WHO vừa công bố Covid-19 là đại dịch toàn cầu. Việt Nam tưởng chừng đẩy lùi được dịch, thì bóng ma này quay trở lại. Doanh nghiệp Việt tiếp tục phải chiến đấu “hiệp 2” và sẵn sàng với kịch bản chưa biết khi nào dịch được dập hoàn toàn.

Lúc này, phòng Nhân sự là một trong những bộ phận bị ảnh hưởng nhiều nhất vì Covid-19. Đó là chuyện tuyển người, chuyện tối ưu bộ máy, hay rủi ro nhân viên mình bị lây nhiễm (Alibaba gặp năm 2003 với dịch SARs), hoặc công ty mình nằm ở… Trúc Bạch và bị cách ly chẳng hạn.

Lắng nghe và học hỏi từ các anh chị lãnh đạo cấp cao, và cả lãnh đạo nhân sự, Viec.Co xin tổng hợp 6 lời gợi ý cho phòng Nhân sự về kế hoạch ứng phó với khủng hoàng từ dịch.

1. Chăm lo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên

• Luôn chuẩn bị đầy đủ nước rửa tay (khô/ ướt) ở các nơi có mật độ qua lại nhiều (nơi ra/ vào/ phòng họp/ nhà vệ sinh…)
• Các công ty có quy mô nhân sự lớn với rủi ro cao, cần áp dụng các biện pháp phòng ngừa cao hơn như kiểm tra thân nhiệt toàn bộ nhân viên khi tới nơi làm việc
• Tạo điều kiện để cán bộ có thể nghỉ ngay khi có những triệu chứng như ho/ sốt/ viêm phổi… tương tự như dấu hiệu của nCov
• Đề nghị nhân sự của mình tải ứng dụng NCOVI được xây dựng bở bộ y tế (Android, iOS)

2. Đánh giá nhìn nhận lại hoạt động vận hành bộ phận để đưa ra các cải tiến

Thực ra đây là lúc thích hợp nhất để phòng nhân sự (hay bất kì bộ phận nào nói chung) có thể dành thời gian để rà soát lại mức độ hiệu quả hoạt động của bộ phận mình. Các bạn có thể dành thời gian này phân tích, xem lại các chỉ số, xem phần nào chưa tối ưu, phần nào là lãng phí, phần nào có thể cải thiện được…

Từ những bước này, rất có thế, phòng ban của bạn sẽ cùng nhau tìm ra được phương thức làm việc mới; hay những cải tiến cụ thể trong quy trình vận hành của mình.

3. Tìm kiếm và thử nghiệm các công nghệ mới nhằm tối ưu năng suất

Nghe có vẻ ngược đời, trời ơi, nhà bao việc, sao lại đi mua phần mềm lúc này?! Nhưng thực tế, đây là lúc không thể phù hợp hơn để thực hiện việc này

1. Với những phân tích đánh giá ở bước 2. Bạn có thể nhìn ra được tiềm năng phần nào có thể ứng dụng công nghề vào
2. Khối lượng công việc giảm đi, cũng là lúc rất thích hợp để triển khai/ thử nghiệm quy trình – công nghệ mới. Rủi ro/ quy mô sai sót sẽ giảm đi.
3. Thực tế hầu hết các công ty phần mềm đều có chính sách thử nghiệm miễn phí.
   Lúc mùa dịch này, họ còn mạnh tay hỗ trợ các Khách hàng hơn, nên hãy cứ mạnh dạn trao đổi với các bên.
4. Ngay khi nền kinh tế phục hồi, áp lực sẽ đè lên vai đội tuyển dụng. Chắc chắn lúc này, điều bạn mong muốn là một cỗ máy (quy trình + hệ thống) đã được thử nghiệm và vận hành tương đối trơn tru.

Các từ khóa, về các hệ thống, mà bạn có thể cân nhắc để triển khai

• Hệ thống ATS – Applicant Tracking System (Hệ thống quản lý tuyển dụng)
• Hệ thống HRIS – Human Resources Information System, tạm dịch: Hệ thống quản trị nhân lực toàn diện.

4. Đóng vai trò tư vấn/ hỗ trợ cho ban giám đốc trong những quyết định khó khăn

Ở vị trí nhân sự, hãy chuẩn bị cho tình huống giám đốc sẽ gọi bạn vào phòng và yêu cầu cắt giảm nhân sự. Nếu đây là việc bắt buộc đóng vai trò sinh tồn với công ty, hãy đưa ra cho lãnh đạo của mình lời khuyên sáng suốt về phần này.

