Quay lại
Mùa dịch tới khiến bạn xa đồng nghiệp, xa công ty, phải làm việc từ xa. Tệ hơn, có nhiều người bị buộc phải giảm lương, giảm giờ làm, hoặc phải nghỉ hẳn. Đây là điều không hề vui với cả nền kinh tế. Bạn có thể là người bị ảnh hưởng, hoặc may mắn vẫn còn nơi chốn đi về. Nhưng những điều trên, chắc chắn sẽ tác động đến suy nghĩ của bạn. Và nhiều người sẽ đặt câu hỏi: “Tôi có thể làm gì đây trong giai đoạn này để tận dụng thời gian nhàn rỗi?” Cũng có người quan sát thấy chuyển động xã hội về việc Số hóa và Chuyển đổi số, suy ngẫm về việc trang bị gì để không bị bỏ lại.
Bài viết này, đưa ra cho bạn 8 gợi ý mà một người làm ở vị trí nhân sự có thể tranh thủ khoảng thời gian này để học thêm hoặc đào sâu hơn những công cụ cũ. Như vậy, bạn sẽ không cảm thấy thời gian này là lãng phí, hoặc khi gia nhập lại thị trường lao động, bạn có nhiều thứ để… kể :).
Với mục đích giới thiệu, bài viết sẽ không đi vào chi tiết cách cài đặt, hay cách sử dụng cụ thể.
1. Google Sheet (Bảng tính Google)
Bất kì chị em làm nhân sự nào hẳn cũng biết Excel*. Nhưng không phải ai cũng quen với Google Sheet (Excel phiên bản Google). Lý do mọi người chưa sử dụng nó nhiều vì thấy “không quen lắm”. Nhưng xin khẳng định với bạn là: Google Sheet giống 99% với chương trình Excel và có thêm những điểm mạnh mà Excel khó mà bì kịp. Đó là:
1. Tính tương tác và khả năng giúp cộng tác tuyệt vời.
Thay vì tự lọ mọ trên một file excel rồi gửi lại cho đồng nghiệp để nhận phản hồi, giờ bạn có thể làm và chia sẻ ngay lập tức cho mọi người. Sau đó vừa có thể dùng comment (nhận xét) hay ô chat để cùng hoàn thiện nó. Google Sheet là một nền tảng để cộng tác cực kì tuyệt vời cho đội nhóm của bạn.
2. Hệ sinh thái các ứng dụng (add-on) không thể phong phú hơn.
Hẳn bạn nào dùng excel ở mức tương đối đều rất thích một thứ của nó là “Add-in”, là những bộ cài đặt thêm bên ngoài để “gia tăng” sức mạnh cho Excel của bạn. Bất chấp bề dày lịch sử của Excel/ Microsoft, Google Sheet có một cộng đồng các nhà phát triển bán chuyên/ chuyên nghiệp giúp nó trả lời gần như mọi thứ bạn có thể tưởng tượng ra.
3. Khả năng tích hợp/ tương tác với các hệ thống khác qua API (ví dụ thêm ở phần Zapier)
Đọc thêm:
6 lý do để chuyển đổi từ Excel/ Google Sheet sang hệ thống quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp
* Excel ở đây hàm ý là bản cài đặt trực tiếp trên máy tính, không phải là Excel Online, mà Microsoft cũng bắt đầu phát triển những năm gần đây.
Sản phẩm thay thế: Excel offline & Excel online (bản cloud)
2. Airtable.com
“Our mission is to democratize software creation by enabling anyone to build the tools that meet their needs.”
Sứ mệnh của chúng tôi là dân chủ hóa việc tạo ra phần mềm bằng cách giúp bất kì ai cũng có thể tạo ra những công cụ mà phục vụ nhu cầu của họ.
