Trong 2 tuần trở lại đây, các công ty, doanh nghiệp đã quay lại văn phòng và có kha khá doanh nghiệp bắt đầu tuyển dụng trở lại. Vậy, sau mùa work from home, đội nhân sự cần chuẩn bị những gì để chào đón nhân viên quay trở lại văn phòng, xây dựng kế hoạch tuyển dụng các vị trí mới cũng như chuẩn bị cho các buổi phỏng vấn trong tương lai?

 Đối với nhân viên hiện tại

Dù dịch bệnh đã qua cơn nguy hiểm, team nhân sự cũng cần đảm bảo sức khỏe cho đội nhà của mình. Đo nhiệt độ cơ thể nhân viên vào khung giờ cố định trong ngày (VD: Giờ vào làm – Giờ tan ca), ghi nhân lại và theo dõi xuyên suốt đến khi dịch bệnh đi khỏi hoàn toàn. Việc theo dõi này sẽ giúp doanh nghiệp sớm nhận biết nếu nhân viên có dấu hiệu mắc Covid-19, nhanh chóng đưa họ cách ly – chữa bệnh và hạn chế được việc lây nhiễm chéo virus trong môi trường làm việc.

 Bên cạnh việc thường xuyên kiểm tra sức khỏe, đội nhân sự cũng cần chăm sóc kĩ càng cho nhân viên của mình. Thay vì những buổi xế, happy hours với đầy ắp bánh kẹo, nước ngọt, thức ăn nhanh như trước đây, đội HR có thể thay thế thành các loại trái cây giàu Vitamin C, nước ép trái cây để bổ sung sức đề kháng cho “gà nhà”. Chia sẻ menu ăn trưa dinh dưỡng, giới thiệu công thức, tips nấu nướng – pha chế các món tốt cho sức khỏe (trà tắc mật ong, trà cam xả, nấu nướng các món rau củ, nguyên hạt…) để mọi người vừa được khỏe mạnh làm việc, vừa góp phần đẩy lùi dịch bệnh.

 Ngoài sức khỏe, đội nhân sự còn phải chăm sóc và thấu hiểu tâm trạng của nhân viên. Sau một thời gian dài đã quá quen với việc nằm ườn trên giường, ghế sofa khi làm việc tại nhà, ắt hẳn nhân viên công ty sẽ dễ có xu hướng đi trễ vài phút, cảm thấy mỏi mệt khi phải ngồi 8 tiếng trên ghế tựa và không mấy thiết tha với công việc… Lúc này, để vực lại bầu không khí tươi vui, năng lượng cho không gian làm viêc, đội nhân sự cần thêm chút gia vị cho ngày làm việc bằng vài cách đơn giản như:

•  Giải trí tập thể với Tik Tok: Nhờ sự phát triển mạnh của các clip trào lưu, trend quay video vui với âm nhạc bắt tai, Tik Tok đang là kênh mạng xã hội làm mưa làm gió trong thời gian gần đây. Đội nhân sự có thể xây dựng các bài nhảy đơn giản, thể dục hoặc các động tác phổ biến trên Tik Tok, quay lại khoảnh khắc đó, ghép nhạc, chia sẻ với toàn thể nhân viên và các followers trên đa kênh mạng xã hội (Tik Tok, Facebook, Instagram, LinkedIn, Zalo…) Đây vừa là tư liệu truyền thông, vừa là cách tạo gắn kết cũng như bồi dưỡng sức khỏe, thêm niềm vui cho nhân viên công ty.
•  Tận dụng sức mạnh của truyền thông online, đội nhân sự cần có các bài share – tips phòng chống Covid-19 và thông tin đến nhân sự qua các kênh làm việc nội bộ công ty (Trello, Workplace…), hoặc gửi các thông báo, tin tức về tình hình dịch bệnh cho nhân viên qua email, Skype, Telegram, các nhóm trao đổi nội bộ… Đội nhân sự cũng có thể nhờ nhân viên làm các bảng khảo sát, góp ý để điều chỉnh kế hoạch chăm sóc hậu work from home phù hợp với nhu cầu thực tế của nhân viên hơn.
• Bên cạnh truyền thông online, bảng tin chung ở văn phòng cũng là nơi đội nhân sự cần chăm chút. Thay vì dán các bài về cách đeo khẩu trang, rửa tay, vệ sinh cá nhân đúng cách… đội HR công ty có thể trang trí bảng bằng hình ảnh nhân viên công ty tuân thủ các yêu cầu phòng ngừa Covid-19 hoặc các khoảnh khắc mặc đồ ngủ làm việc mùa #workfromhome, ngày #backtooffice đầu tiên… Những hình ảnh đó sẽ mang tính gần gũi, khiến mọi người có hứng thú hơn là các bài thông tin nhàm chán.

