Với mức độ phổ biến & thân thiện gần như không thể địch lại của Excel/ Google Sheet (GSheet), công cụ này đi muôn nơi và làm người bạn thân thiết với người làm tuyển dụng. Với những ứng dụng này, bạn cũng có thể tự tạo ra một hệ thống quản lý quy trình và ứng viên tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, cái giá của “miễn phí”, đó là chi phí về thời gian. Và dù có tâm huyết bao nhiêu với việc “vọc vạch”, “cải tiến”, tới một giới hạn nhất định Excel/ Gsheet cũng bắt đầu khiến bạn đau đầu vì những lý do dưới đây.

1. Thủ công nhập liệu (SMS/ Email/ Gọi điện rồi quên ko ghi lại…)
   Là một người làm tuyển Mass (tuyển quy mô lớn) và trực hotline tuyển dụng, hẳn bạn không lạ với những cuộc gọi/ những tin nhắn lúc tối/ nửa đêm. Nhiệt tâm với từng ứng viên, nhưng có lúc mệt mỏi, bạn có chắc mình sẽ lưu lại thông tin người này vào file của nhóm, để đảm bảo ngày mai chuyển hóa cơ hội này thành một người lao động?
2. Bạn nhận được yêu cầu… làm báo cáo từ sếp các chỉ số về hiệu quả tuyển dụng. Bạn tốn kha khá thời gian tập hợp dữ liệu, làm sạch, cập nhật các hàm cho đám dữ liệu để ra được một báo cáo “ổn ổn”.
3. Tạo ra trải nghiệm tốt cho ứng viên là cuộc đánh đổi trải nghiệm với chính người tuyển dụng. Nhưng nếu không làm những việc này, rất có thể ứng viên sẽ rớt vì lý do như quên không đi phỏng vấn…
4. (Cho người dùng vô cùng thành thạo) Bạn thiết kế một file “hiện đại”, tự động hóa rất cao, nhưng… mình bạn dùng được. Mỗi lần chuyển giao, bạn chật vật với việc đào tạo một người khác. Thỉnh thoảng, hệ thống “tự động” này lỗi đâu đó mà rất mất công dò lại.

Nếu nghe vậy quen quen, thì rất có thể đã tới lúc bạn có thể cân nhắc chuyển đổi từ hệ thống Excel/ GSheet sang một hệ thống Quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp – ATS (Applicant Tracking System) với một kinh phí hợp lý.

Xem thêm bài: Hệ thống quản lý tuyển dụng – ATS là gì?

1. Dữ liệu được tổ chức tập trung & nhất quán
   Không còn lo lắng, dữ liệu ứng viên bị rơi rớt ở tin nhắn của ai đó, hòm thư của ai đó. Tất cả được sắp xếp và tổ chức nhất quán trong một hệ thống. Toàn bộ việc vận hành tuyển dụng được thực hiện trên một hệ thống duy nhất đảm bảo quy trình tuyển dụng dày công thiết kế sẽ được nghiêm túc thực thi.
2. Tái khai thác nguồn dữ liệu ứng viên
   Khi Việt Nam bắt đầu giảm lực lượng lao động gia nhập thị trường, có lẽ thay vì tiếp cận bằng việc “đào thêm nguồn” ở bên ngoài, có lẽ đã tới lúc bạn cần quay vào bên trong và cần xem lại ai đã là người từng hứng thú với công ty mình để tận dụng nguồn ứng viên quý giá này.
3. Giảm các việc thủ công.
   Không còn phải nhắn tin tuần tự cho từng người ở mỗi điểm phỏng vấn khác nhau. Tất cả đều có thể tự động hóa nhắn tin, gửi email tới từng ứng viên. ATS sẽ gần như loại bỏ phần lớn giấy tờ trong suốt quá trình tuyển dụng.
4. Sàng lọc nhanh ứng viên
   Hệ thống ATS thông minh sẽ có thể sắp xếp được các ứng viên theo mức độ phù hợp của những người này với công việc. Việc này sẽ giảm thiểu một phần rất lớn thời gian để bạn sàng lọc ứng viên.
5. Dễ dàng mở rộng quy mô số người tham gia tuyển dụng.
   Thêm người vào quy trình tuyển dụng? Đơn giản là bạn có thể thêm nhân viên/ đồng nghiệp vào ứng dụng này. Bạn cũng không cần nhắc nhở ai đó, nếu làm A, thì phải nhớ tô màu, chuyển trạng thái bằng dropdown trong file excel nữa. Hệ thống ATS đảm bảo mọi người thực thi đúng quy trình tuyển dụng của bạn. Tương ứng với phân quyền của mỗi người, họ sẽ được thao tác trong phạm vi đã được thiết lập.
6. Tạo ra các báo cáo/ chỉ số về hiệu quả tuyển dụng nhanh chóng, tin cậy.
   Khi mọi thứ vận hành và dữ liệu được tổ chức ở một hệ thống duy nhất việc xuất ra các loại báo cáo sẽ trở nên dễ dàng và cũng có độ tin cậy cao. Các hệ thống ATS này cũng có thể giúp bạn trích xuất các loại dữ liệu thô, để nếu bạn muốn tự tạo ra các loại báo cáo riêng thì vẫn có thể chủ động.

Sẵn sàng chuyển đổi sang một hệ thống giúp bạn tự động hóa các việc nhàm chán và tập trung vào phần gia tăng giá trị lớn nhất cho tổ chức?! Tìm hiểu ngay và dùng thử gói miễn phí trọn đời quản lý 500 hồ sơ!

Vẫn thấy chưa sẵn sàng để “rời xa” excel/ spreadsheet, xem hướng dẫn tạo ra quy trình tuyển dụng và quản lý ứng viên trên Google Form và Google Sheet ở ĐÂY.