Quay lại
Trong tuyển dụng nói chung, sự hứng thú của ứng viên dành cho công việc không chỉ nằm ở mức lương hay phúc lợi làm việc tốt. Chính thái độ của người nhân sự (người tuyển dụng) trong ngày phỏng vấn, cách giao tiếp với ứng viên trực tiếp cũng như gián tiếp và cách ta giữ mối quan hệ với ứng viên xuyên suốt từ khi họ nộp hồ sơ đến sau khi có kết quả phỏng vấn mới là những thứ khiến ứng viên thực sự ấn tượng, tin và muốn làm việc cùng ta trong tương lai.
Và trong tuyển mass, việc giữ tương tác tốt với lượng ứng viên lớn trong một lần tuyển dụng (từ 10 ứng viên trở lên) sẽ gây khó khăn cho các nhà tuyển dụng. Theo thống kê từ Ideal.com, có khoảng 60% người tìm việc cảm thấy bị đối xử thiếu chuyên nghiệp khi tham gia tuyển dụng. Và theo một khảo sát khác từ Career Builder, khi không hài lòng về cách tuyển dụng của công ty, 22% ứng viên sẽ khuyên người khác không nên “nộp mạng” vào “địa ngục” đó!
Thông thường ứng viên sẽ không hài lòng khi:
- Chờ xử lý hồ sơ chậm
- Thiếu giao tiếp giữa người tuyển – người ứng tuyển
- Thời gian tuyển dụng bị kéo dài
- Ứng viên không liên lạc được với nhà tuyển dụng
- Bị “lơ” khi hồ sơ không đạt
Vậy để giảm cảm xúc tiêu cực của ứng viên khi ứng tuyển vào doanh nghiệp cũng như tăng tính chuyên nghiệp cho các thương hiệu tuyển dung, Viec.Co sẽ hướng dẫn các đội HR 08 cách thúc đẩy tương tác của ứng viên trong tuyển mass.
1. Gây hứng thú cho ứng viên
Gây hứng thú cho ứng viên không chỉ nằm ở việc xây dựng nội dung bài tuyển dụng rõ ràng – chuyên nghiệp mà còn nằm ở cách nhà tuyển dụng xây dựng các kênh xã hội của công ty cũng như trang tuyển dụng chính.
Về cách xây dựng nội dung bài tuyển dụng, Viec.Co đã đề cập ở bài Xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp. Ở bài này, Viec.Co sẽ hỗ trợ nhà tuyển dụng xây dựng nội dung cho các kênh social media của công ty.
Với sự phát triển của TikTok cũng như sự bùng nổ tương tác của người dùng với video, việc đầu tư xây dựng nội dung video cho các kênh online (Facebook, Instagram, LinkedIn, Tiktok…) là điều nên làm. Nội dung cho các video này có thể là:
- Thông báo tuyển dụng thiết kế theo kiểu video
- Những khoảnh khắc tại nơi làm việc
- Nhân viên bắt trend TikTok
- Quay toàn cảnh/ giới thiệu văn phòng
- …
Ngoài ra, ta có thể dùng định dạng hình ảnh 360/ 3D để làm đa dạng cách trình bày nội dung hơn)
Người ta vẫn thường bảo: “Trăm nghe không bằng một thấy”, việc đưa những góc nhìn cận cảnh, chi tiết như thế sẽ giúp ứng viên hình dung được nơi mình sắp gắn bó, hiểu công việc, từ đó tự đánh giá được mức phù hợp giữa công việc và bản thân, dễ ra quyết định ứng tuyển và dễ thích nghi với môi trường làm việc hơn.
90% ứng viên sẽ tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp trước khi ra quyết định ứng tuyển
Theo HR daily
2. Gửi email/ SMS xác nhận hồ sơ
Có hơn 96% ứng viên muốn được nhận thư xác nhận “Đã nhận hồ sơ” sau khi ứng tuyển nhưng chỉ có 8% trả lời rằng họ luôn nhận được thư xác nhận sau khi nộp hồ sơ. Từ những con số đó, nhà tuyển dụng đã nhận thấy tầm quan trọng của việc xác nhận – tương tác với ứng viên rồi đúng không?
