Chuyện “Được phỏng vấn/ được nhận việc” đối với ứng viên và “Chọn được ứng viên” đối với nhà tuyển dụng, trong điều kiện lý tưởng, đó là điều hai bên đều muốn đạt được sau những buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, mọi việc không phải lúc nào cũng đi theo hướng mà ta muốn. Việc gặp nhiều ứng viên nhưng không chọn được người phù hợp hay muốn từ chối việc vì cảm thấy chỗ làm/ công việc không phù hợp… vẫn thường xuyên xảy ra. 

Vậy, làm thế nào để từ chối thông minh khi:

• Bạn (nhà tuyển dụng) không chọn được ứng viên phù hợp?
• Bạn (người lao động) không muốn nhận việc từ nhà tuyển dụng?

Lợi ích của việc từ chối thông minh hay còn gọi là từ chối khéo:

• Nâng cao giá trị của mình đồng thời thể hiện được sự tôn trọng đến người khác.
• Giữ được quan hệ tốt với ứng viên/ nhà tuyển dụng.

Ở bài này, Viec.Co sẽ hỗ trợ nhà tuyển dụng cách từ chối ứng viên thật khéo léo để hạn chế gây phản cảm cho họ khi biết mình không đậu phỏng vấn.

A. Khi bạn là nhà tuyển dụng

Trong quá trình tìm kiếm ứng viên, nhà tuyển dụng cần gửi phản hồi đến nhà tuyển dụng vào 2 lần:

1. Sau khi nhận được hồ sơ
2. Sau buổi phỏng vấn

Đối với thời điểm sau khi nhận hồ sơ, nhà tuyển dụng có thể gửi lại cho ứng viên email hoặc thông báo “Đã nhận hồ sơ” để thể hiện rằng bạn trân trọng ứng viên của mình.

Đối với thời điểm sau buổi phỏng vấn, nếu ứng viên tham gia phỏng vấn không đáp ứng được yêu cầu công việc, nhà tuyển dụng có thể từ chối thông minh bằng những cách như sau:

1. Không lặn mất tăm khi ứng viên fail

Hãy tưởng tượng bạn – nhà tuyển dụng mời ứng viên phỏng vấn, nhưng đến ngày phỏng vấn, họ không đến mà cũng không báo trước với bạn. Lúc đó, bạn cảm thấy như thế nào? Cảm xúc đó cũng tương tự khi ứng viên không nhận được bất cứ phản hồi nào từ nhà tuyển dụng.

Cảm giác không được tôn trọng, cảm giác thấp thỏm không biết nên tiếp tục chờ hồi âm hay tìm thêm việc khác; cảm giác lo lắng khi nghĩ về buổi tuyển dụng đã qua và cứ ray rứt “Đáng lẽ mình nên trả lời thế này thay vì thế kia”… Tóm lại, khi không được nhận hồi âm từ nhà tuyển dụng, ứng viên có xu hướng cảm nhận tất cả những cảm xúc tiêu cực trên.

Và khi trải qua tất cả các cung bậc cảm xúc tiêu cực đó, họ sẽ dần hình thành ấn tượng xấu về công ty, rồi sau đó, chia sẻ trải nghiệm không vui đó đến những người xung quanh. Một khi tình huống không vui này xảy ra, hình ảnh, danh tiếng công ty cũng sẽ bị ảnh hưởng nặng nề. Từ đó, việc kinh doanh trở nên khó khăn hơn; chuyện tìm kiếm – thu nạp nhân tài cũng dần có xu hướng trở thành “mò kim đáy bế”.

Vậy, sau khi phỏng vấn ứng viên chưa có đủ tố chất cho vị trí bạn cần, cách đơn giản và nhanh nhất nhà tuyển dụng có thể làm là gửi một email/ thông báo về vấn đề không ra quyết định tuyển dụng ứng viên ấy. Cảm ơn, xin lỗi họ và chúc họ tìm được công việc mới phù hợp.

