Trong thời gian work from home, đội ngũ Viec.Co vẫn hoạt động sát sao cùng nhau để tiến độ công việc không bị đình trệ và đồng thời, sẽ dễ dàng bắt nhịp với guồng công việc hơn sau khi qua mùa dịch. Với mục đích quản lý việc làm tại nhà của các đội được trơn tru và giữ được sự liên kết với nhau, bộ phận P.O Viec.Co (People Operation – Nhân sự) đã lên bảng 10 quy định làm việc tại nhà mùa Covid.

1. Điểm danh đầu ngày không quá 9:00AM và điểm danh kết thúc ca không quá 10:00PM

Với khoảng thời gian làm việc tại nhà, Viec.Co không quy định quá khắt khe về số tiếng bạn làm trong một ngày hay bắt buộc nhân viên phải làm 8 tiếng (8:30 – 17:30) như ngày đi làm thông thường. Nói đơn giản, các nhân sự Viec.Co chỉ cần sắp xếp công việc ổn thỏa và bảo đảm luôn trong trạng thái sẵn sàng liên lạc với team vào khung giờ 8:00AM – 6:00PM.

Nói thêm về vấn đề điểm danh, nếu có một số công ty điểm danh bằng email, Skype, checklist hoặc đội HR video call, nhắn báo giờ làm việc đến từng nhân sự thì Viec.Co sử dụng hệ thống chấm công từ xa như sau:

Còn thông thường, khi làm việc tại văn phòng, Viec.Co sẽ chấm công bằng cách scan QR code:

2. Tạo To-do list không quá 9:30AM

Mỗi ngày, các thành viên Viec.Co sẽ ghi To-do list (Danh sách việc cần giải quyết trong ngày) đến quản lý cũng như đồng nghiệp của mình. Cách lên To-do list mỗi ngày này sẽ giúp các cá nhân tự sắp xếp được công việc của mình, nắm tiến độ cũn như bảo đảm thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra To-do list còn giúp công việc của các thành viên trong từng team không bị trùng lắp nhau.

Tùy vào mô hình và cách hoạt động của từng công ty mà việc tạo To-do list có thể thực hiện trên các công cụ khác nhau. Có nơi dùng dạng ghi chú trực tiếp trên Google Calendar, có nơi gửi email công việc hằng ngày đến cấp quản lý trực tiếp… Ở Viec.Co, chúng tôi sử dụng công cụ Telegram. Mỗi team tự tạo group công việc riêng và các thành viên group báo To-do list mỗi ngày vào đó để dễ dàng vận hành, quản lý công việc.

Và lưu ý phải có khung thời gian nhận To-do list nhất định, điều này sẽ giúp các cá nhân cũng như cả team rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian được triệt để hơn.

3. Tổng kết To-do list cuối ngày không quá 9:00PM

Tương tự như quy định khung thời gian nhận To-do list, việc tổng kết To-do list cuối ngày cũng giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn. Khi tổng kết To-do list, bạn sẽ nhìn được tiến độ công việc (Ví dụ: Đã hoàn thành – Đang thực hiện – Đang chờ xét duyệt…) của mình, từ đó việc giải quyết công việc hay tìm hướng đi trong những ngày tiếp theo cũng sẽ “dễ thở” hơn. Ngoài ra, thói quen đánh giá tiến độ công việc, tự giác hoàn thành đúng thời hạn sẽ khiến bạn trở nên có trách nhiệm và được cấp trên tín nhiệm hơn.

4. Online liên tục

Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc khả năng và cơ hội giao tiếp, trao đổi với đồng nghiệp cũng bị giảm xuống đáng kể. Từ đó, các nhân sự công ty cần sử dụng 1 công cụ giao tiếp online (Telegram, Skype, Google Hangout…) để có thể giữ liên lạc và cập nhật tình hình công việc cho nhau.

Và trong thời gian làm việc, lưu ý online thường xuyên để không bị lỡ thông tin hoặc làm chậm tiến độ công việc của đội, nhóm. Thời gian tiếp nhận và xử lý thông tin nên được giải quyết chậm nhất là 15 phút.

Tuy nhiên, online liên tục đôi khi cũng khá thừa thải (Bạn suốt ngày ngồi trước màn hình máy tính mà hiếm khi có đồng nghiệp, khách hàng liên hệ giải quyết công việc) và chỉ có thể xảy ra trong điều kiện lý tưởng: đường truyền mạng mạnh, bạn không bị ảnh hưởng bởi việc học hành, dọn nhà, nấu nướng… Rất nhiều người vẫn thường nói: “Làm việc tại nhà là cơ hội để bạn có thể tận dụng thời gian trong ngày để làm được nhiều việc hơn.” Vậy, làm sao để dùng thời gian online hiệu quả hơn? Làm sao để vừa sắp xếp được việc cá nhân, vừa cán đán trách nhiệm công việc trong ngày mà không biến cả hai thành một mớ lộn xộn?