Với các nhà tuyển dụng mass, việc gửi nội dung cho từng ứng viên ngay sau khi nhận hồ sơ có thể khá vất vả (hãy tưởng tượng bạn phải gửi hơn 100 email/ SMS cho từng số liên lạc). Vì thế, các đội tuyển mass nên tổng kết tất cả hồ sơ và gửi xác nhận vào cuối ngày (nếu bạn đang phải làm thủ công bước này) hoặc sử dụng ngay hệ thống tuyển dụng – quản lý nhân sự tự động – ATS để rút ngắn thời gian cũng như công sức trong việc giữ liên lạc với ứng viên.
Với ATS, nhà tuyển dụng không chỉ dễ dàng chọn được ứng viên phù hợp mà còn có thể lưu trữ thông tin ứng viên một cách có hệ thống hơn. Ví dụ, khi sử dụng google sheet để quản lý ứng viên, chúng ta thường có xu hướng tạo file “lung tung” hay nói cách khác, cứ mỗi lần có kế hoạch tuyển dụng mới, chúng ta thường tạo ngay file mới (với lý do dễ hệ thống) và lãng quên ngay file cũ (dù đôi khi nội dung 2 files này không có gì quá khác biệt). Từ đó sẽ tạo ra nhiều file rác, các ứng viên đã từng liên hệ ở file cũ cũng nhanh chóng bị trôi vào quên lãng.
Còn khi dùng ATS, hồ sơ ứng viên cho 1 công việc/ vị trí sẽ được hệ thống chung một chỗ và phân loại chi tiết. Từ đó, nếu về sau công ty cần tuyển dụng tiếp vị trí này, HR có thể vào hệ thống và liên hệ lại với tất cả ứng viên
Tất cả thông tin liên lạc được lưu trữ lại trên ATS. Chỉ cần sử dụng các nút lệnh “Gọi”, “Chat”, “Hẹn phỏng vấn”… là nhà tuyển dụng sẽ ngay lập tức liên hệ được với ứng viên.
3. Phổ biến khung thời gian tuyển dụng và theo đúng lịch trình
Khung thời gian tuyển dụng rõ ràng (Mất bao lâu để xét hồ sơ, Sau bao lâu nhận được thông tin phỏng vấn, vòng phỏng vấn tiếp theo cách bao nhiêu ngày…) là điều mỗi ứng viên tham gia tuyển dụng đều muốn biết. Vì thế, HR luôn cần thông báo điều này đến các ứng viên tiềm năng của mình.
Bạn có thể thông báo khung thời gian tuyển dụng ở:
- Trực tiếp trên bài đăng tuyển
- Trong thư xác nhận hồ sơ
- Trên các kênh mạng xã hội của công ty (Facebook, LinkedIn, Instagram, Zalo…)
Tip: Nhà tuyển dụng không cần cung cấp ngày chính xác, chỉ cần cho khoảng thời gian ước tính (Ví dụ: Sau 3 ngày sẽ cho kết quả xem xét CV, sau 7 ngày sẽ gửi hẹn phỏng vấn đến ứng viên phù hợp…) để ứng viên cảm thấy an tâm hơn sau khi nộp hồ sơ.
Trong khoảng thời gian tuyển dụng, nếu có những thay đổi (chẳng hạn như tăng số ngày xét hồ sơ) hay cập nhật mới, nhà tuyển dụng cũng nên phổ biến với ứng viên thông qua các kênh trên.
Mạng xã hội là một kênh tiện lợi để phổ biến thông báo đến người dùng (và hiện tại gần như không ai là không dùng mạng xã hội). Nhà tuyển dụng có thể cân nhắc việc khuyến khích ứng viên Like/ Follow fanpage của công ty để có thể nhận thông báo mới về việc tuyển dụng.
4. Suy xét về việc cài đặt chatbot
Ứng viên/ người tìm việc luôn có rất nhiều câu hỏi khi họ quan tâm đến công việc bạn đăng tuyển (dù đôi khi những điều đó đã ghi rất rõ trong bài đăng). Và họ thường sẽ hỏi:
- Những câu giống nhau
- Vào những khung giờ rất “không hành chính” (12h trưa, 7h tối, 12 giờ khuya, 4 – 5 giờ sáng…)
Vì thế, việc copy – paste câu trả lời hay theo sát để giải đáp cho từng ứng viên gần như là điều không thể. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc việc sử dụng chatbot cho tuyển dụng.
Có thể sẽ có thắc mắc: “Ứng viên có thích nhận được trả lời từ chatbot hay không?”
