Quay lại
Giao tiếp tốt với ứng viên, nhận được phản hồi tích cực hay tạo được ấn tượng đẹp cho ứng viên về thương hiệu của mình là điều mà mọi nhà tuyển dụng, mọi doanh nghiệp ao ước. Tuy nhiên, không phải nhà tuyển dụng nào cũng có thể trả lời được câu hỏi “Làm thể nào để cải thiện giao tiếp với ứng viên khi tuyển dụng?”
Qua bài viết này, Viec.Co xin giới thiệu đến bạn đọc 09 bước giao tiếp hiệu quả với ứng viên trong tuyển dụng.
1. Nắm sơ đồ chung về quá trình nhận – tương tác với hồ sơ
Đầu tiên, bạn cần nắm được cách liên lạc với ứng viên, nói cách khác là thiết lập một danh sách các thời điểm liên lạc với ứng viên. Ở mỗi doanh nghiệp, quy trình có thể khác nhau, nhưng nó thường đi theo một hệ thống chung như sau:
- A. Trước khi nhận hồ sơ
Bạn nên trả lời người tìm việc (qua email, thông báo hoặc SMS) khi họ đăng ký nhận thông báo về vấn đề tuyển dụng. Tương tự, bạn cũng nên phản hồi nhanh cho người tìm việc khi họ hỏi liệu bạn có đang tuyển dụng không.
Có thể sử dụng tính năng phản hồi tự động hoặc đưa ra câu hỏi gợi ý để khách hàng không phải chờ quá lâu khi họ gửi thắc mắc ngoài giờ làm việc hành chính, đồng thời hạn chế được các thao tác trả lời thủ công cho nhân sự.
Hãy cảm ơn họ đã quan tâm đến công ty và hướng họ đến vị trí tuyển dụng mới nhất. HR cũng nên giải thích làm thế nào họ có thể nhận được cập nhật tuyển dụng nhanh nhất (kênh đăng tuyển, cách nhận thông báo tuyển dụng…) trong tương lai.
- B. Trong quá trình nhận hồ sơ
Khi nhận được đơn tuyển dụng, bạn nên trả lời ngay cho ứng viên qua email hoặc SMS khi họ gửi hồ sơ. Đó là một cách để tạo ấn tượng tốt cho thương hiệu doanh nghiệp. Nhà tuyển dụng sau khi nhận được hồ sơ thì nên xem ngay CV/ thông tin của ứng viên đó để có thể nhanh chóng xếp họ vào nhóm công việc/ phòng ban phù hợp.
Nếu chưa có thời gian, nhà tuyển dụng có thể trả lời nhanh cho ứng viên (về việc đã nhận hồ sơ) và đánh dấu sao hoặc phân mục các CV/ thư tìm việc vào cùng một nhóm để dễ dàng hệ thống, xem lại thư khi cần.
- C. Thay đổi tình trạng hồ sơ
Nhà tuyển dụng cũng cần cập nhật với ứng viên mỗi khi tình trạng hồ sơ của họ thay đổi.
Ví dụ: Gửi email/ SMS cho ứng viên sau mỗi khi hồ sơ của họ được chuyển đến giai đoạn tiếp theo của phễu tuyển dụng.
- D. Phỏng vấn
Khi đến thời điểm lên lịch phỏng vấn, ắt hẳn nhà tuyển dụng sẽ cần một hệ thống giao tiếp 2 chiều giữa người tuyển – người ứng tuyển. Đương nhiên, bạn có thể viết và gửi email/ tin nhắn theo cách thủ công nhưng để tiết kiệm thời gian hơn, các đội HR hoàn toàn có thể sử dụng hệ thống tuyển dụng – quản lý nhân sự tự động – ATS để tinh gọn bước này, đồng thời giúp quản lý khối lượng hồ sơ lớn hiệu quả hơn.
- E. Sau phỏng vấn
Cuối cùng, nhà tuyển dụng luôn phải đưa ra câu trả lời cho ứng viên tham gia phỏng vấn, dù đó là lời mời làm việc hay lời từ chối. Việc rõ ràng và nhanh chóng đưa ra kết quả sẽ góp phần xây dựng tính chuyên nghiệp thương hiệu nhà tuyển dụng, giữ quan hệ tốt với các ứng viên và giúp họ có nhiều thời gian hơn để tìm công việc khác phù hợp hơn.
