.

Tip 2: Bài test online không nên quá dài vì sẽ dễ khiến ứng viên “đứt cáp”

Khuyến khích ứng viên trả lời cụ thể và đa chiều bằng những câu hỏi ngắn nhưng bao quát, tình huống dạng mở để ứng viên có hứng thú trình bày. Người tuyển dụng cũng sẽ được lợi trong cách hỏi này vì bạn không chỉ nhìn được tài năng của ứng viên mà còn biết được họ là con người quy củ hay phóng khoáng; họ giỏi biện luận hay là người mạnh về thuyết phục…

Từ đó, việc sàng lọc ứng viên sẽ ra kết quả tốt hơn, đồng thời đội nhân sự còn có thể tận dụng những ứng viên khác và giới thiệu họ đến những vị trí mở (nếu có) khác phù hợp hơn.

Tầng 4: Phỏng vấn

Tệp lao động phổ thông

Tệp người lao động này cũng thích thao tác phỏng vấn – nhận việc nhanh gọn nên người tuyển dụng có thể phỏng vấn qua điện thoại. Quy trình sàng lọc – phỏng vấn người LĐPT (lao động phổ thông) có thể được tinh gọn thành 1 cuộc gọi. Trong cuộc gọi này, đội nhân sự sẽ nhờ ứng viên trả lời luôn các câu hỏi:

• Bạn có thể đi làm từ (ngày) đến (ngày) không?
• Bạn thích làm xoay ca hay cố định?
• Phương tiện di chuyển thường dùng?

Nếu câu trả lời của họ phù hợp với yêu cầu công việc thì bạn có thể ra quyết định đồng ý tuyển dụng ngay trong cuộc gọi đó. Sau đó, yêu cầu ứng viên gửi thêm thông tin cá nhân (CMND, địa chỉ thường trú) để hoàn thành hồ sơ việc làm. 

Tránh hỏi 2 thông tin này ở bước Sàng lọc hồ sơ vì đây là những thông tin cá nhân, họ sẽ có cảm giác bị đánh cắp thông tin hoặc lừa đảo nếu cung cấp quá sớm.

Tệp nhân viên chuyên môn

Đối với nhóm này, họ rất thành thạo khi sử dụng công nghệ hoặc các công cụ làm việc online. Như vậy, nhà tuyển dụng có thể phỏng vấn với ứng viên theo kiểu video interview. Khi thực hiện phỏng vấn qua video, nhân sự nên chọn những công cụ phổ biến như Google Meet, Skype, Viber.. để tiện cho doanh nghiệp và cả ứng viên.

Hạn chế phỏng vấn trực tiếp qua điện thoại vì cuộc phỏng vấn sẽ không đủ thực tế và tính trang trọng. Đồng thời, với những vị trí chuyên môn, cuộc phỏng vấn có thể kéo dài 30 phút đến hơn 60 phút, phỏng vấn qua video sẽ chuyên nghiệp và không gây bất tiện cho ứng viên khi phải nghe điện thoại quá lâu.

Tầng 5: Ra quyết định

Sau khi đã lọc được ứng viên ưng ý, phỏng vấn được đúng người; bước tiếp theo là mời ứng viên đến nhận việc.

Đối với nhóm LĐPT, cách nhanh và dễ tiếp cận nhất với họ là mời nhận việc qua cuộc gọi. Sau khi thông báo và họ đồng ý, công ty nên thông báo ngày bắt đầu làm việc, nơi làm việc và sau đó gửi thêm một SMS đến ứng viên để họ nắm thông tin (nếu ứng viên không thường sử dụng email).

Tương tự vậy, đối với nhóm ứng viên chuyên môn cao, sau khi gọi và nhận được phản hồi từ ứng viên, người làm tuyển dụng cũng sẽ email thư mời nhận việc kèm hợp đồng để ứng viên tham khảo. Việc gửi hợp đồng đi trước khi in cũng giúp bạn và ứng viên dễ trao đổi hơn nếu có những điểm chưa rõ trong hợp đồng. Nếu có thể, yêu cầu ứng viên kí chữ kí điện tử trên hợp đồng hoặc chờ bản giấy gửi đến sau vài ngày.

Ngoài những tài liệu liên quan dến công việc, nhân viên nhân sự cũng nên đính kèm file hướng dẫn cách giữ sức khỏe mùa Covid. Hoặc giả công ty bạn vẫn chưa quay lại văn phòng, hãy gửi thêm cho ứng viên cách làm việc tại nhà của công ty (giao việc trên kênh nào, sắp xếp lịch làm việc ra sao, làm báo cáo online…) để họ sẽ không bị lóng ngóng trong ngày đầu nhận việc.

Tầng 6: Onboard nhân sự mới

Ở bước này, chúng ta cũng chia làm 2 nhóm nhân sự: Làm tại môi trường ngoài và Làm tại nhà

Làm tại nhà

Giới thiệu nhân viên mới là bước không thể thiếu trong tuyển dụng. Người nhân sự có thể tổ chức online meeting làm quen người mới với đội nhóm của họ. Còn lại với những phòng ban không liên quan đến nhân viên mới, team nhân sự chỉ cần thông báo người mới cho toàn thể công ty thông qua email nội bộ.