Thêm vào đó, nếu team HR có đủ nhân lực, việc xây dựng một đội chịu trách nhiệm “Tư vấn – Hỗ trợ nCOv” là điều các bạn nên thử. Đội này sẽ:

• Chuẩn bị các nhu yếu phẩm trọng yếu và cung cấp cho nhân sự công ty khi cần (Cần ghi nhận lại để mọi người đều được hưởng quyền lợi đồng đều; có quy định sử dụng rõ ràng để tránh lãng phí)
• Trang bị kiến thức vững vàng về Covid-19 và giải đáp cho nhân viên khi cần
• Cập nhật và dẫn dắt các buổi thể dục, chăm sóc sức khỏe đúng cách cho toàn thể nhân viên

 Nói tóm lại, đội tư vấn – hỗ trợ nCOv này sẽ là nơi chăm lo – giải đáp thắc mắc từ A đến Z những câu chuyện xoay quanh chủ đều nCOv.

Đối với chuyện đăng tin tuyển dụng

Khi công việc bắt đầu quay về nhịp thông thường, đội nhân sự sẽ phải tiếp tục công cuộc săn người cho doanh nghiệp. Tuy nhiên tuyển dụng trong mùa này, đặc biệt đối với tuyển dụng mass, sẽ gặp phải các thách thức vừa cũ lại cũng vừa mới như:

• Lâu rồi không có bài tuyển dụng, bây giờ đăng lên có còn người tương tác không?
• Nên bắt đầu tuyển dụng lại trên các kênh nào?
• Cách tuyển dụng nào phù hợp cho đối tượng người lao động của mình?
• Mùa dịch vẫn chưa qua hết, liệu có nhiều ứng viên còn nhu cầu nộp hồ sơ không?
• Có nên liên lạc lại với các ứng viên đã cũ?
• Chi phí tuyển dụng cần được cân chỉnh thế nào?

Đầu tiên, trên các kênh mạng xã hội, website, team nhân sự cần thông báo với users về việc công ty đã quay lại làm việc bình thường. Cách đó sẽ giúp users, người theo dõi online nắm được tình hình hoạt động của công ty, đồng thời, nếu có đăng tin tuyển dụng, họ cũng sẽ an tâm để nộp đơn hơn.

Lưu ý: Những bài đánh dấu sự quay lại hoạt động của doanh nghiệp nên theo phong cách hóm hỉnh, bắt trend, tránh câu chữ dài dòng nhằm tạo sự tò mò và gây ấn tượng mạnh cho người xem.

Bước tiếp theo, đội tuyển dụng nên tiếp tục tuyển trên những kênh là thế mạnh của mình. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn tìm được nhân lực tốt trên group tuyển dụng công ty, bạn sử dụng tiếp kênh đó. Doanh nghiệp bạn phù hợp hơn khi tìm người trên các trang web chuyên tuyển dụng hoặc group cộng đồng tìm việc… thì bạn quay lại các kênh đó để tiếp tục tìm kiếm nhân sự.

Nếu có thời gian và đủ nhân lực, đội nhân sự nên cân nhắc mở rộng phạm vi đăng tin của doanh nghiệp. Có thể xin referral từ nhân viên, gia nhập thêm các group cộng đồng tuyển dụng trên facebook, zalo (sàng lọc nhóm có người lao động quan tâm đến loại hình công việc công ty đang cần tuyển; sinh sống ở nơi lân cận khu vực tuyển dụng) hoặc liên hệ hàng loạt ứng viên cũ và giới thiệu về công việc… Tiếp đó, đo đạc cách tuyển dụng có độ tương tác mạnh nhất, cho ra người tốt nhất của doanh nghiệp mình và tập trung sử dụng, mài dũa, đầu tư vào nó để “săn” người mới.

 Lưu ý:

• Khi đăng tin tuyển dụng, chất lượng tin đăng cũng đóng vai trò lớn trong việc có đem lại ứng viên hay không

• Chỉ liên hệ ứng viên cũ của tối đa 3 tháng trước. Những ứng viên xa hơn có thể đã quên mất họ từng nộp hồ sơ về công ty bạn. Trong trường hợp dư dả nhiều thời gian và nhân lực, đội HR hẳn suy nghĩ đến việc liên hệ các hồ sơ trên 4 tháng nhé!

