Quay lạiMấy năm gần đây, trong xu thế 4.0, làn sóng các hệ thống thông minh/ tự động hóa, cũng chạm đến ngành nhân sự. Và một trong những thuật ngữ liên quan đến mảng này là ATS – Applicant Tracking System (dịch sát sẽ là Hệ thống theo dõi ứng viên). Trong bài này, chúng tôi sẽ chỉ tập trung phân tích vai trò của ATS đối với công việc tuyển dụng Quy mô lớn (tuyển mass).
Vậy ATS là gì?
ATS là phần mềm quản trị tuyển dụng với mục đích tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Nó giúp cho nhà tuyển dụng và người quản lý cùng nhau giải quyết câu chuyện (1) Đăng tin tuyển dụng, (2) Thu thập – Sắp xếp, (3) Sàng lọc, (4) Đánh giá, (5) Lựa chọn ứng viên, và đảm bảo đưa ứng viên đi qua quá trình tuyển dụng trên một hệ thống duy nhất.
Định nghĩa trên rất có thể là ATS đời đầu. Với sự khốc liệt cạnh tranh nhân tài, các ATS đã tiến hóa lên khá nhiều. Thực tế, nó lại khá tương tự với hệ thống “nổi tiếng” hơn là CRM – Customer Relationship Management. Quả thật, giờ đây Ứng viên quý như vàng, bạn phải trân trọng nâng niu, phát triển mối quan hệ với ứng viên vừa chủ động & vừa bị động để đến một ngày nào đó, bạn đem được con người phù hợp về cho doanh nghiệp. Cũng như bộ phận Sale/ Marketing, những nhà tuyển dụng giờ càng ngày càng phải nhìn nhận câu chuyện tuyển dụng của mình cũng như người làm Sale hay Marketing vậy. Nếu chúng ta chỉ thụ động chờ ứng viên, trong một thế giới cực kì cạnh tranh tài năng, thì khả năng chúng ta sẽ bị bỏ lại.
Một hệ thống ATS tuyệt vời cần được thiết kế xoay quanh ba trục sau.
- Quản trị và tối ưu quy trình tuyển dụng của Doanh nghiệp
Và đây là theo định nghĩa chuẩn trên. Chỉ có một điểm lưu ý, mỗi doanh nghiệp quy trình mỗi khác, nên ATS tốt phải cân bằng được cái chung của tất cả các bên, và cái riêng của từng doanh nghiệp - Tổ chức và sắp xếp dữ liệu ứng viên
Điều này ngày một trở nên đặc biệt quan trọng trong thời đại Nhiều và (vẫn) Thiếu. Nhiều tức là chúng ta gặp vô vàn nguồn, kênh để có thể thu thập được dữ liệu ứng viên. Nhiều vậy, nhưng lại vẫn “Thiếu”. Tức là dù được hỗ trợ bởi nhiều phương thức, hồ sơ vẫn đổ về ầm ầm, các đơn vị tuyển dụng vẫn than về việc thiếu. Vì vậy, năng lực sắp xếp ứng viên sao cho khoa học, tránh trùng, dễ phân loại, và gợi ý ứng viên phù hợp cho doanh nghiệp trở nên đặc biệt quan trọng - Quản trị mối quan hệ giữa Ứng viên và Doanh nghiệp
Nói một cách cụ thể hơn, Doanh nghiệp giờ đây có trách nhiệm tạo ra một trải nghiệm chuyên nghiệp & chu đáo cho ứng viên. Và lưu ý, lần đầu tiên gặp mặt, theo nghiên cứu, bạn chỉ có 7s để cho 2 phía có một ấn tượng tốt hoặc xấu về nhau. Nghĩ vậy, thì doanh nghiệp cũng chỉ có một vài giây ngắn ngủi để xây dựng một ấn tượng ban đầu thân thiện. Và tất nhiên, việc tạo ra trải nghiệm tốt đẹp với ứng viên trong suốt qua trình tuyển cũng là một cách thực dụng nhất để gây dựng “thương hiệu tuyển dụng” của doanh nghiệp. Việc này quan trọng với bất kì ứng viên nào, dù họ ứng tuyển thời vụ/ thu ngân hay cả với một bạn kĩ sư. Tất nhiên, mỗi đối tượng, sẽ có đặc thù riêng để việc chăm sóc này được thiết kế tương ứng sao cho phù hợp cả cung (ứng viên) & cầu (quy trình của doanh nghiệp).