Theo khảo sát từ Allegis, họ cho biết rằng 2/3 ứng viên cảm thấy hài lòng khi nhận được câu trả lời tự động ngay sau khi hỏi. Điều này cũng tương tự như khi ta trực tiếp đến quầy chăm sóc khách hàng tại ngân hàng, việc có nhân viên hỗ trợ ngay luôn khiến ta thoải mái hơn ngồi bốc số chờ lượt.
Bên cạnh đó, khi có chatbot, nhân sự sẽ có thêm thời gian để lo nhiều khâu khác của quy trình tuyển dụng (xem thêm hồ sơ mới, phổ biến tin đăng ra nhiều kênh, cải thiện nội dung tin đăng…). Nhờ vậy, quy trình tuyển dụng cũng sẽ chuẩn chỉnh hơn, chất lượng tin đăng tốt hơn, cải thiện trải nghiệm ứng viên và tăng cao số lượng nhân viên thực tuyển thành công.
Ngoài dùng chatbot, nhà tuyển dụng có thể tạo bộ FAQ (Frequently Asked Questions – Câu hỏi thường gặp) đặt sẵn trên trang tuyển dụng/ các trang social media để hỗ trợ ứng viên.
5. Sàng lọc hồ sơ một cách thông minh
Đối với tuyển mass, sàng lọc hồ sơ có lẽ là giai đoạn mệt mỏi nhất của phễu tuyển dụng. Vì vậy, để chọn được ứng viên phù hợp ở giai đoạn đầu mà vẫn tạo được hứng thú cho người tham gia phỏng vấn, các đội tuyển mass có thể làm như sau:
Sau khi ứng viên nộp hồ sơ, nhà tuyển dụng sử dụng hệ thống ATS và gửi mass bài test với các nội dung sau đến ứng viên:
- Trắc nghiệm tính cách (đánh giá xem ứng viên có tố chất phù hợp với công việc không
- Câu hỏi tình huống (đánh giá cách giải quyết vấn đề của ứng viên)
- Khả năng thích ứng với công việc (Ví dụ như khả năng tăng ca, làm cuối tuần, ngày bắt đầu nhận việc được…)
Cũng tùy thuộc vào tính chất công việc bạn đang tuyển mà cách thiết kế bài test có thể khác nhau. Ví dụ tuyển vị trí nhân viên bán hàng, phục vụ thì các câu hỏi trên là phù hợp. Nhưng đối với công việc làm kho, vận chuyển, nhà tuyển dụng có thể thay đổi câu hỏi về phương tiện di chuyển, tình trạng sức khỏe, độ tuổi… để dễ dàng khoanh vùng đối tượng phù hợp.
Tránh các câu hỏi đóng:
- Bạn có thể tăng ca không?
- Bạn có xe máy không?
- Bạn có phải là người dễ nản trong công việc?
- …
vì nó dễ khiến ứng viên cảm thấy bị áp đặt nội quy công việc quá chặt. Thay vào đó, hãy dùng các câu hỏi mang tính lựa chọn hoặc được nêu ý kiến riêng:
- Nếu có yêu cầu tăng ca, bạn sẽ .. [Đưa ra phương án lựa chọn];
- Phương tiện di chuyển của bạn là gì [Đưa ra phương án lựa chọn];
- Công việc như thế nào dễ khiến bạn chán? [Đưa ra phương án lựa chọn]
Lưu ý: Kết quả bài test nên được trả về cho ứng viên chậm nhất là 3 ngày. Việc phải đợi quá lâu sẽ dễ khiến ứng viên nản và chọn đầu quân vào một công ty khác.
6. Thêm phần feedback ứng viên trong thư từ chối
Có thể, ở các giai đoạn đầu (nhận, sàng lọc hồ sơ), nhà tuyển dụng có thể bỏ qua bước nhận xét ứng viên. Đối với những ứng viên chưa đạt vòng hồ sơ, bạn có thể gửi lời cảm ơn đến họ vì đã quan tâm đến công ty cũng như chúc họ sớm tìm được việc.
Nhưng với các ứng viên đã vào sâu thêm nhiều vòng phỏng vấn nhưng vẫn không phù hợp, việc đưa ra nhận xét điểm mạnh, điểm cần phát huy… là hành động thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng mà nhà tuyển dụng nên dành cho họ.
