Nền kinh tế Việt Nam đi lên với sự gia tăng nhanh chóng của tầng lớp thu nhập trung bình trở lên, tới 40% số hộ gia đình kéo theo những nhu cầu ngày một cao hơn. Điều này đồng nghĩa việc thị trường bán lẻ/ nhà hàng Việt Nam dù cạnh tranh có khốc liệt, vẫn là một trong những ngành thu hút nhất.

Phát triển đi kèm với nhu cầu nhân sự lớn, đây cũng là hai ngành thu hút lớn lực lượng lao động và hẳn nhiên, gây ra không ít áp lực cho bộ phận tuyển dụng.

Tùy quy mô, mà bài toán này mỗi bên sẽ đôi chút khác nhau. Ví dụ, với doanh nghiệp lớn, có thương hiệu, thì câu chuyện của họ không phải là câu chuyện thu hút ứng viên, mà thách thức sẽ ở chuyện lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, và tổ chức vận hành sao cho tối ưu.

Bài viết này sẽ liệt kê 6 thách thức chung của việc tuyển dụng cho ngành bán lẻ & nhà hàng. Do có chữ “mass”, nên chúng tôi sẽ tập trung nói tới câu chuyện của các đơn vị có quy mô tương đối, tuyển hàng chục cho tới vài trăm người/ tháng.

Tỷ lệ nghỉ việc cao

Đây là thách thức đầu tiên và hay được nhắc tới nhiều nhất. Khảo sát từ các giám đốc nhân sự trong ngành, chúng tôi ghi nhận tỷ lệ nghỉ việc (turn-over rate) hàng năm từ 150 – 200%/ năm. Tức là một năm tuyển cho một vị trí từ 2,5 tới 3 người.

Hai nguyên nhân chính

1. Đặc tính là ngành này giờ cũng thường xuyên thiếu lao động, và đăng tuyển liên tục, nên các bạn thường sẵn sàng nghỉ luôn, rồi sau đó đi tìm cơ hội mới, nếu vướng mắc việc học
2. Nhân sự trong ngành này khá trẻ, và có một phần không nhỏ là sinh viên, vừa học vừa làm. Chính vì vậy, khá nhiều bạn sẽ coi đây là nơi để học để trở nên dạn dĩ trong công việc, thay vì là bến đỗ cuộc đời. Các bạn sẽ trải nghiệm, rồi lại đi tìm nơi khác.

Chính hai điều này làm cho nhân sự phần này cũng cực kì biến động.

Áp lực tuyển dụng quy mô lớn, với khoảng thời gian ngắn

Như trên có đề cập, thị trường bán lẻ và giải trí – ăn uống của Việt Nam còn rất nhiều dung lượng phát triển, nên các hãng vẫn đang ở giai đoạn mở rộng và giành giật thị phần. Và vì vậy, là người làm tuyển dụng, bạn sẽ thường ngay tới các kế hoạch mở cửa hàng, nay đây mai đó, và phải luôn sẵn sàng chạy một dự án tuyển vài ba chục người cho một cửa hàng mới chỉ trong 1 – 2 tuần. Và có những thương hiệu, có thể đạt được tốc độ trung bình mỗi tuần/ 1 cửa hàng, thì tức là bạn sẽ phải tuyển 20-30 người/ tuần; và 80 – 120 người/ tháng là rất bình thường cho nhu cầu mới, không bao gồm các bạn vẫn đang nghỉ tự nhiên trong quá trình làm việc.

Tuyển dụng cho nhiều địa điểm

Tuyển 1000 người công nhân cho một nhà máy khó thật. Nhưng nó rất khác với cái khó khăn của một nhà tuyển dụng theo mô hình chuỗi cũng tuyển 1000 người nhưng cho 30 – 40 cửa hàng. Việc tuyển cho rất nhiều điểm, thường sẽ gây khó khăn cho các nhà quản lý tuyển mass ở hai khâu.