Xem thêm: Nghệ thuật từ chối thông minh
2. Phổ biến khung thời gian (kế hoạch) tuyển dụng đến ứng viên
Tùy theo nhà tuyển dụng mà thông tin về thời gian tuyển dụng có thể đặt trực tiếp trong bài tuyển dụng hoặc trong thư trả lời ứng viên sau khi nhận CV. Về khung thời gian này, nhà tuyển dụng nên làm rõ quy trình tuyển dụng công ty gồm bao nhiêu bước, thời gian phản hồi của mỗi bước là ngày nào, hiện tại ứng viên đang ở bước nào của quy trình tuyển dụng…
Và trong quá trình tuyển dụng, nếu có những thay đổi về ngày, giờ phỏng vấn/ ngày, giờ phản hồi, các đội nhân sự phải thông báo để ứng viên nắm thông tin. Thêm vào đó, sau mỗi lần ứng viên đạt và tiến vào các vòng tuyển sâu hơn, nhà tuyển dụng vẫn luôn phải cập nhật quy trình tuyển dụng (tính từ vòng ứng viên đậu vào các vòng sâu hơn) để họ nắm kĩ thông tin.
Ngoài email, SMS về vấn đề tuyển dụng, doanh nghiệp cũng có thể gửi các thư mời tham quan văn phòng, giới thiệu nhân sự, một ngày làm việc tại công ty… nhằm tạo sự tương tác, gắn kết với các ứng viên quan tâm, đồng thời đây cũng là những cơ hội để phổ biến thương hiệu của mình rộng rãi hơn.
3. Cập nhật tình trạng tuyển dụng
Nếu có những chậm trễ, thay đổi trong các khâu tuyển dụng, HR nên thông báo đến ứng viên kịp thời và rõ ràng nội dung.
Ví dụ: Doanh nghiệp bạn cần tuyển 20 nhân viên sale, nhưng đang trong thời gian phỏng vấn, doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của Covid-19 nên phải hoãn tất cả các buổi phỏng vấn, giảm lượng hồ sơ nhận hoặc cắt tuyển dụng vị trí đó ngay. Thì khi đó, nhà tuyển dụng cần thông tin đến toàn thể ứng viên đã nộp hồ sơ, nêu lí do thay đổi và cho họ một thời khóa biểu dự tính kế hoạch tuyển dụng tương lai để họ dễ dàng nắm thông tin doanh nghiệp.
Và sau khi giãn dịch, công ty vẫn còn nhu cầu tuyển dung vị trí đó, đội HR nên liên hệ lại với những bạn trước đây mình đã bỏ lỡ. Cách này sẽ giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tiếp cận ứng viên, tận dụng được nguồn lực dồi dào chưa kịp khai thác và tiết kiệm thời gian tuyển dụng.
Lưu ý: Cũng như khi bắt đầu dịch, các doanh nghiệp ngày đêm lên content, gửi email nhắc nhở khách hàng, ứng viên giữ sức khỏe, chống chọi với Covid-19… thì khi dịch giãn ra, công ty cũng phải nhớ gửi đến các ứng viên, khách hàng thông báo tuyển dụng/ làm việc trở lại để nhanh chóng đẩy các hoạt động tuyển dụng về guồng.
4. Sẵn sàng trả lời các câu hỏi của ứng viên
Trong quá trình đăng tuyển, ắt hẳn doanh nghiệp sẽ nhận về rất nhiều thắc mắc từ ứng viên. Đặc biệt là khi bạn đăng tuyển trên các group, trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram hoặc khi tuyển các công việc phổ thông. Vì một lý do nào đó, ứng viên vẫn thường hỏi những điều đã viết rất rõ ràng trên bài tuyển dụng. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cũng không nên quá gắt gỏng hay thể hiện thái độ khó chịu khi trả lời nhiều lần những câu hỏi đó cho users. Hãy thể hiện thái độ lịch sự, mềm mỏng trong câu chữ và phản hồi nhanh nhất có thể (tối thiểu 30 phút kể từ khi nhận câu hỏi).
Nếu ứng viên có đặt câu hỏi ngoài giờ hành chính và bạn không trả lời ngay được, hãy nhớ rằng bạn luôn phải trả lời lại ứng viên ngay sau khi đọc tin nhắn, dù đã trễ bao nhiêu ngày đi nữa. “Đã xem” là một hành động thiếu chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng người khác, các nhà tuyển dụng hạn chế giữ im lặng khi giao tiếp với ứng viên nhé!
