Có nhiều cách chia về hình thức phỏng vấn. Trong phạm vi bài này, Việc Có không đề cập đến hình thức trong một buổi phỏng vấn cụ thể, mà về lựa chọn việc tổ chức vận hành các buổi phỏng vấn đó, thiên về tính địa điểm của phỏng vấn.

Phỏng vấn tập trung

Định nghĩa: Nhà tuyển dụng sẽ mời ứng viên tới một địa điểm chỉ định, thường là văn phòng (Head Office) của công ty để tiến hành phỏng vấn, hoàn thiện hồ sơ. Ở trường hợp này, thường nhân sự sẽ gần như là người chịu trách nhiệm toàn bộ từ khâu phỏng vấn, và phân bổ người này tới khu vực nào làm việc. Người quản lý (người cần nhân sự) sẽ thuần túy là khách hàng và tiếp nhận nhân sự.

Ưu điểm:

• Do việc tổ chức tập trung, nên thường bạn sẽ đảm bảo được độ đồng nhất cao. Nếu ở vị trí HR Manager, bạn sẽ “kiểm soát” được quy trình/ bộ câu hỏi có được đảm bảo thực thi chính xác không
• Nếu bạn có một nhóm, thì bạn sẽ không phải phân tán quá nhiều nguồn lực để điều người này đi các điểm phỏng vấn
• Team của bạn có thể tinh gọn, và đào tạo mọi người để có kĩ năng phỏng vấn, sàng lọc ứng viên sẽ khá dễ dàng và tinh gọn

Nhược điểm/ Thách thức:

• “Khách hàng” của nhân sự, thường là các cửa hàng trưởng sẽ không biết người đó là ai lắm, cho tới khi họ được nhận người. Chính vì vậy, nhiều lúc bạn sẽ bị hiện tượng trả lại người vì “Chị ơi, bạn này không hợp”
• Bất tiện cho ứng viên trong việc di chuyển:
  Ứng viên dù ở bất kì nơi nào trong thành phố, cũng lại phải tới một điểm cụ thể mà phỏng vấn. Lúc này, nếu quy mô bạn bắt đầu khá lớn (ví dụ trên 10 cửa hàng), thì đó sẽ là một bất tiện cho ứng viên

Gợi ý mô hình/ bối cảnh phù hợp:

• Mô hình này thích hợp với quy mô cửa hàng ở mức khoảng dưới 10
• Áp lực tuyển được người dù có thể lớn, nhưng không tới mức kinh khủng, nên bạn rớt một vài ứng viên cũng không thành vấn đề

Tuyển dụng phân tán

Định nghĩa: Ứng viên có thể nộp hồ sơ tại bất kì nơi nào là điểm bán của chuỗi. Sau đó thường ứng viên cũng sẽ được hẹn phỏng vấn tại điểm tiện nhất cho mình, và cũng là điểm được chỉ định để làm việc. Trường hợp này người phỏng vấn thường là cửa hàng trưởng, đội nhân sự chỉ có nhiệm vụ soát xét lại, hướng dẫn, hỗ trợ trả lời các câu hỏi cho ứng viên trước khi họ nhận việc chính thức.

Ưu điểm:

• Thu hút gần như được tối đa ứng viên. Vì ứng viên dễ dàng được chọn nơi phù hợp để phỏng vấn và làm việc
• Ứng viên và “sếp tương lai” sẽ có thời gian làm quen nhau trước, để xem có thấy hợp nhau không. Điều này thường khá quan trọng với các doanh nghiệp dịch vụ. Khi mà không phải mọi thứ đều chuẩn 100% hay cần sự linh hoạt, thì việc hợp nhau sẽ làm cho công việc thuận lợi hơn

Nhược điểm/ Thách thức:

• Mô hình này đòi hỏi bạn phải có một quy trình/ bộ câu hỏi sàng lọc và phỏng vấn khá chuẩn. Nếu không sau này sẽ gây ra hậu quả như chất lượng nhân sự không đồng nhất, sự lệch pha trong văn hóa…
• Với mô hình này, nếu không có một hệ thống phù hợp, sẽ vô cùng vất vả cho việc hẹn lịch phỏng vấn với ứng viên. Việc này rất có thể là ác mộng nếu công tác tổ chức này được làm trên Excel hay Google Sheet
• Cứ tưởng tượng bạn phải tự chọn đúng địa điểm, hẹn cho ứng viên trong hàng chục điểm, rồi nhắn cả phía cửa hàng trưởng và ứng viên địa điểm và ngày phỏng vấn sao cho chuẩn thì đây thực sự là một việc rất nặng nhọc

Gợi ý mô hình/ bối cảnh phù hợp:

• Thường phù hợp khi doanh nghiệp bắt đầu trên 20 cửa hàng. Lúc này áp lực tuyển dụng bắt đầu nhiều, bạn sẽ cần cố gắng tuyển thành công từng ứng viên một
• Hãy đầu tư vào một hệ thống Quản lý tuyển Mass chuyên nghiệp, được thiết kế cho vận hành ở quy mô lớn
• Hãy đảm bảo người tuyển dụng (hiring manager) được đào tạo để có chung tiêu chí, có chung bộ câu hỏi khung sườn…
• Hãy đảm bảo đầu vào của bạn có một tiêu chuẩn sàng lọc chung, đây là phần nhân sự hoàn toàn có thể kiểm soát được

Tuyển dụng tại chỗ

Định nghĩa: Là hình thức tuyển dụng mà bạn tới thẳng địa điểm của ứng viên hoặc tổ chức một hội chợ việc làm để tuyển dụng. Vài ví dụ, như Samsung khi tuyển công nhân sẽ đi hẳn xe tới các địa phương, tổ chức sự kiện ở Ủy ban, hướng dẫn tư vấn tại chỗ...

