Ở bài trước, Viec.Co đã gợi ý cho nhà tuyển dụng cách tạo ấn tượng tốt với người lao động thông qua nghệ thuật từ chối ứng viên thông minh. Thì trong bài này, Viec.Co sẽ tập trung hỗ trợ người lao động, người tìm việc từ chối nhà tuyển dụng thật khéo léo.

Sau đây là một số vấn đề ứng viên – người tìm việc thường thắc mắc:

• Sau khi nhận được thư mời phỏng vấn/ mời nhận việc, chúng ta nên làm gì?
• Nên phản hồi như thế nào nếu muốn từ chối công việc?
• Làm sao để gây ấn tượng tốt dù ta đang từ chối nhà tuyển dụng?

Tất cả sẽ được giải đáp ở phần bên dưới.

B. Khi bạn là người tìm việc

Cũng tương tự như nhà tuyển dụng, bạn – người tìm việc cần phản hồi họ vào 2 lần:

1. Sau khi nhận được thư mời phỏng vấn
2. Sau khi nhận được thư mời nhận việc

Trước tiên, chưa nói về vấn đề từ chối, khi nhận được thư mời phỏng vấn, điều đầu tiên ứng viên nên làm là kiểm tra thông tin, sắp xếp thời gian phù hợp, xác nhận tham gia hoặc không với nhà tuyển dụng.

Thông thường, để xác nhận tham gia phỏng vấn, câu trả lời của ứng viên cần 3 nội dung sau:

1. Lời chào
2. Xác nhận tham gia phỏng vấn [vị trí – thời gian]
3. Lời cảm ơn

Ví dụ:

Kính gửi bộ phận Nhân sự,

Tôi xin xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn vị trí NV phục vụ vào ngày 27/05/2020.

Xin cảm ơn Quý công ty và rất mong có được cơ hội làm việc cùng Quý công ty trong tương lai.

Trong trường hợp muốn từ chối lời mời phỏng vấn, thư nhận việc, ứng viên có thể thực hiện theo các cách sau:

1. Tuyệt đối KHÔNG bặt vô âm tín

Dù không muốn tham gia phỏng vấn, nhận việc, bạn vẫn cần thông báo đến nhà tuyển dụng để họ dành cơ hội việc làm đến cho những người khác. Im lặng sau khi nhận được lời mời là một hành động thiếu ý thức, thiếu chuyên nghiệp và dễ dàng khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Bạn có thể nghĩ mình không cần quan tâm vì thậm chí hai bên còn chưa gặp mặt và có thể bạn không có ý định ứng tuyển lại công ty này trong tương lai. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng ấn tượng xấu luôn được nhớ lâu hơn và lan truyền xa hơn đến nhiều người. Câu chuyện “bùng” phỏng vấn của bạn có thể trở thành chủ đề bàn tán của đội nhân sự công ty A nói riêng hoặc là một minh chứng nhỏ cho chuyện “Ứng viên thời nay ~~” cho nhân sự các công ty B, C, D… nếu giữa họ có các mối quan hệ quen biết nhau.

Khi không có ý định tham gia phỏng vấn, 

bạn cũng nên thông báo với nhà tuyển dụng để họ tìm thêm những ứng viên khác.

Về phản hồi từ chối tham gia phỏng vấn, nội dung cũng cần 3 phần:

1. Lời chào
2. Từ chối tham gia phỏng vấn và lý do
3. Lời cảm ơn

Ví dụ:

Kính gửi bộ phận Nhân sự,

Xin cảm ơn Quý công ty đã xem xét hồ sơ và dành thời gian sắp xếp buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, hiện tại tôi đã tìm được công việc mới nên xin từ chối tham gia phỏng vấn.

Xin cảm ơn Quý công ty và rất mong có được cơ hội làm việc cùng Quý công ty trong tương lai.

Đối với trường hợp đã đồng ý đi phỏng vấn nhưng đến ngày phỏng vấn lại có việc cá nhân,

người lao động cũng cần thông báo đến nhà tuyển dụng thông qua email, SMS hoặc gọi thoại. Lý do cũng tương tự như trên: Tạo ấn tượng tốt về bạn cho doanh nghiệp bạn đã nộp hồ sơ.

Lưu ý: Trong trường hợp này, ứng viên nên thông báo với nhân sự ít nhất 1 tiếng trước buổi phỏng vấn. Có thể họ sẽ không trả lời email, SMS từ chối đột xuất này của bạn nhưng chắc chắn họ sẽ có ấn tượng rằng bạn là một con người làm việc có tổ chức.

Ví dụ:

Kính gửi bộ phận Nhân sự,

Theo thư mời từ Quý công ty, buổi phỏng vấn sẽ diễn ra vào ngày 27/05/2020/ Tuy nhiên, vì phát sinh vấn đề cá nhân đột xuất, tôi xin phép vắng mặt trong buổi phỏng vấn này.

Tôi xin gửi lời xin lỗi đến Quý công ty và rất mong nhận được sự thông cảm từ Quý công ty.

Trân trọng,

Tên

Tip 1: Lý do cho việc hủy phỏng vấn đột xuất này có thể là: phát sinh vấn đề cá nhân đột xuất, đang giải quyết việc gia đình hoặc đã tìm được việc khác.