Và Airtable thực hiệc điều này theo đúng nghĩa đen. Với trải nghiệm của của Viec.Co với Airtable.com, thật sự chúng tôi cực kì khuyến khích bạn học cách sử dụng nó ở tầm cơ bản. Với góc độ là một người làm nhân sự, Airtable có thể giúp bạn thực hiện những việc sau:
- Tạo ra hệ thống quản lý tuyển dụng & tiếp nhận (Onboarding) nhân sự
- Tạo ra hệ thống quản lý nhân sự
- Gồm những ai
- Bảng chấm công/ tính lương…
Cho những ai đã biết tới Trello.com, thì Airtable như một sự kết hợp hoàn hảo của Google Sheet và Trello.com. Nó giúp bạn tạo ra một môi trường vừa có tính tương tác mạnh, trực quan (điểm mạnh của Trello.com) vừa có tính chất tổ chức rất cao như Google Sheet. Chính vì vậy, nó có thể giúp bạn vừa làm báo cáo, vừa tự động hóa theo các điều kiện chuẩn.
3. Zapier.com
Thế giới phần mềm ngày một kết nối. Các hệ thống đang ngày một thông minh và có thể nói chuyện với nhau qua những tiêu chuẩn (API). Như chính lời giới thiệu của họ, Zapier, giúp bạn kết nối các ứng dụng của mình lại, và tự động hóa nó theo các điều kiện. Chỉ cần một chút tò mò, vốn tiếng Anh ti tí, bạn có thể làm được vô vàn thứ thông qua Zapier.com. Bản thân, chính đội ngũ Viec.Co bằng Zapier cũng đang tự động hóa rất nhiều quy trình của mình
- Quản lý tuyển dụng bằng Hubpsot
- Quy trình bán hàng
- Hubspot: Tạo deal qua Zapier
- Tự động gửi email theo các điều kiện
- Tự động gửi bài kiểm tra với một số loại hình công việc nhất định
Hướng dẫn biến Hubspot thành công cụ quản lý tuyển dụng phần 1 & phần 2.
Với đội nhân sự, bạn cũng có thể đang có những bài toán như
- Gửi thư mời nhận việc tự động
- Gửi thư lương tự động
- Duyệt các yêu cầu tuyển dụng/ các yêu cầu hỗ trợ (văn phòng phẩm/ thanh toán/ công tác phí…)
Sản phẩm thay thế:
- IFTTT.com
- Integromat.com – Kinh tế hơn, được đánh giá là mạnh mẽ hơn, phù hợp cho các kĩ sư hơn.
- Automate.io
Nhưng tới giờ, Zapier cũng có thể coi là công cụ phổ biến nhất với 2,000 ứng dụng kết nối với nhau. Có thể nói, nó tạo ra một khả năng kết hợp gần như vô hạn cho người sử dụng.
4. Google Form – Nâng cao
Rất nhiều người đã biết tới Google Form. Đó có thể là công cụ giúp bạn (1) Thu thập ý kiến, khảo sát, (2) Biểu mẫu đăng ký, (3) Biểu mẫu để lấy thông tin nhân sự của mình, (4) Đăng ký ứng tuyển… Có vô vàn điều tuyệt vời về Google Form mà bạn có thể “bay” cùng nó. Tuy nhiên, có vài thứ bạn có thể vẫn chưa biết về Google form.
Cho các câu hỏi, xuất hiện theo điều kiện logic
Tương tự như hàm If trong Excel, bạn có thể “điều khiển” bộ câu hỏi trong Google theo các điều kiện nếu/ thì đơn giản. Việc này giúp bạn tránh tạo ra bộ câu hỏi quá dài cho người trả lời. Câu hỏi theo rẽ nhánh này là kinh điển của một bộ câu hỏi khảo sát, nếu người trả lời thuộc nhóm A1, hãy hỏi họ bộ câu hỏi A1.
Làm bài kiểm tra và chấm điểm
Bạn có thể dễ dàng biến Google Form thành một bài kiểm tra đầu vào sàng lọc đơn giản cho các ứng viên. Ở Viec.Co, chúng tôi đã dùng Google Form để sàng lọc cộng tác viên, cho một số vị trí công việc nhất định. Ngoài ra, bạn cũng có thể coi đây là công cụ “đào tạo” cho nhân viên/ cộng tác viên của mình để đảm bảo họ đã nắm vững các nội dung được huấn luyện.