 Về phần chi phí tuyển dụng, đội nhân sự nên đầu tư vào hệ thống tuyển dụng tự động và tập sử dụng những tính năng đơn giản trước. Đặc biệt với đội tuyển dụng mass, việc phân tán và quản lý tin tuyển dụng được đưa lên các kênh xã hội, hội nhóm nào rồi là điều không tưởng (đây thường là các con số khủng). Tiếp theo đó, việc quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ bằng tay cũng sẽ ngốn nhiều thời gian, đồng thời, dễ dẫn đến thiếu sót, “lạc trôi” thông tin. Do đó, có một hệ thống automatic làm hết các việc chân tay đó, đội nhân sự sẽ có nhiều thời gian để chăm chút những việc cần đầu tư trí óc hơn như: nâng cao chất lượng nội dung bài tuyển dụng, sáng tạo hình ảnh phục vụ cho việc tuyển dụng hoặc làm mới chính sách thưởng referral cho nhân viên…

Đối với chuyện phỏng vấn

Dù trước, trong, hay sau dịch, đội nhân sự vẫn luôn cần chăm chút cho buổi phỏng vấn để thu về được những ứng viên tiềm năng. Sau khi ứng viên đã xác nhận ngày phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần nhắc ứng viên chuẩn bị tài liệu, vật dụng cần thiết như: giấy tờ tùy thân, khẩu trang, trang phục phỏng vấn… Chuyên nghiệp hơn, nhà tuyển dụng có thể đính kèm bản đồ hướng dẫn đường đến công ty (đặc biệt là khi công ty của bạn ở những khu vực xa trung tâm hoặc có lối vào, đường đi rắc rối).

Nếu văn phòng công ty thuộc các tòa cao ốc gồm nhiều văn phòng cho thuê, đội tuyển dụng cần thông báo lễ tân ở sảnh về ứng viên – giờ hẹn phỏng vấn để họ nắm thông tin và hỗ trợ hướng dẫn khi ứng viên đến, tránh tình trạng ứng viên bị “lạc lỏng giữa đám đông”. Khi cảm thấy bị nhà tuyển dụng “lơ”, 20% ứng viên sẽ bỏ về, 80% sẽ có ấn tượng xấu về doanh nghiệp (và có xu hướng lan truyền ấn tượng xấu đó đến người quen) dù chưa bắt đầu buổi phỏng vấn.

Không kém phần quan trọng, khi gửi thông tin phỏng vấn, nhà tuyển dụng còn cần thông báo nơi gửi xe, phí gửi xe (nếu có), cách liên hệ khi đến phỏng vấn… ứng viên sẽ rất trân trọng những hướng dẫn tận tình này.

Và đương nhiên, với ứng viên bước vào văn phòng, đội nhân sự cần (1) Kiểm tra thân nhiệt, (2) Thực hiện các thao tác sát khuẩn đơn giản, (3) Hướng dẫn ứng viên vào phòng chờ và (4) Bắt đầu phỏng vấn.

Trong buổi phỏng vấn, việc đeo khẩu trang để bảo vệ sức khỏe cho cả hai bên là điều cần thiết, tuy nhiên, nhà tuyển dụng nên để ứng viên là người được lựa chọn đeo hoặc không khi phỏng vấn. Trong trường hợp đó là buổi phỏng vấn mass, đội nhân sự nên chia ứng viên thành các lượt phỏng vấn (tối đa 10 người/ lần) và sắp xếp thời gian liền kề nhau trong cùng một ngày để:

1. Bảo đảm an toàn sức khỏe
2. Tiết kiệm thời gian tuyển dụng
3. Dễ dàng so sánh ứng viên và ra quyết định chọn người chính xác

Trong một ngày, đội tuyển dụng chỉ nên phỏng vấn tối đa 50 người (Chia thành 5 lượt phỏng vấn, phân bổ giờ đều từ sáng đến chiều để ứng viên chọn khung giờ). Với số lượng ứng viên phỏng vấn nhiều hơn, team HR nên chia khung giờ cố định cho các ngày (Ví dụ: 9h – 10h; 10h – 11h, 11h – 12h; 14h – 15h, 15h – 16h) và sắp xếp ngày phỏng vấn liền kề nhau.

Lưu ý: Với tuyển mass, thời gian phỏng vấn – ra quyết định tuyển dụng chỉ nên cách thời gian bắt đầu công việc tối đa là 2 tuần. Doanh nghiệp sẽ bị “phỗng tay trên” nếu phản hồi ứng viên quá chậm. (Nhất là trong mùa Covid, người lao động thuộc nhóm bị cắt giảm nhân sự mùa dịch sẽ luôn muốn có việc mới càng nhanh càng tốt).

Kết

Nếu trong mùa dịch, đội nhân sự đã phải chuẩn bị hàng ngàn thứ cho work from home thì sau mùa dịch, các bạn lại có thêm vô vàn thứ cần lo để làm trơn tru những hoạt động back to office.

Lời khuyên cho các đội nhân sự là:
1. Lên danh sách các đầu mục quan trọng
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên
3. Viết chi tiết việc cần làm của từng đầu mục
4. Bắt tay vào thực hiện

Chỉ cần đi theo đúng các bước này, nỗi lo trở lại văn phòng hậu Covid-19 sẽ không khiến team HR cảm thấy bế tắc hay phải thở dài ngao ngán nữa.