Ưu điểm:

• Tạo điều kiện cho ứng viên di chuyển khá thuận lợi
• Tạo ra mật độ ứng viên lớn, cùng một lúc tới để “tha hồ lựa chọn”
  Ở chiều ngược lại, ứng viên cũng có nhiều lựa chọn công ty hay công việc để chọn lựa
• Xây dựng thương hiệu hình ảnh quy mô (Có nguồn lực dồi dào), chuyên nghiệp để thu hút được ứng viên

Nhược điểm/ Thách thức:

• Công tác chuẩn bị khá vất vả, chi tiết
  Làm không tốt khâu này, sẽ bị loạn, trả nghiệm cho cả hai phía sẽ rất mệt mỏi
• Tốn kém về mặt nguồn lực là cả tài chính lẫn con người tổ chức.
• Cách này không dễ dàng nhân lên được quy mô, chỉ thỉnh thoảng tổ chức được

Gợi ý mô hình/ bối cảnh phù hợp:

• Phù hợp những công ty lớn, có thương hiệu, hoặc có nguồn lực dồi dào cả về tài chính lẫn con người
• Tốt nhất là hãy “sắm trước” cho mình hệ thống hỗ trợ quản lý tuyển mass phù hợp. Nó có thể giúp ứng viên nhập thông tin họ tại chỗ dễ dàng
• Hãy chuẩn bị trước, ví dụ máy tính để bàn, để nhập liệu ngay tại chỗ
• Phối hợp với các cơ quan địa phương, đặc biệt là ở các khu vực tỉnh/ khu công nghiệp. Họ sẽ giúp bạn tìm được đối tượng phù hợp và tạo điều kiện cho bạn “mở phễu” nhanh chóng hơn.

(Đây là khâu logistics khá phức tạp, cần phỏng vấn thêm & có bài riêng cho nội dung này)

Tuyển dụng từ xa

Định nghĩa: Đại dịch Covid-19 đã “đem đến” cho doanh nghiệp một cơ hội chuyển đổi số không thể tốt hơn. Nhà nhà nói về chuyển đổi số, tự động hóa, làm việc từ xa. Và vì vậy, một hình thức có vẻ xa lạ giờ “buộc” phải trở nên phổ biến. Đó là phỏng vấn từ xa, và thường là qua hình thức video online.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian đi lại cho ứng viên
• Phù hợp trong bối cảnh mùa dịch, hai phía vẫn tìm hiểu được nhau 🙂

Nhược điểm/ Thách thức:

• Giao tiếp qua Video không thể hiện được hết về ứng viên, khó cho nhà phỏng vấn đánh giá những khía cạnh khác, hay những thứ nhỏ như ngôn ngữ cơ thể ứng viên có tích cực không?
• Với một số công việc như lao động phổ thông, tuyển mass, thì đây là hình thức không thân thiện lắm. Có thể khắc phục tạm bằng việc hỗ trợ mọi người phỏng vấn qua Zalo
• Hai bên có thể đột nhiên mất tập trung khiến cho chất lượng phỏng vấn không cao
• Đòi hỏi đường truyền internet phải mạnh, đảm bảo trải nghiệm đôi bên là tốt
• Đòi hỏi ứng viên phải tương đối thành thạo công nghệ. Sử dụng Zalo là một hình thức “lúa” hóa và đem lại sự quen thuộc cho cả ứng viên viên nhà tuyển dụng

Gợi ý mô hình/ bối cảnh phù hợp:

• Khi… tình huống xấu như dịch bệnh xảy ra
• Công ty có một vài vòng phỏng vấn, thì sơ loại trước bằng Video là cách tiết kiệm thời gian cho cả hai bên

Đó chỉ có một chuyện tưởng chừng rất nhỏ thôi là “tổ chức phỏng vấn” sao cho hợp lý bạn cũng có rất nhiều phương án trong tay rồi. Vậy trước khi trình bày với sếp mình, hoặc sếp của bộ phận chức năng tại sao chúng ta nên chọn mô hình này hay mô hình kia, hãy đảm bảo bạn nắm chắc bài toán vận hành của doanh nghiệp mình & định hướng lâu dài của doanh nghiệp. Như vậy, bạn sẽ trở thành một cố vấn hợp lý cho sếp của mình.

Chúc các bạn tuyển dụng nhẹ nhàng, hiệu quả & đầy đủ!