Quay lạiThời gian tuyển dụng dài gây ra hai cái hại cho doanh nghiệp của bạn
- Nó ảnh hưởng tiêu cực tới Thương hiệu tuyển dụng của bạn; vì ứng viên của bạn cơ bản là chẳng thích chờ đợi
- Nó cũng ảnh hường trực tiếp tới doanh nghiệp của bạn vì rõ ràng có một vị trí nào đó đang bị trống hay bị ở trạng thái phụ việc.
Giảm thời gian tuyển dụng là một trong những ưu tiên hàng đầu của Nhà tuyển dụng. Điều này còn đặc biệt đúng với các bạn phải tuyển Mass (tuyển hàng loạt).
Để giúp bạn tối ưu quy trình tuyển dụng, qua đó rút ngắn thời gian tuyển dụng, chúng tôi sẽ trình bày cho bạn 10 phương pháp để đạt được mục đích này.
1. Hãy trở nên Data-Driven (tạm dịch: văn hóa dữ liệu)
Trước khi muốn cải tiến bất kì cái gì, bạn cần phải đo lường được nó. Và vì vậy, cái đầu tiên bạn cần là dữ liệu.
“If you can’t measure it, you can’t improve it.”
Peter Drucker.
Vậy thì bước 1 bạn cần phải làm, đó là trả lời những câu hỏi sau
- Mất bao lâu để bạn tuyển xong 1 vị trí
- Thời gian một ứng viên đi qua mỗi bước trong quy trình (ví dụ, từ lúc họ bắt đầu ứng tuyển, cho tới khi họ được phỏng vấn)
- Tốc độ tuyển dụng của bạn so với ngành đang là như thế nào?
- Mất bao nhiêu ngày từ lúc phỏng vấn cho tới lúc đưa ra đề nghị nhận việc.
Vậy đó, bước một là cứ phải tập hợp dữ liệu, xác định khúc nào đang là nghiêm trọng nhất và xem điểm nào tiềm năng (low-hanging fruit) để xử đầu tiên. Hãy nhớ rằng, bạn có khoảng 10 ngày trước khi một ứng viên tốt sẽ bị hớt tay trên bởi ai đó.
2. Thiết lập một quy trình tuyển dụng có cấu trúc
Thấy hiển nhiên?! Hẳn vậy, tuy nhiên cũng rất hiều công ty vẫn cần cải thiện về phần này. Không có một quy trình tuyển dụng có cấu trúc nghĩa là thời gian tuyển dài hơn để tuyển và mỗi lần tuyển là… mỗi mới.
Kể cả bạn đã có quy trình, hãy thử lấy một cái bảng lớn và vẽ mọi thứ lại. Từ bước đầu tiên cho tới bước cuối cùng, hành trình của ứng viên (candidate journey) trông sẽ như thế nào? Hãy làm mọi thứ rõ ràng, được chia nhỏ, và đây là cách duy nhất để bạn có thể bắt đầu cải tiến.
Một quy trình được văn bản hóa cũng giúp bạn không bị chậm lại và cải thiện tốc độ tuyển một cách rõ rệt vì bạn biết chính xác làm gì ở mỗi bước.
Quy trình tuyển dụng có cấu trúc là tiết kiệm chi phí và hợp lý hóa cách bạn tìm kiếm, và đánh giá ứng viên. Nó cũng cho bạn những kết quả rõ ràng, đo đếm được và cuối cùng giúp bạn tránh khỏi những thiệt hại vì tuyển sai.
Adam Robinson (CEO và Co-founder của Hireology)
3. Xây dựng nguồn ứng viên chủ động
Nguồn ứng viên, một nhóm đã được bạn sàng lọc sơ lược cho một vị trí cụ thể, là một trong những cách để giảm thời gian tuyển dụng cực kì hiệu quả.
Khi bạn đã có một lượng hồ sơ “chuẩn”, bạn sẽ không còn phải quảng cáo, chờ đợi các lượt ứng tuyển, và sàng lọc ứng viên. Tất cả những gì bạn cần là tiếp cận những người này cho các vị trí đang mở.
5 bước giúp bạn xây nguồn ứng viên dạng sẵn sàng này
- Xác định những vị trí cần tuyển
- Xác định các tiêu chuẩn của các vị trí này (kĩ năng, mức độ phù hợp văn hóa…)
- Tìm kiếm những cơ hội mà bạn để bạn tìm thấy những ứng viên lý tưởng như Sự kiện, Sự kiện của ngành, các hội chợ việc làm…)
- Xác định ứng viên tiềm năng mà phù hợp và tiếp cận họ
- Giữ liên hệ với những người này bằng cách chia sẻ các nội dung hữu ích; và cá nhân hóa các nội dung bạn gửi tới cho họ (mời họ cà phê!?)
Tất nhiên mỗi nhóm ứng viên và loại hình công việc bạn cần thêm/ bớt với bước trên. Nhưng việc chủ động và nghĩ mọi cách để chuẩn bị sẵn một hồ ứng viên là việc cần phải đầu tư và luôn là cách cực kì hiệu quả để rút ngắn việc tuyển dụng.