Một tips rất hay từ đội Viec.Co là bạn hãy “tận dụng” Google Calendar để sắp xếp lịch làm việc của mình trong khoảng thời gian work from home này. Đồng đội sẽ nắm được khoảng thời gian available for work của nhau, biết khung giờ phù hợp để sắp xếp các cuộc meeting sao cho đầy đủ thành viên tham gia… Từ đó, việc giao tiếp online của mọi người trong công ty cũng hạn chế được việc trái nghich giờ với nhau, nhờ vậy, hiệu quả làm việc cũng trở nên tốt hơn.

5. Luôn bật và chú ý điện thoại

Tương tự với việc online liên tục, chú ý điện thoại cũng giúp bạn nhanh chóng giải quyết các yêu cầu phát sinh từ khách hàng, cấp trên, đồng nghiệp… và không làm chậm trễ guồng quay công việc. Và khác với làm việc tại văn phòng (tắt chuông điện thoại để tránh làm phiền người khác), khi work from home, bạn nên mở chuông điện thoại nhằm hạn chế nhỡ những cuộc gọi quan trọng và giải quyết ngay các vấn đề cấp bách.

6. Tóm tắt và đăng Confluence sau mỗi cuộc meeting hoặc buổi thảo luận nhóm

Confluence là một công cụ giúp Viec.Co ghi chú lại nội dung sau mỗi cuộc họp. Các thành viên tham gia họp online sẽ được thống kê lại những ý chính đã được trao đổi, nắm được những khó khăn, hướng giải quyết và phần trách nhiệm mình được giao để công việc chạy “ngon” hơn. Ngoài ra, sử dụng Confluence cũng giúp phát triển kĩ năng viết, thống kê thông tin và khả năng trình bày câu chữ súc tích, dễ hiểu.  

7. Đảm bảo deadline

Việc đảm bảo deadline là điều bạn nên thực hiện mọi lúc chứ không riêng gì ở Viec.Co hay khi làm việc tại nhà. Hoàn thành công việc đúng thời hạn sẽ chứng minh được tác phong chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm của người nhân viên – Điều đó sẽ tạo ấn tượng tốt về bạn cho cấp trên, từ đó, khả năng thăng tiến trong công việc của bạn là điều hiển nhiên.

8. Sử dụng Hangout – Zoom

Hangout và Zoom là 2 công cụ phổ biến cho các cuộc họp, trao đổi online của các công ty – doanh nghiệp mùa corona. Việc sử dụng Hangout và Zoom sẽ giúp các đội nhóm dễ trao đổi, giao công việc; song song đó sẽ tránh gây hiểu lầm khi trao đổi và tiết kiệm thời gian hơn việc chat thông thường. Viec.Co vẫn ưu tiên sử dụng Hangout hơn do có thể kết nối nhanh và trực tiếp từ tài khoản email công ty. Thêm vào đó, Hangout Meeting được gắn ngay vào Google Calendar khi tạo lịch họp nên các nhân sự Viec.Co sẽ nhanh chóng vào họp hơn mà không cần loay hoay mở tab mới hay tải thêm công cụ nào khác trên máy tính.

Ngoài ra, Hangout và Zoom còn có tính năng chia sẻ màn hình, nhờ vậy, việc bạn trình bày nội dung công việc hay thao tác hướng dẫn cũng sẽ trở nên nhanh, rõ ràng hơn cho người tham gia.

9. Đảm bảo sử dụng thông thạo các công cụ remote work

Đây là một điều kiện cần để việc work from home được trơn tru. Từ sắp xếp lịch cá nhân để tránh gây trì trệ việc của team, lên lịch họp bằng Google Calendar; tham gia họp online và sử dụng công cụ trình bày màn hình bằng Hangout hay Zoom; nắm cách hoạt động của các trình quản lý – trao đổi công việc mà công ty bạn sử dụng (Trello, Jira, Harvest, 15Five…) và thường xuyên tương tác trên công cụ quản lý đó để giữ độ nhịp nhàng cho tiến độ công việc.

10. Chỉ đến công ty khi được duyệt

Do tính chất công việc của Viec.Co chủ yếu thao tác trên máy nên các bộ phận có thể thực hiện việc tại nhà mà không bị gián đoạn hay gặp quá nhiều khó khăn trong việc kết nối với nhau. Từ đó, để bảo đảm sức khỏe mùa dịch và tránh biến văn phòng thành “ổ dịch mới”, các thành viên Viec.Co cũng rất hạn chế đến công ty. Và nếu có việc lên văn phòng, thì tất cả đều cần được thông báo, ghi lại để tránh những rủi ro cho cá nhân, công ty và cộng đồng.