1. Khâu tổ chức hậu cần và điều phối

Bạn có thể chọn một trong hai mô hình tổ chức tuyển dụng

1. Phỏng vấn tập trung – đưa về trụ sở chính

Ưu điểm:

• Tính đồng nhất quy trình & tiêu chuẩn đầu vào

• Tiện cho bộ phận nhân sự trong chuyện giới thiệu chính sách, giải thích, đào tạo

Nhược điểm:

• “Khách hàng” của bạn là các chủ cửa hàng (store manager) không được phỏng vấn trực tiếp, hoặc phải mất rất nhiều công để cùng tham gia phỏng vấn, bạn sẽ thường xuyên rơi vào tình trạng nhận phản hồi kiểu “Người em tuyển không phù hợp với yêu cầu bên anh/ chị”

2. Phỏng vấn phân tán – đưa về các cửa hàng

• Ưu điểm:
  • Các SM được trực tiếp phỏng vấn, họ được chọn người cho là phù hợp nhất với mình
  • Ứng viên có thể nộp hồ sơ bất kì đâu, tiện lợi, và quay lại phỏng vấn tại nơi tương đối gần họ nhất.
• Nhược điểm:
  • Khâu điều tiết và hẹn phỏng vấn sẽ trở thành cơn ác mộng với bạn khi sẽ phải đứng giữa hai bên: Ứng viên <> Store manager. Rất nhiều bạn loay hoay với Excel/ Spreadsheet để đảm bảo lịch này được chính xác. Nhưng rồi cũng vô vàn yếu tố khiến việc này gần như là bất khả thi với việc sử dụng các công cụ này

2. Khâu điều tiết nguồn lực, phân bổ ứng viên cho đạt chỉ tiêu mỗi cửa hàng.

Đây là nỗi đau tiếp theo của tuyển Quy mô lớn cho nhiều điểm.

Dưới đây là chia sẻ các khó khăn của các nhà lãnh đạo/ trưởng nhóm tuyển dụng mass

• “Bên chị không thiếu hồ sơ. Mà thiếu hồ sơ cục bộ!”
• Hàng ngày em phải xem lại chỉ tiêu tuyển dụng của mỗi cửa hàng, rồi (rất tốn thời gian) điều tiết hồ sơ này xuống cho các cửa hàng
• “Có những cửa hàng, đặc biệt là mới mở, chỉ cần thiếu vài vị trí cái là không thể chạy được”

Nhà tuyển dụng sẽ cần một cái nhìn tổng quan, nhanh chóng, tốt nhất là theo thời gian thực về cả hai câu chuyện:

• Demand – Nhu cầu của các cửa hàng họ đang phải phụ trách
• Supply – Tôi có bao nhiêu ứng viên trong tay, và họ đang tiện làm ở đâu (làm ở đâu sẽ bền nhất)/ hay thích làm ở đâu nhất (khả năng cao họ sẽ nhận việc)

Đây có thể nói là những trăn trở và thách thức hàng đầu của nhân sự tuyển mass cho các chuỗi. Chính thách thức này, sẽ tốn một lượng thời gian rất lớn cho NTD ở những khâu điều phối, giấy tờ, và nhập liệu.

Tính mùa vụ

Có lẽ có hai mùa trong năm mà bận rộn nhất với tuyển dụng mass. Một là dịp cuối năm, khi tất cả đều tranh thủ sắm tết từ các khoản tiền thưởng của mình. Hai là dịp đầu năm âm lịch, sau một mùa tết, các nhân sự bắt đầu nhìn nhận lại kế hoạch cá nhân và sẽ tiến hành các cuộc dịch chuyển.

Đặc biệt, đối với ngành bán lẻ – thương mại điện tử, áp lực tuyển dụng có theo kiểu “thần tốc” và “cực lớn”. Cụ thể vào các ngày 10/10, 11/11, 12/12, các đơn vị thương mại điện tử hàng đầu như Lazada, Shopee, Tiki… còn tổ chức các sự kiện mà lương đơn hàng có thể tăng cao từ 3 – 10 lần vào những ngày này so với ngày thường. Như vậy, doanh nghiệp cũng có phải tính các phương án thuê ngoài (outsource), tuyển dụng để đáp ứng cho những dịp tăng cao này.

Thiếu nhân tài cho vị trí này

Có một thực tế đáng buồn là rất nhiều người coi vị trí tuyển mass này chỉ là công việc ngắn hạn hay cho các bạn mới ra trường. Cũng có những anh chị gạo cội trong ngành khuyên thế này cho người bắt đầu với vị trí tuyển mass

Việc này (tuyển mass) chỉ nên làm 1 – 2 năm đầu rồi sau đó chuyển sang làm việc khác.