Thử đặt thói quen 30 phút/ tuần để xây dựng nguồn ứng viên chủ động, hay cả khi bạn đang không trong giai đoạn tuyển.
4. Cải thiện trang tuyển dụng của bạn
Ứng viên thường ghé thăm trang tuyển dụng của bạn ít nhất 2 lần trong suốt quá trình tuyển dụng để (1) Họ đọc lại về công việc đang tuyển; (2) Khi họ cân nhắc đề nghị tuyển dụng của bạn.
Nếu trang tuyển dụng không đủ hâp dẫn ứng viên về công việc, họ sẽ bỏ cơ hội này và cuối cùng từ chối đề nghị nhận việc của bạn.
Website tuyển dụng, cái tưởng chừng không liên quan này, cuối cùng ảnh hưởng một cách mạnh mẽ tới thời gian tuyển của bạn vì ít ứng viên hơn, và cũng ít ưng viên đồng ý nhận việc hơn.
Cải thiện trang tuyển dụng dụng, có thể giúp bạn cải thiện tỷ lệ bỏ ngang và tỷ lệ từ chối nhận việc
Tất nhiên “website” tuyển dụng của bạn cũng có thể chính là Facebook tuyển dụng/ nghề nghiệp của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, nếu đã có hãy đầu tư và tương đối đảm bảo tính nhất quán cho nó. Một gợi ý ngắn để bạn kết hợp cả hai
- Đảm bảo website được đầu tư các nội dung mang tính chính thức/ cố định vào website, như Văn hóa, sứ mệnh, các phúc lợi, và tổng hợp toàn bộ công việc mới nhất
- Facebook page, với đặc tính theo kiểu News/ Timeline post; thì có thể dành nhiều hơn cho các nội dung hữu ích, hay sự kiện nội bộ công ty…
Thực tế là bất kì nhân sự nào của bạn khi đi làm cũng muốn gắn với một công việc ý nghĩa với một sứ mệnh rõ ràng. 76% họ nghĩ rằng thật sự quan trọng khi công ty của họ đang đem lại sự khác biệt/ giá trị cho cộng đồng.
5. Đầu tư nghiêm túc vào một hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS)
Những nhà tuyển dụng Mass, rất nhiều đã quen với việc thực tế thì quy trình không quá phức tạp, và tự tổ chức mọi thứ trên Excel/ Spreadsheet. Làm việc lâu ngày ở môi trường này khiến bạn đôi khi không để ý rằng có cực kì nhiều thao tác/ công việc đang rất giấy tờ – thủ công với “hệ thống” này. Ví dụ, việc gọi cho ứng viên, hẹn ứng viên, nhắn tin cho ứng viên. Đó là những bước có độ lặp lại rất cao.
Vậy thì đây chính là một trong những nỗi đau mà ATS có thể giúp bạn giải quyết. Tự động hóa phần lớn các công việc/ thao tác thủ công. Hơn nữa, nó cũng giúp bạn luôn nắm được tiến độ tuyển dụng theo thời gian thực.
Tìm hiểu thêm hệ thống Quản trị tuyển dụng Mass toàn diện của Viec.Co ở đây
6. Sử dụng các bài kiểm tra sàng lọc tự động & điện tử
Rất nhiều nhà tuyển dụng thông minh và kinh nghiệm, lâu dần theo thời gian họ cũng xây được các bài kiểm tra hay câu hỏi sàng lọc ban đầu giúp họ (1) Hiểu nhanh về ứng viên trước phòng vấn; (2) Giảm tỷ lệ nghỉ việc (turn-over rate) sau đó.
Việc này vừa rút ngắn thời gian tuyển dụng, đánh giá ứng viên chính xác hơn, và cũng nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Tuy nhiên, phần lớn các bước này đang được thực hiện dưới dạng thủ công/ giấy tờ, hoặc kém tính đồng bộ. Một hệ thống ATS tốt, hoặc một hệ thống kiểm tra độc lập bên ngoài; rất có thể giúp bạn:
1. Phân phối những bài kiểm tra/ câu hỏi sàng lọc này tới ứng viên hiệu quả nhanh chóng, 100%
2. Giúp bạn lưu trữ một cách có hệ thống lại các phương pháp này, để tối ưu dần theo thời gian
3. Đảm bảo tính đồng nhất của quy trình dù bạn có đang triển khai ở bao nhiêu tỉnh thành đi nữa.
7. Hẹn và phỏng vấn nhanh gọn
Trì hoãn lịch hẹn phỏng vấn ảnh hưởng trực tiếp vào thời gian tuyển dụng. Với việc phải tuyển dụng hàng trăm hay cả ngàn ứng viên, tốt nhất là đội ngũ tuyển dụng cần có một hệ thống tự động hóa việc nhắc nhở, hẹn, và sắp xếp lịch với ứng viên. Đây cũng là những điểm sẽ giúp cải thiện trải nghiệm ứng viên của bạn
Nếu bạn có nhiều hơn một vòng phỏng vấn, tốt nhất là hãy làm cho nó diễn ra liên tục tại một điểm.