Để hỗ trợ nhà tuyển dụng vào những khung giờ ngoài giờ hành chính hoặc phải trả lời một nội dung quá nhiều lần, các đội HR có thể dùng chatbot, bộ câu hỏi – trả lời tự động, file mẫu câu hỏi – trả lời chung hoặc FAQ… để có thể vừa nhẹ gánh nỗi lo, vừa mang trải nghiệm tốt cho người tìm việc.
Tip: Trên bài tuyển dụng, trang web có thể note thông tin cá nhân của người tuyển dụng để ứng viên tiện liên hệ.
5. Cá nhân hóa tin nhắn của bạn
Khi liên lạc với ứng viên qua email, SMS, nhà tuyển dụng nên hạn chế gửi thư ẩn danh đến hàng loạt ứng viên – Điều này sẽ khiến thương hiệu của nhà tuyển dụng mất điểm trầm trọng. Và bạn cũng biết, một khi có người không hài lòng về thương hiệu của bạn, 99.9999% họ sẽ chia sẻ sự tiêu cực đó đến người xung quanh. Từ đó làm xấu đi hình ảnh của công ty.
Khi liên lạc với ứng viên, bạn – nhà tuyển dụng có thể tạo mẫu thư chung nhưng ở mỗi email/ SMS hãy gọi và chào họ bằng tên. Đó là cách đơn giản nhất để thể hiện sự tôn trọng dành cho ứng viên của mình.
Ví dụ: Hãy sử dụng “Kính gửi anh A/ Kính gửi chị B…” thay vì cứ mãi sử dụng Kính gửi anh/ chị/ ông/ bà một cách đại trà, thiếu tinh tế.
6. Sử dụng SMS
Như đã nói ở nhiều bài trước, tỉ lệ người dùng điện thoại mở tin nhắn SMS là 98%. Vì thế, việc thông báo việc làm/ kết quả phỏng vấn qua SMS là điều các nhà tuyển dụng nên thực hiện ngay! Đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn chuyên tuyển mass (tuyển số lượng lớn/ lao động phổ thông), SMS là một kênh liên lạc vô cùng hữu dụng và nhanh chóng.
Nhà tuyển dụng nên gửi SMS song song với gửi email nhằm tăng khả năng tiếp cận cũng như nhắc nhở ứng viên về công việc:
- Thông báo ứng viên về việc đã nhận hồ sơ
- Tóm tắt thông tin buổi phỏng vấn (Ngày – giờ – địa điểm) – Riêng mục này có thể gửi thêm 1 lần (trước buổi phỏng 1 ngày) để ứng viên không quên lịch
- Thông báo kết quả phỏng vấn
- Chào mừng on-board
Để tiện quản lý SMS cũng như tránh sai sót khi gửi thư, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc sử dụng ATS – hệ thống tuyển dụng/ quản lý ứng viên tự động. Với các doanh nghiệp/ ngành thường xuyên cần tuyển số lượng lớn, ATS là một công cụ cần để đẩy nhanh quá trình và tăng hiệu quả tuyển dụng.
7. Từ chối một cách văn minh
Đương nhiên sẽ có những ứng viên chưa phù hợp với vị trí tuyển dụng, và HR cần gửi thư từ chối cũng như cảm ơn họ vì đã quan tâm đến công ty. Cũng tương tự như khi mời phỏng vấn, thư từ chối của bạn cũng cần cá nhân hóa thông tin cho từng ứng viên. Ít nhất hãy gọi họ bằng tên chứ không phải chỉ là điệp khúc “Kính chào anh/ chị” rập khuôn.
Và ở thư từ chối, nhà tuyển dụng nên gửi nhận xét (feedback) ứng viên: Điểm mạnh/ ấn tượng khi bạn phỏng vấn họ; điểm còn cần phát huy, một số tips để họ cải thiện trong lần phỏng vấn tới và các vị trí khác đang tuyển dụng ở công ty (nếu có)… Khi thực hiện những điều này, thư từ chối của bạn sẽ có giá trị hơn cho ứng viên, từ đó, họ sẽ có ấn tượng tốt về thương hiệu.
Tip: Tuyệt đối không giữ im lặng và “bỏ rơi” ứng viên chưa phù hợp. Nếu không có thời gian để feedback chi tiết, nhà tuyển dụng vẫn nên gửi thư cảm ơn đến họ, note ra điểm mạnh/ chưa phù hợp chính và tạo cơ hội (cung cấp thông tin liên lạc) để giải đáp thắc mắc/ hỗ trợ họ nếu còn thắc mắc về kết quả phỏng vấn.