Với ba mục tiêu như trên, thông thường ATS sẽ cần những tính năng gì?
Đăng tin tuyển dụng đa kênh
Hệ thống ATS cho tạo tin đăng tuyển một lần và đẩy tự động lên các kênh tuyển dụng khác nhau như Facebook, Zalo, Timviecnhanh, Chotot, Offline,… Việc này đảm bảo doanh nghiệp tối đa hóa cơ hội được tiếp cận với ứng viên và cũng tiết kiệm thời gian thao tác.
Thu thập và tổ chức dữ liệu nguồn ứng viên
Khi tiếp cận với ứng viên trên nhiều kênh, một mặt nó giúp doanh nghiệp tối đa hóa cơ hội tuyển dụng, nó cũng gây ra vấn đề về tổ chức dữ liệu. Đó là làm sao để xử lý các hồ sơ/ lượt ứng tuyển trùng. Làm sao để sắp xếp theo các danh sách, với các đặc tính công việc khác nhau. Một hệ thống tổ chức khéo léo sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn dữ liệu này. Ví dụ, ứng viên A có thể bây giờ chưa phù hợp, nhưng biết đâu vài tháng nữa A lại là ứng viên không thể tốt hơn.
Lọc và sắp xếp theo mức đồ phù hợp Ứng viên với Công việc
Như trên có nhắc tới dữ liệu thật “nhiều”, nhưng cũng thật “ít”. Với câu chuyện tuyển dụng quy mô lớn (mass), thì việc thiết kế các bộ lọc, hay sắp xếp ứng viên trở nên cực kì quan trọng. Vì nó giúp cho nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp nhất.
Sắp xếp phỏng vấn
Khi tuyển dụng Quy mô lớn, ATS cần hỗ trợ bạn sắp xếp một cuộc phỏng vấn (1-1 hoặc cả nhóm) một cách nhanh chóng, thuận tiện. Mặt khác, nó cũng phải xử lý những yêu cầu mang tính đặc thù của doanh nghiệp. Ví dụ, có doanh nghiệp sẽ tổ chức phỏng vấn hàng loạt, rồi phân bổ về các chi nhánh. Nhưng có những đơn vị lại phỏng vấn tại từng điểm ứng viên tiềm năng sẽ làm việc. ATS cần được thiết kế một cách thấu đáo để đáp ứng các tùy biến này.
Nhắc nhở lịch phỏng vấn, đi làm
Đây là một điểm cực kỳ quan trọng với các hệ thống ATS cho tuyển dụng Quy mô lớn. Với đặc tính các ứng viên các vị trí này thường hay quên, hoặc không quá thông thạo với các hệ thống quản lý lịch, nhắc việc, ATS cần đóng vai trò giảm thiểu tối đa việc “quên” của ứng viên bằng các kênh như Notification/ chat/ SMS/ Email.