Trước tiên là đánh giá cơ cấu chi phí theo nhiều lớp cắt, ví dụ:

• Phòng ban & nên kèm theo mức độ trọng yếu của phòng ban này
• Loại hình chi phí như (1) Lương, (2) Phúc lợi, (3) Xây dựng văn hóa, (4) Đi lại – Công tác, (5) Bảo hiểm…

Từ đó mới có thể chuẩn bị cho một kế hoạch điều chỉnh hợp lý.

Ở đây, Viec.Co chỉ xin góp ý với các nhà quản lý ở góc độ là đơn vị làm việc nhiều với các đối tượng công nhân, lao động phổ thông… Lời khuyên cho bạn là hãy nghĩ tới việc cắt giảm đối tượng này cuối cùng. Một là đây là nhóm dễ bị tổn thương nhất trong khủng hoảng. Hai là trong rất nhiều doanh nghiệp, nếu cắt giảm của bộ phần này, bạn phải cắt rất là nhiều (do lương họ không quá cao) mới đáng kể và nó lại đánh ngược lại vào kinh doanh của doanh nghiệp. Ba là nó ảnh hưởng một cách tiêu cực vào hình ảnh tuyển dụng của doanh nghiệp bạn. Nó cũng như Corona vậy, lan nhanh, nhiều và khó hồi phục với doanh nghiệp của bạn.

5. Đảm bảo các kế hoạch/ dự phòng rủi ro được chuẩn bị và truyền thông đến tất cả nhân viên

Bạn đã có kế hoạch dự phòng cho doanh nghiệp mình chưa? Nếu nhân sự mình bị dính dịch thì sao? Nếu doanh nghiệp mình nằm đúng trong vùng dịch bị quy hoạch thì sao? Đâu là các phương án dự phòng. Khi nào thì sử dụng cái gì.

Tham khảo thêm: Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó dịch Covid-19 cho doanh nghiệp và người sử dụng lao động.

6. Phối hợp với các lãnh đạo phòng ban để chuẩn bị cho kế hoạch làm việc từ xa

Đây là việc không thể ngày một ngày ngày hai thành thạo. Tuy nhiên, cũng có vài điều kiện cần cho việc triển khai thành công

1. Bộ máy quản trị, quy trình vận hành
2. Kế hoạch và mục tiêu kinh doanh rõ ràng, đồng bộ giữa các phòng ban.
3. Các thói quen/ thực hành tốt của nhân sự trong doanh nghiệp cho làm việc từ xa
4. Các hệ thống, công cụ hỗ trợ cho việc làm việc từ xa (Video/ Họp/ Các công cụ tương tác giao tiếp/ Ghi nhận tri thức…)

Bàn về các phương thức triển khai và các công cụ nào hợp lý, có thể bạn sẽ muốn tham gia Vietnam Remote Workforce Group do anh Hùng Đinh lập (sau 3 – 4 ngày) với hơn 3000 thành viên với rất nhiều thảo luận rất sôi nổi và cực kì chất lượng.

Những bài rất chất lượng trong group:
1. XÂY DỰNG MỘT ĐỘI NGŨ LÀM VIỆC REMOTE – Lê Đình Hiếu
2. Bản dịch của Movan Team từ Kinh nghiệm của Zapier Team – Bản gốc: https://zapier.com/learn/remote-work/
3. Chia sẻ của Tony Le về kinh nghiệm Remote của VNTrip và Be Group

Kết luận

Không ai trong chúng ta muốn khủng hoảng. Nhưng cũng như chính tinh thần và thái độ của Jack Ma khi cùng Alibaba “đón” SARs năm 2003 đã không chỉ giúp họ vượt qua khủng hoảng mà còn vượt lên và cực kì thành công sau giai đoạn này.

Cảm giác tội lỗi là không có ích gì. Điều duy nhất có thể làm là đối mặt và giải quyết.

Alibaba & Jack Ma

Dịch sẽ không diễn ra mãi. Nó sẽ kết thúc, vì vậy lúc này hãy giữ gìn sức khỏe, bình tĩnh, làm tốt việc hiện tại, và chuẩn bị cho tương lai với những áp lực mới sau dịch.