Anh Trần Vũ Thanh – Training & Recruitment Manager Sendo.vn

Bạn có biết tại sao lại có lời khuyên ở trên không? Rất đơn giản, vì ở đây khi làm tuyển mass là bạn đối mặt với việc

• Công việc lặp đi lặp lại, đăng tuyển, rải tin, phỏng vấn…
• Tốn thời gian cho công việc giấy tờ, nhập liệu, điều phối mấy bên với nhau
• Làm trên Excel tương đối đáp ứng được chuyện linh hoạt, nhưng dữ liệu thiếu tính tổ chức, nên làm sạch cực kì tốn thời gian

Xem thêm: 6 lý do để bạn cân nhắc chuyển đổi từ Excel sang một công cụ quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp

Nhưng có thật sự thế? Nếu giả sử, chúng ta giúp các NTD tự động/ giảm bớt phần lớn các thao tác thủ công, và họ được tập trung vào các công việc giá trị nhất, đòi hỏi chất xám cao như

1. Tối ưu hóa quy trình tuyển → Làm sao tuyển nhanh hơn, thời gian tuyển dụng/ phỏng vấn đều ngắn hơn
2. Làm sao chọn được ứng viên tốt hơn (tăng thời gian gắn bó với công ty, giảm nghỉ việc…, tỷ lệ chuyển đổi ứng viên cao hơn…)

Khác với góc nhìn của anh Thanh, dưới đây là một góc nhìn rất thú vị khác về nghề nghiệp này.

Tuyển mass với khối lượng dữ liệu khổng lồ vậy nó mới đủ “đã” cho mình.

Đăng Nguyễn – Chuyên viên tuyển dụng của Shopee/ Scommerce/ TGDĐ

Thực tế là có những con người ở những công ty rất lớn, họ rất thích cái trải nghiệm áp lực, tốc độ, và số lượng lớn của công việc tuyển Mass. Tuyển Mass nếu được tổ chức trong một quy trình/ hệ thống hợp lý, sẽ như kiểu bỏ các xiềng xích nhàm chán đi, để bạn được thật sự thỏa thích trong câu chuyện gia tăng quy mô & tối ưu hóa vận hành. Lúc đó có lẽ vị giám đốc nhân sự sẽ không còn phải quá vất vả đi thuyết phục các nhân tài trẻ tuổi về tham dự bộ phận này của mình nữa.

Sự thiếu vắng của các công cụ chuyên cho các nhà tuyển dụng mass

Thực tế không hiếm các giải pháp chuyên để quản lý tuyển dụng (ATS – Applicant Tracking System). Nhưng không thật sự giải pháp nào được thiết kế tập trung và xoay quanh trải nghiệm của cả ứng viên lẫn nhà tuyển dụng. Nhìn sâu vào, chúng ta sẽ thấy ứng viên ở đây có thể là những nhóm sau

1. Tôi không dùng Smartphone, ứng tuyển sao đây
2. Ủa, sao phải gửi hồ sơ tới email vậy, thôi để làm sau (và không bao giờ làm nữa)
3. [Chú bảo vệ tiềm năng] CV là cái gì vậy?
4. [Anh giao nhận] – Tôi chỉ muốn gọi điện đến và hỏi luôn cho nhanh, và họ gọi/ nhắn… cả khi đã tối cũng như vào cuối tuần 🙂
5. Thư mời nhận việc qua email?! Nhưng tôi làm gì có email 🙁

Ở chiều ngược lại, các nhà tuyển dụng khi sử dụng các ATS mà phần lớn được thiết kế là cho tuyển dụng nhân viên văn phòng với nhiều vòng phỏng vấn, và nhiều người tham gia trong quy trình tuyển dụng này. Thách thức của việc này phần lớn là từ câu chuyện điều phối thông tin nội bộ, và ATS ở đây đóng vai trò này. Tuyển dụng mass lại khác, bạn cần một quy trình “tiến tới” và tối giản hóa nhất có thể tất cả những điểm chạm như trên. Càng ít “click” và độ chuẩn hóa cao càng tốt. Việc tạo ra những giao diện đẹp, kiểu Kanban Card bản chất không dịp bạn tuyển dụng nhanh hơn. Câu hỏi là làm sao tôi ít bước nhất có thể.

Một ATS cho tuyển Mass và nhiều điểm chính xác phải đóng vai trò hỗ trợ cho NTD giải quyết các thách thức nhắc tới ở bài này. Một hệ thống ATS được thiết kế chuyên cho Mass sẽ giúp nhà tuyển dụng nhẹ nhõm với câu chuyện điều phối, giảm thao tác, tăng tự động hóa, và giảm tối đa công việc nhập liệu – giấy tờ. 

Lúc đó, hẳn đây sẽ là công việc thú vị và hấp dẫn với nhiều tài năng!