Lưu kết quả phỏng vấn, phân bổ ứng viên và nhắc lịch đi làm
Với công tác tuyển Mass, thường việc phỏng vấn đơn giản hơn. Ở đây chỉ cần lưu ý, ATS sẽ giúp bạn không cần giấy tờ nữa. Các thông tin của ứng viên được chuẩn bị đủ để thực hiện phỏng vấn. Kết thúc quá trình phỏng vần chỉ cần vài thao tác đơn giản trên hệ thống là kết quả được lưu lại. Kết quả này sau đó sẽ được báo lại cho ứng viên nhằm tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Báo cáo tuyển dụng
Một khi dữ liệu được sắp xếp, xử lý khoa học, việc báo cáo tuyển dụng sẽ trở nên đơn giản. Các loại báo cáo thường gặp nhất là
- Hiệu quả tuyển dụng theo các kênh
- Tổng số ứng viên
- Thời gian tuyển dụng trung bình, theo từng vị trí
- Tỷ lệ chuyển đổi thành công ứng viên theo từng vòng.
- Chi phí để tuyển dụng thành công một ứng viên
Xem thêm: Các chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng.
Ngoài ra đối với các người dùng thành thạo, việc có thể xuất dễ dàng dữ liệu ra để nhóm này có thể chủ động tạo ra các loại báo cáo chuyên sâu theo mục đích riêng của mình.
Hệ thống thân thiện với Smartphone
Năm 2018, Việt Nam ghi nhận có tới 72% người dân Việt Nam có smartphone. Vì vậy, ATS xuất hiện trên Android, iOS hay thân thiện với website là một tiêu chí gần như bắt buộc.
Những xu thế mới với ATS
Tăng hàm lượng tự động hóa
Không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa gửi email/ SMS cho ứng viên nhắc nhở và gửi lời mời làm việc ở các bước trong quy trình tuyển dụng. Các hệ thống ATS đang ngày một “thông minh” hơn khi xử lý các bài toán phức tạp hơn như sắp xếp ứng viên phù hợp nhất theo từng vị trí. Xử lý các vấn đề bị trùng lặp dữ liệu ứng viên…
Candidate-Centric (Tập trung vào ứng viên)
Ở đây không nói về khía cạnh công nghệ, mà về triết lý trong việc thiết kế ATS cũng như quy trình tuyển dụng. Cụ thể là nhà tuyển dụng có quan tâm tới từng khía cạnh của ứng viên không? Nó có thể làm gì để tạo ra trải nghiệm xuất sắc cho ứng viên xuyên suốt quá trình tuyển dụng không? Với xu thế ngày một thiếu hụt lao động phổ thông trong tương lai, việc thật sự trân trọng ứng viên sẽ tạo ra sự ưu thế cho đơn vị của bạn.
Thân thiện để tích hợp (API-friendly)
Một xu thế cũng không thể không nhắc tới đó là các ATS thân thiện cho tích hợp. Cụ thể, các hệ thống ATS ngày nay có thiên hướng dễ dàng tích hợp với các hệ thống nhân sự lớn khác như HRIS (HR Information System), hệ thống chấm công tính lương… Một số ATS cao cấp, còn có tài liệu để lập trình viết chủ động phát triển việc tích hợp với hệ thống của doanh nghiệp của Khách hàng sử dụng ATS. Ở mức cơ bản hơn, có thể đơn giản là ATS xuất ra được các dữ liệu đầu vào chuẩn chỉnh trên excel cho doanh nghiệp để sau đó có thể import (nhập) vào hệ thống nội bộ của doanh nghiệp.
Kết luận
Thực tế, các hệ thống ATS được thiết kế khá giống nhau. Sự khác biệt thường nằm ở ba yếu tố chính
- Mức độ chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ và cung cấp dịch vụ
- Hệ sinh thái hỗ trợ đi kèm ATS này, ví dụ: các ứng dụng hỗ trợ, mức độ kết nối của ATS với các nền tảng tuyển dụng.
- Năng lực công nghệ và khả năng đổi mới – sáng tạo sản phẩm liên tục nhằm mục đích cuối cùng là giúp doanh nghiệp tuyển dụng kịp thời với một chi phí hợp lý.
Nếu bạn quan tâm tới Hệ thống quản lý tuyển dụng Mass, đăng kí để tìm hiểu thêm về giải pháp, và được tư vấn thích hợp ở ĐÂY.