Tip 1: Nhà tuyển dụng có thể lưu mẫu tin này lại, khi cần gửi ứng viên sẽ có thể thực hiện ngay, tiết kiệm thời gian để làm các khâu khác của phễu tuyển dụng như lọc hồ sơ mới, sắp xếp thêm vài buổi phỏng vấn khác hoặc chỉnh sửa nội dung tin đăng và các công tác hỗ trợ nhân sự hiện tại của công ty…

Tip 2: Tin phản hồi từ chối nên được trả lời đến ứng viên trong 3 ngày. Nhiều công ty thường đợi (1 – 2 tuần) tổng hợp các ứng viên chưa phù hợp và gửi mass thông tin một lần để “cho tiện” nhưng chính điều đó thường khiến người lao động cảm thấy khó chịu. Thông báo sớm đến họ cũng là một cách để doanh nghiệp bạn giúp các ứng viên nhanh chóng tìm việc khác – và họ thường sẽ rất vui vì điều đó.

2. Nhận xét điểm mạnh – yếu của ứng viên trong thư phản hồi

Khi viết thư từ chối ứng viên, các đội nhân sự vẫn có thể khiến nội dung thư của mình có ích cho ứng viên thay vì chỉ những câu “Cảm ơn – Xin lỗi – Chúc tìm được việc” rập khuôn, chán ngắt.

Một gợi ý cho các nhà tuyển dụng là: Hãy thêm nhần nhận xét điểm mạnh – yếu của ứng viên.

Đưa ra các điểm bạn ấn tượng về ứng viên trong buổi phỏng vấn, các điểm mạnh của họ, ngoài vị trí họ ứng tuyển thì phù hợp với vị trí nào (nếu công ty đang tuyển các vị trí này bạn cũng có thể giới thiệu), điểm chưa đạt trong buổi phỏng vấn của họ là gì (VD: trình bày lan man, kiến thức chuyên môn còn thiếu, mâu thuẫn trong khi trả lời…) và giới thiệu đến họ các tài liệu tham khảo phù hợp (VD: Cách trả lời phỏng vấn đúng trọng tâm, Nên chuẩn bị gì trước khi phỏng vấn…)

Việc thêm phần nhận xét trong thư phản hồi sẽ giúp ứng viên tốt hơn trong các lần phỏng vấn sau, đồng thời, hiểu rằng nhà tuyển dụng thật sự để tâm đến họ trong buổi phỏng vấn. Bên cạnh đó, nó còn tạo được giá trị nội dung cũng như gây dựng được thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp của công ty cho người nhận.

3. Dùng email, SMS, notification thay cho gọi trực tiếp

Để tránh gây phản cảm cho ứng viên (hãy nghĩ đến việc bạn nhấc một cuộc điện thoại lên và nhận tin mình không đậu phỏng vấn), nhà tuyển dụng nên sử dụng email, SMS hoặc thông báo (notification) thay cho gọi trực tiếp khi thông báo tin không tuyển dụng đến ứng viên.

Hiện tại, phần thông báo (notification) của app Viec.Co có thể sử dụng để gửi tin phỏng vấn đến ứng viên, thông báo giờ làm, nhắc chấm công… Về kết quả phỏng vấn, khi nhà tuyển dụng cập nhật kết quả của ứng viên lên hệ thống thì kết quả đó sẽ được tự động gửi đến email của từng ứng viên. Tính năng thông báo kết quả phỏng vấn qua notification của app sẽ được hoàn thiện thêm trong thời gian tới.

Lưu ý: Với các công việc văn phòng/ tiếp xúc nhiều với công cụ văn phòng, thư điện tử, email sẽ là kênh liên hệ phù hợp. Còn đối với các công việc phổ thông, chủ yếu hoạt động kho bãi, vận chuyển, giao nhận, SMS hoặc các thông báo tự động từ ứng dụng (những ứng dụng, công cụ dễ thao tác trên điện thoại thông minh) sẽ là kênh liên hệ phù hợp hơn cho nhà tuyển dụng và người lao động.

4. Ngắn gọn, không màu mè

Nội dung thư từ chối không cần cầu kì, hoa mĩ hay câu dẫn quá nhiều. Lời văn càng trau chuốt, dài dòng càng dễ khiến người nhận “vỡ mộng”. Nói chung, thư từ chối ứng viên chỉ cần 4 nội dung chính:

1. Cảm ơn vì đã ứng tuyển
2. Xin lỗi và từ chối ứng viên vì chưa phù hợp
3. Nhận xét điểm mạnh – yếu
4. Chúc ứng viên sớm tìm được công việc mới

Với mỗi mục, chỉ cần sử dụng 1 – 4 câu để bố cục nội dung thư không trở nên quá dài dòng.