Xem thêm hướng dẫn chính thức của Google (tiếng Việt)
Tận dụng hệ sinh thái Add-on của Google Form
Tương tự như Google Sheet, với một hệ sinh thái những lập trình viên tạo ra các Add-on. Google Form cũng có rất nhiều add-on đáp ứng “trí tưởng tượng” của bạn. Hãy liệt kê ra vài Add-on phổ biến/ hữu ích nhất
- Gửi email xác nhận cho người nhập form → Xác nhận ứng viên bạn đã nhận được hồ sơ của họ
- Giới hạn thời gian làm bài của Ứng viên: Timify.me
- Biến Google Form thành biểu mẫu xét duyệt, từ khóa: Form approvals (formapprovals.com)
Tìm các add-on theo hướng dẫn dưới đây:
- Bấm vào dấu “ba chấm” dọc
- Chọn Add-ons
- Đến lúc này sẽ phụ thuộc vào kỹ năng tìm kiếm và ra từ khóa của bạn
Tất cả giải pháp dưới đây, tối thiểu đều làm được như Google Form, và còn nhiều tính năng hơn:
- Typeform ~ Rất đẹp & cũng mạnh mẽ
- Cognitoform ~ Đơn giản, mạnh mẽ
- Jotform ~ Có một hệ sinh thái các “ứng dụng cài đặt kèm” (Widget).
5. Notion.so
Khá khó định nghĩa Notion.so, vì có thể nói, họ đã phát minh ra một dạng không gian làm việc “workspace” với khả năng
- Nối lại tất cả các công cụ làm việc lại trên một “bàn làm việc chung” cho cả cá nhân/ đội nhóm.
- Nó vừa là Words/ Docs, vừa là các bảng tính & khối dữ liệu (Excel/ Database), vừa có thể biến hóa mình thành một Kanban Board (bảng thẻ mà kéo qua lại như Trello.com vậy)
Notion.so có thể coi là công cụ khá “thiên biến vạn hóa” phù hợp với rất nhiều mục đích sử dụng. Notion.so cũng không hoàn toàn là một dạng sản phẩm thay thế cho các phần mềm bạn đã quen thuộc như Google Docs/ Excel/ Sheet… mà là một “Bàn làm việc” chung kết nối đội nhóm của bạn, mà vẫn có không gian riêng cho bạn.
Nếu vẫn chưa thấy đủ thuyết phục để “liếc mắt” vào sản phẩm này, thì xin chia sẻ bạn một điểm, bất chấp dịch Covid đang tàn phá startup nói chung, đội ngũ khoảng 25 con người này vừa nhận đầu tư 50 triệu đô, với định giá 2 tỷ đô.
6. Draw.io (tên mới: Diagrams.net) – Công cụ vẽ Biểu đồ/ quy trình & nhiều thứ khác
Đây là công cụ hoàn toàn miễn phí và tích hợp sẵn vào với Google Drive. Theo cảm quan người viết, thì đây là công cụ vừa đủ đơn giản, vừa đủ phức tạp cho những nhu cầu tương đối chuyên sâu. Tất nhiên, trải nghiệm của Draw.io thì không thể mượt mà tuyệt đối như Visio của Microsoft, nhưng nó lưu trữ trên Drive của bạn, cũng dễ dàng chia sẻ, cập nhật mọi thứ theo thời gian. Đây là sản phẩm vừa đủ dùng, với 80% các tình huống.