Tối ưu thời gian phỏng vấn, mà không làm đánh đổi việc thẩm định chất lượng ứng viên
1. Thuộc mô tả công việc
2. Xem lại lịch sử làm việc của ứng viên/ hay bài kiểm tra (điểm 7. có nhắc tới)
3. Có sẵn và thuộc các câu hỏi quan trọng
4. Đảm bảo môi trường phỏng vấn là thoải mái và sẵn sàng.
Đối với các nhà tuyển dụng mass, thì công tác hậu cần trước ngày phỏng vấn nên được lưu ý. Lý do là bạn có thể phải tuyển dụng rất nhiều người cùng một lúc. Nếu không có những sắp xếp, chuẩn bị tốt, thì với lượng ứng viên lớn, mọi thứ dễ bị rối vào nhau.
8. Phối hợp chặt chẽ với người cần tuyển dụng (hiring manager) xuyên suốt quy trình
Đây là điểm tưởng chừng khá hiển nhiên nhưng thực tế thường không diễn ra như vậy. 61% các Hiring manager thường cảm thấy người tuyển dụng hiểu biết ất hạn chế hoặc tới mức trung bình về vị trí họ đang cần tuyển.
Đôi lúc, các nhà quản lý cũng kì vọng khác nhau ở người tuyển dụng. Ví dụ, một người có thể muốn cập nhật về từng ứng viên; có người thì lại muốn cập nhật cùng một lúc. Nhưng bất kể xu hướng của họ sao, điều quan trọng là bạn phải thường xuyên tương tác với họ để tránh các hiểu nhầm mà cuối cùng đánh vào chỉ số thời gian tuyển dụng của bạn.
Trao đổi là chìa khóa ở đây!
Hãy đảm bảo là tất cả đang có cùng một tiêu chí về ứng viên mà họ muốn tìm kiếm. Đồng thời hãy đảm bảo thông tin về tiến độ tuyển dụng luôn được các bên nắm rõ.
9. Tối ưu việc giao tiếp với ứng viên
Hầ hết ứng viên ngày nay không còn là những con người kiên nhẫn. Họ muốn biết chính xác từng bước trong tuyển dụng, và theo thời gian thực thì càng tốt.
Không phản hồi ứng viên khi họ email/ chat/ nhắn tin/ gọi điện đôi lúc khi đã khuya hoặc cuối tuần, có vẻ không phải là một lựa chọn.
Cũng có vài cách để những việc trên vào cuối tuần bớt đau thương. Ví dụ, khi họ nhắn tin/ gọi điện thì thay vì hotline cá nhân của bạn, hãy chọn ATS có giải pháp tổng đài thì lập tức các thông tin này được ghi nhận lại dễ dàng. Ngày mai bạn có thể gọi lại. Việc này cũng giúp bạn có một cuộc sống cân bằng và đỡ stress hơn. Một số khác thì có thể tiếp cận bằng hình htuwcs chatbot. Quan trọng là hãy cho họ sự phản hồi.
Thống kê cho thấy chỉ 14% ứng viên cảm thấy được phản hồi kịp thời.
10. Đào tạo đội ngũ tuyển dụng của bạn
Sẽ luôn có đất để chúng ta cải thiện. Có vẻ con người thời đại này, sẽ dần quen với việc học tập và cải thiện bản thân liên tục.
Tuyển dụng thời nay, cũng đang có những thay đổi nhanh chóng, việc có những buổi huấn luyện định kì để giúp đội nhóm của bạn cập nhật với các phương thức/ xu thế mới nhất sẽ là việc phải làm hơn là làm-được-thì-tốt.
Dù có rất nhiều cái có thể đào tạo, tuy nhiên, gợi ý cho bạn là hãy thử bắt đầu ở việc đào tạo phỏng vấn. Đây là việc giúp ích cho cả Người quản lý lẫn người tuyển dụng và cùng giúp họ chọn được ứng viên tốt nhất một cách nhanh chóng.
Kết luận
Chỉ số Thời gian tuyển dụng đã luôn là một trong những chỉ số quan trọng (KPI) của bộ phận tuyển dụng. Nó đo lường khoảng thời gian từ lúc ứng viên ứng tuyển cho tới lúc họ đồng ý nhận lời vào làm.
Vì vậy, nó cho bạn thấy mức độ nhanh chóng của bạn trong việc tìm ra ứng viên phù hợp nhất. Có rất nhiều lý do khiến việc chậm trễ ở khâu này sẽ không tốt cho doanh nghiệp, nên tốt nhất, hãy tìm cách tối ưu chỉ số này.
Hơn nữa, ứng viên giờ cũng không kiên nhẫn như trước. Họ muốn nhanh/ ngay/ luôn trong thời đại smartphone và News feed của facebook được cập nhật liên tục.
Thách thức là vậy, nhưng hãy tự tin rằng còn quá nhiều điểm bạn có thể tìm ra và cải tiến cho quy trình tuyển dụng của mình. Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu 10 cách mà chắc chắn sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian tuyển dụng. Hãy bắt đầu bằng cách nhìn lại hành trình của ứng viên, và chọn lấy vài điểm để bắt đầu cải thiện.
Tham khảo: Internet & Haver.com