8. Chọn tiếng nói riêng cho thương hiệu tuyển dụng và truyền tải nó
Mỗi thương hiệu có một cách tiếp cận khác nhau đến ứng viên và khách hàng. Có thương hiệu chọn cách nói trau chuốt, có thương hiệu lại chọn sự dí dỏm, đời thường và cũng có những thương hiệu chọn cách nói học thuật, triết lý… Và từ mỗi cách chọn đó nó hình thành nên tính cách cho thương hiệu, hay nói cách khác, hình thành ấn tượng của người khác về thương hiệu.
Nếu doanh nghiệp bạn đã có tính cách, tông giọng riêng thì nhà tuyển dụng hãy tiếp tục phát huy tông giọng đó đến các ứng viên của mình. Còn nếu vẫn chưa có được đặc trưng riêng, nhà tuyển dụng có thể xem xét các cách sau:
- Bắt đầu với ngôn từ đơn giản, thân thiện: Người tìm việc không dành nhiều thời gian để đọc câu từ lê thê. Cách nói đi thẳng vào vấn đề, phân đề mục rõ ràng, câu từ lịch sự là một lựa chọn tốt cho bước đầu định hình thương hiệu
- Xem cách người dùng/ ứng viên tương tác với ngôn từ của bạn: Trong quá trình tìm “chất” riêng, nhà tuyển dụng nên thử nhiều cách giao tiếp khác nhau với users, xem users chủ yếu tương tác tốt với cách giao tiếp nào, tệp users của mình thuộc độ tuổi, khu vực, hay có hành vi gì… Từ đó điều chỉnh tông giọng của thương hiệu cho phù hợp. Quản lý tốt các ý kiến tiêu cực về thương hiệu và có kế hoạch thay đổi để giảm số lượng này lại – 70% người tìm việc sẽ xem xét những thông tin tích cực/ tiêu cực về doanh nghiệp của bạn trước khi ra quyết định ứng tuyển.
Tip: Các trang social media là nơi nhà tuyển dụng nên thử nhiều tông giọng khác nhau trước khi chọn ra tông giọng chính thức cho thương hiệu của mình - Giữ thái độ chuyên nghiệp: Dù theo văn hóa làm việc, xu hướng ngôn từ thoải mái, doanh nghiệp cũng cần giữ sự chuyên nghiệp nhất định, đặc biệt là khi giao tiếp với khách hàng, giải quyết thắc mắc, phản hồi tiêu cực từ users, cách lên và tuân thủ các quy trình công việc/ quy trình tuyển dụng…
- Đối xử với ứng viên như khách hàng: Đây là điều hiển nhiên mà người tuyển dụng cần lưu ý. Cũng như khách hàng, sự hài lòng của ứng viên đem lại danh tiếng tốt cho thương hiệu.
9. Hỏi ý kiến phản hồi từ ứng viên
Không chỉ gửi feedback cho ứng viên sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cũng cần hỏi phản hồi của ứng viên về buổi tuyển dụng: Điểm hài lòng, điểm chưa hài lòng, cần làm gì để cải thiện trải nghiệm tuyển dụng trong tương lai, thắc mắc (nếu có)…
Sau khi nhận được phản hồi từ ứng viên, đội tuyển dụng cần tổ chức họp nhóm, đưa ra hướng đi, hướng cải thiện mới nhằm tạo trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên tương lai.
Tip: Hãy đặt những câu hỏi “đinh”, có tác dụng giúp bạn phát triển thương hiệu tuyển dụng.
Như đã nói ở phần trên, người tìm việc là những người bận rộn, họ không dành thời gian cho những văn bản lê thê. Bản thu ý kiến phản hồi chỉ cần gói gọn trong 1 trang (tối đa 7 câu hỏi) là đủ.
Kết
Giao tiếp rõ ràng, trân trọng ứng viên sẽ khiến họ tin tưởng, yêu quý thương hiệu tuyển dụng của bạn hơn, từ đó khả năng họ ứng tuyển – nhận việc – gắn bó với công việc sẽ cao hơn. 09 bước giao tiếp trên không quá phức tạp, các đội tuyển dụng có thể dễ dàng áp dụng vào quy trình tuyển dụng của công ty và theo dõi độ hiệu quả của chúng cũng như điều chỉnh sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Chúc bạn tuyển dụng thành công và truyền tải được tiếng nói riêng của mình đến người lao động!