Sản phẩm thay thế:
- Visio của Microsoft – Phải trả phí
- Zen Flowchart – Sản phẩm của đội ngũ người việt, đúng triết lý: làm một thứ, thật xuất sắc – Có cả bản free lẫn trả phí, dễ dùng, đẹp
7. LinkedIn Learning hay các nền tảng học online
Một người làm nhân sự và muốn nâng cao chuyên môn nghề nghiệp của mình thì có lẽ không ở đâu tốt hơn để học online là Linkedin Learning. Với hơn 2,000 khóa học, hẳn là bạn sẽ thấy mùa giãn cách xã hội này vẫn còn ngắn để ngốn được “bể học” này.
Chi phí cho việc học là khoảng tầm 500,000/ tháng, nếu trảcả năm; hoặc 700,000/ tháng, nếu theo tháng. LinkedIn cho học 1 tháng miễn phí, mình nghĩ vậy là đủ cho đợt dịch này :). Chúng ta cùng tin tưởng dịch chỉ một tháng nữa thôi là mọi thứ đi vào ổn định nhỉ!?
Ngoài ra cũng có vài gợi ý khác như sau:
- Hocexcel.online – Đây có lẽ là trang học Excel/ Spreadsheet đầy đủ và tốt nhất ở Việt Nam và bằng ngôn ngữ tiếng Việt. Thầy dạy cực kì tận tình (Dù qua video) và rất dễ hiểu.
- Nền tảng khóa học ở Việt Nam ngoài ra có thêm Kyna/ Edumall, nhưng mình thấy chất lượng khóa học ở mức vừa phải, và cũng chưa đủ đa dạng. Có lẽ người Việt Nam mình vẫn chưa mạnh dạn chia sẽ và dạy cho nhau nhiều lắm.
- Các trang kinh điển: Edx.org/ Coursera.org – Với đặc tính đi từ môi trường học thuật, hai trang này ít những khóa học thực tiễn cho nhân sự hơn.
- Udemy.com cũng là lựa chọn không tệ. Dù hơi thượng vàng hạ cám, nhưng không thể phủ nhận, gần như bạn tìm ra được bất kì cái gì cần học, và trang này nhắm tới người học phổ thông, khá cơ bản.
8. Bonus: Kỹ năng tìm kiếm 🙂
Điểm cuối cùng, mình muốn các bạn hãy dành thời gian phát triển, và có chủ đích cải thiện năng lực này. Đó là khả năng tìm kiếm. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây gần như vừa là khoa học vừa là một nghệ thuật. Có rất nhiều người vẫn tìm kiếm theo kiểu trung tâm vũ trụ là mình, tức là đặt ra những câu hỏi quá đi sâu vào vấn đề/ câu hỏi bản thân kiểu như:
1. Làm thế nào để dùng hàm Vlookup?
2. Soạn hợp đồng lao động thế nào?
Không thể phủ nhận, giờ Google đã thông minh hơn, nên nó đã bắt đầu “hiểu” luôn cả những câu trên để đưa ra gợi ý phù hợp nhất. Tuy nhiên, vài nguyên lý cơ bản khi tìm kiếm là:
- Tập trung vào từ khóa, lược bỏ tất cả mấy cái đoạn “làm thế nào, ra sao…”
- Phát triển các bộ từ khóa, xoay quanh chủ đề mình đang tìm hiểu
- Đặt mình là vị trí người viết, hoặc người hỏi tương tự như mình thì họ sẽ trình bày, và nhắc đến vấn đề thế nào?
- Đâu là nơi có khả năng cao sẽ bàn luận về chủ đề của mình thì có thể tìm kiếm trên mỗi website đó thôi bằng cách:
“Từ khóa” + “site: viec.co” (ví dụ vậy)
Trên đây là 8 công cụ mà những Vicians thực sự thực hành & vận hành hàng ngày, với mức độ ít nhiều khác nhau theo từng bộ phận. Tuy nhiên, chúng tôi thật sự tin tưởng, đây là những công cụ đơn giản, “nhỏ bé” nhưng hoàn toàn có khả năng to lớn, làm cho doanh nghiệp của bạn nói riêng và thế giới nói chung, ngày một phát triển, tốt đẹp hơn.