Tip 2: Thư hủy phỏng vấn đột xuất nên đi chung vào luồng mail Thư mời phỏng vấn để nhà tuyển dụng dễ quản lý nhân sự, đồng thời, điều đó cũng dễ cho bạn khi không cần phải giới thiệu lại mọi thứ từ đầu cho thêm rắc rối, dài dòng.

Tip 3: Nếu bạn nhận lời mời phỏng vấn qua SMS, bạn có thể trả lời tin nhắn qua số điện thoại đó ngay. Dùng tiếng Việt có dấu và giới thiệu sơ lược về tên – vị trí – ngày phỏng vấn trước khi nêu vấn đề từ chối phỏng vấn.
Hoặc bạn có thể gọi nhà tuyển dụng qua số liên lạc trên email (nếu có) để thông báo nhanh cho họ.

Người lao động cũng có thể sử dụng các cách như trên cho những trường hợp khác như:

• Khi nhận được thư mời nhận việc nhưng không hứng thú với công việc
• Khi gần đến ngày on-board (ngày đi làm đầu tiên) nhưng bỗng thay đổi ý định
• Khi thử việc (Dưới 1 tuần) nhưng thấy không phù hợp và muốn ngừng lại.

2. Nội dung ngắn gọn, câu từ không màu mè

Khi nhận được thông báo từ nhà tuyển dụng, bạn muốn đó là những tin ngắn gọn, dễ hiểu hay là câu chữ lê thê, đọc hết vẫn chưa hiểu được trọng tâm?

Những gì bạn muốn cũng chính là cái nhà tuyển dụng cần khi đọc phản hồi từ ứng viên. Viec.Co đã trình bày bố cục nội dung thư từ chối ở phần 1 bên trên. Ở phần này, Viec.Co sẽ hỗ trợ bạn cách đưa ra nội dung từ chối ngắn gọn nhưng vẫn đủ mềm mại và thuyết phục nhà tuyển dụng.  

Đầu tiên, lý do nên được đưa ra ngay khi bạn từ chối nhà tuyển dụng. Không cần các lời khen dư thừa như: “Dù rất thích công việc này nhưng…; môi trường làm việc ở công ty rất tốt nhưng…; tôi sẽ có nhiều cơ hội phát triển bản thân khi làm việc tại đây nhưng…” Nhà tuyển dụng không quan tâm đến những điều này, họ chỉ cần biết bạn có tham gia phỏng vấn/ nhận việc hay không và lý do từ chối là gì. Cho nên, khi viết thư từ chối, bạn chỉ cần thỏa hai yếu tố đó là đủ.

Ví dụ: Vì cần thời gian giải quyết việc gia đình, tôi xin phép từ chối tham buổi phỏng vấn ngày hôm nay.

Thứ hai, không cần quá tập trung chi tiết cho lý do. Nhiều ứng viên lo lắng rằng lý do quá đại trà, nhà tuyển dụng sẽ nghĩ mình đang nói dối, từ đó, lý do càng cụ thể, rõ ràng sẽ càng dễ nhận được sự cảm thông hơn. Tuy nhiên, việc đó sẽ chỉ làm tốn thời gian của bạn. Nhà tuyển dụng chỉ cần biết lý do từ chối của bạn thuộc loại nào (cá nhân, gia đình, không có thời gian, đã có việc…) để báo cáo với cấp trên, còn cụ thể ra sao (bận gì, trông nom ai, phải đi đâu…) không phải là mối quan tâm của họ.

Thứ ba, ở mỗi phần của bố cục thư từ chối:

1. Lời chào
2. Từ chối tham gia phỏng vấn và lý do
3. Lời cảm ơn

chỉ cần từ 1 – 2 câu. Nội dung đơn giản không chỉ giúp bạn – người lao động tiết kiệm thời gian viết mà còn tiết kiệm thời gian đọc cho các đội nhân sự.

Kết

Đối với email, thông báo hay các văn bản sử dụng trong công việc, sự ngắn gọn và dễ hiểu là yếu tố ưu tiên hàng đầu. Một mẹo nhỏ cho bạn là chuẩn bị sẵn nội dung thư (cảm ơn, nhận việc, từ chối…) trong hộp mail hoặc thư nháp điện thoại để khi cần có thể lấy ra sử dụng ngay.

Nếu doanh nghiệp tạo ra được thương hiệu tuyển dụng qua cách trả lời ứng viên “có tâm” thì ứng viên cũng có thể tạo được ấn tượng cá nhân khi ứng dụng được nghệ thuật từ chối thông minh vào cách trả lời nhà tuyển dụng nói riêng và trong công việc nói chung.

Điều quan trọng nhất trong nghệ thuật từ chối là đừng bao giờ im lặng. Có thể bạn lo sợ nói lời từ chối sẽ khiến người đọc/ người nghe khó chịu nhưng chính sự im lặng đó mới thể hiện sự thiếu tôn trọng người khác. Hay nói cách khác, bạn luôn muốn biết kết quả phỏng vấn của mình (dù đậu hay rớt) thì nhà tuyển dụng cũng luôn muốn câu trả lời (dù đồng ý hay từ chối) từ bạn.

Viec.Co chúc bạn tìm được công việc phù hợp và luôn gây được ấn tượng tốt đến nhà tuyển dụng nhé!