Ví dụ:

Mục 1: Cảm ơn

Kính gửi anh/ chị ____,

Đầu tiên, công ty ____ cảm ơn anh/ chị vì đã tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí ____ cùng chúng tôi vào ngày ____. Chúng tôi đánh giá cao kinh nghiệm, kĩ năng cũng như sự đầu tư của anh/ chị trong buổi phỏng vấn.

Mục 2: Xin lỗi và từ chối

Tuy nhiên, chúng tôi rất lấy làm tiếc khi phải đưa ra quyết định chọn những hồ sơ khác phù hợp hơn với công việc và không thể hợp tác cùng bạn trong lần tuyển dụng này.

Mục 3: Nhận xét điểm mạnh yếu

Qua buổi phỏng vấn cùng anh chị, chúng tôi rất ấn tượng với [liệt kê các điểm mạnh]. Tiếp tục trau dồi, phát huy các điểm mạnh này sẽ hỗ trợ anh/ chị rất nhiều trong công việc.

Ngoài các điểm ấn tượng thì cũng có vài điểm chưa tốt như [liệt kê]. Chỉ cần khắc phục và hoàn thiện thêm các kĩ năng này, chắc chắn anh/ chị sẽ dễ dàng gây ấn tượng hơn cho nhà tuyển dụng.

[Giới thiệu một số tư liệu, bài viết liên quan để trau dồi kĩ năng, kinh nghiệm phỏng vấn cho ứng viên]

Mục 4: Chúc ứng viên sớm tìm được công việc mới

Một lần nữa, xin cảm ơn bạn vì đã tham gia buổi phỏng vấn. Chúng tôi chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp và gặt hái nhiều thành công trong công việc, cuộc sống.

Lưu ý: Với các công việc phổ thông, mục 3 có thể không cần thiết vì các công việc này thường không yêu cầu kinh nghiệm hay kĩ năng quá cao. Lý do từ chối các công việc phổ thông đa phần cũng là: Không xếp được thời gian, không đồng ý mức lương, yêu cầu giới tính, tuổi… nên nhà tuyển dụng không cần đưa mục 3 vào tin từ chối ứng viên.

Kết

Dù bạn – nhà tuyển dụng đi câu chữ nhẹ nhàng, ngọt ngào thế nào, việc rớt phỏng vấn cũng ít nhiều gây cảm giác không vui cho ứng viên. Vì vậy, bạn không cần câu nệ hay cảm thấy quá nặng nề khi viết thư từ chối họ. Bởi càng cảm thấy nặng nề, lời văn càng muốn tránh gây sát thương thì sẽ càng dễ bị lan man, dông dài và khiến người đọc “lạc lối”, không biết mình có đang bị từ chối hay không và dẫn đến việc xóa tin luôn ngay khi mới chỉ đọc được vài dòng.

Với những hướng dẫn cụ thể và vô cùng đơn giản trên, Viec.Co chúc bạn – nhà tuyển dụng sẽ chọn được những ứng viên tốt nhất và đồng thời giữ được quan hệ tốt với những ứng viên chưa phù hợp. Hãy nhớ rằng, một thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp không phải chỉ là khi bạn chào mời họ đến với công ty. Sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng còn được thể hiện qua cách bạn tiễn bước họ.

Dành cho người lao động: Ở phần tiếp theo của bài “Nghệ thuật từ chối thông minh”, Viec.Co sẽ hướng dẫn các bạn cách từ chối nhà tuyển dụng nhưng vẫn thể hiện được tính chuyên nghiệp và nhận được sự đánh giá cao từ phía các công ty – doanh nghiệp. Các bạn nhớ đón xem nhé!

Đọc thêm:
6 Thách thức tuyển Mass cho ngành bán lẻ & nhà hàng (F&B)
NÊN & KHÔNG NÊN trong Tuyển dụng ngành Bán Lẻ