Như đã nói bên trên, ngoài những file hướng dẫn phòng chống nCOv, team nhân sự cần gửi thêm đến người lao động cách làm việc tại nhà, giới thiệu các kênh làm việc nhóm, tài khoản và cách thức họp online mà công ty sử dụng…

Trên website hoặc trang nội bộ công ty cần cập nhật tin mới tình hình dịch bệnh (ít nhất 3 lần/ tuần), thời gian cách li và thời gian (dự tính) quay lại văn phòng làm việc.

Làm tại môi trường ngoài:

Với những công việc như nhân viên cửa hàng tiện lợi, nhân viên siêu thị, giao hàng hay làm kho, ắt hẳn họ không thể mang việc về làm tại nhà được. Vì vậy, đội nhân sự càng cần phải đảm bảo an toàn lao động cho họ nhiều hơn. Bằng cách:

• Cung cấp thiết bị bảo hộ

Đứng trước sự tăng giá chóng mặt hay thiếu hụt các mặt hàng như khẩu trang y tế. nước rửa tay khô, máy đo nhiệt độ, doanh nghiệp cũng nên cố gắng xoay sở và trang bị những vật này cho người lao động cũng như nơi làm việc. Đây là một nghĩa cử chuyên nghiệp, nhân đạo và đơn giản nhất mà bạn có thể làm cho đồng đội của mình.

Ví dụ: Cung cấp cho nhân viên khẩu trang vải, găng tay và hướng dẫn họ các cách vệ sinh – giặt phơi cụ thể để có thể tái sử dụng an toàn. Đặt nước rửa tay khô ở khu vực chung và khuyến khích nhân viên sử dụng sau khi dùng các vật dụng chung hay khi ra vào phòng.

• Hướng dẫn giữ an toàn trong dịch

Các bài hướng dẫn cách đeo khẩu trang, rửa tay đúng cách, thực hiện giãn cách xã hội hay tình hình dịch… nên được cập nhật thường xuyên đến nhân viên. Ngoài cách in và dán thông tin ở các khu vực chung, đội nhân sự cũng có thể truyền tải những thông điệp này qua SMS (phù hợp với LĐPT) và các kênh online tương tự với nhóm làm việc tại nhà: mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram), kênh làm việc chung của công ty, website hoặc email nhân viên…

• Giới thiệu ứng viên

Đây có thể được xem như là mảng đau đầu nhất của nhân sự trong mùa nCOv. Chúng ta có thể giới thiệu người mới qua email cho toàn thể nhân viên; đồng thời khuyến khích họ trước khi bắt đầu nhận việc tự quay một video giới thiệu bản thân và chia sẻ online hoặc trình chiếu video đó đến các đồng nghiệp khác trong ngày on-board của ứng viên. Ngoài mục đích giới thiệu, video đó cũng có thể sử dụng để làm tư liệu truyền thông cho nhân sự công ty.

Kết

Phễu tuyển dụng là quy trình chung mà doanh nghiệp nào cũng phải đi qua, nếu phễu tuyển dụng của bạn lọc tốt, việc tìm được nhân tài cho công ty sẽ nhanh và hạn chế được rủi ro “bùng việc” khi ứng viên cảm thấy không phù hợp.

Khi thay đổi phễu tuyển dụng thành phễu tuyển dụng mùa Covid-19 như trên, một điều quan trọng hơn cả là người tuyển dụng cần đặt mình vào vị trí ứng viên. Nếu bạn là người tìm việc mùa dịch, bạn sẽ:

• Cần công việc thế nào?
• Công việc di chuyển nhiều có nên làm không?
• Muốn được trang bị gì mùa dịch?
• …

Hãy đặt những câu hỏi có khả năng người tìm việc băn khoăn và thử trả lời xem công việc mình đang tuyển có đáp ứng được yêu cầu của họ không? Nếu không thì cần khắc phục gì, thay đổi điều khoản thế nào để công việc hấp dẫn hơn.

Và lưu ý, luôn minh bạch, kiên nhẫn với những thắc mắc của ứng viên. Hãy trình bày với họ những khó khăn hoặc rủi ro mà vị trí này có thể gặp cũng như họ sẽ được gì nếu nhận việc. Linh động cách trả lời khi ứng viên có thái độ bất hợp tác và cho họ thời gian để suy nghĩ về công việc.

Viec.Co đã trải nghiệm thực tế 1001 kiểu ứng viên và rút ra được rằng: Việc vồ vập, buộc ứng viên ứng tuyển giữ chỗ trước sẽ dễ khiến họ gắn mác “công việc lừa đảo” và tránh xa ngay. Với những ứng viên khó tính, ĐỪNG BỎ CUỘC. Hãy xé nhỏ cuộc trò chuyện và thuyết phục họ dần bằng ngôn từ chân thật, cách tiếp cận mềm mỏng. Đó là cách Viec.Co thành công trong công cuộc fill người mùa Covid.