Khi đưa feedback cho ứng viên, nhà tuyển dụng lưu ý nhận xét điểm mạnh trước, sau đó mới đưa ra các vấn đề họ cần cải thiện để đạt kết quả tốt hơn trong các lần phỏng vấn tới. Ngoài ra, việc thêm các bài hướng dẫn như: Nên trình bày gì trong buổi phỏng vấn, Các câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn, Trước buổi phỏng vấn nên chuẩn bị gì… cũng góp phần làm giảm tính tiêu cực khi bạn từ chối ứng viên.
7. Lên lịch phỏng vấn tự động
Trong tuyển mass, tốc độ là một yếu tố giúp doanh nghiệp “săn” người hiệu quả hơn. Để nhanh chóng thông báo lịch phỏng vấn đến số đông ứng viên, nhà tuyển dụng có thể tạo sẵn mẫu thư, khoanh vùng nhận thư phỏng vấn và dùng tính năng gửi thư mass trên ATS (gửi được đồng thời cho email và SMS).
Tuy nhiên, cũng sẽ có trường hợp ứng viên liên hệ lại và xin phép đổi giờ phỏng vấn (khi không phù hợp). Để đề phòng các trường hợp này, nhà tuyển dụng có thể:
- Ấn định các ngày phỏng vấn cụ thể trong tuần
(Ví dụ: Cho phép ứng viên chọn 1 tiếng phỏng vấn trong khung giờ 14:00 – 16:00 vào thứ 2 hoặc thứ 6) và chắc chắn phía HR sẽ không bị kẹt hay trùng giờ phỏng vấn với bất kì sự kiện nào khác.
- Với các ứng viên không thể theo khung giờ này, có thể dời sang đợt tuyển của tuần sau hoặc phỏng vấn qua điện thoại, video call
Lưu ý: Trên bài tuyển dụng hoặc thư mời phỏng vấn cần có thông tin liên lạc của người phỏng vấn (Tên – SDT – Email) để ứng viên tiện liên lạc khi có thắc mắc hoặc muốn trao đổi thêm về công việc.
Nếu cả hai điều trên đều không thể thực hiện, loại ứng viên ra khỏi danh sách ứng tuyển và giới thiệu công việc khác phù hợp cho họ (nếu có).
Nếu có thay đổi trong thời gian, nơi phỏng vấn, hãy báo với ứng viên trước ít nhất 3 tiếng) và yêu cầu xác nhận thông tin. Nếu ứng viên không xác nhận, nhà tuyển dụng nên gọi họ để chắc chắn rằng thông báo đã được truyền tải đầy đủ.
Trước giờ G, phía HR gửi mass lại thông tin phỏng vấn lần nữa (ngày – giờ – vị trí tuyển – địa điểm phỏng vấn) để nhắc nhở ứng viên tham gia đầy đủ. Nên gửi qua SMS vì người dùng điện thoại/ thiết bị điện tử có xu hướng xem SMS cao hơn email
8. Hỏi xin feedback từ ứng viên
Nếu chỉ có nhà tuyển dụng nhận xét ứng viên sau buổi phỏng vấn thì đó là giao tiếp một chiều – điều tối kị trong tương tác với ứng viên. Để “lấy lòng” ứng viên của mình, nhà tuyển dụng cần khuyến khích người tìm việc trải lòng về buổi phỏng vấn của họ. Trước – trong và sau buổi phỏng vấn, điều gì khiến họ hài lòng, điều gì làm họ phật ý, điều gì có thể cải thiện tốt hơn cho lần phỏng vấn tới…
Tip: HR có thể dùng Google form để nhận feedback từ ứng viên.
Với Google form:
- Câu trả lời ẩn danh (Ứng viên sẽ thoải mái và thật lòng hơn khi đưa ra nhận xét)
- Dễ hệ thống câu trả lời
- Có thể xem mức độ hài lòng/ không hài lòng của ứng viên nằm ở khâu nào và tập trung cải thiện phần đó nhằm nâng cao trải nghiệm phỏng vấn cho các ứng viên của đợt tuyển dụng tiếp theo
Kết
Tuyển mass thường dùng cho các công việc đơn giản, mức lương không quá cạnh tranh nên tệp người lao động này có xu hướng chọn những công ty có quy trình tuyển nhanh, hồ sơ đơn giản và tương tác tốt với họ trong suốt quá trình tìm hiểu – nhận việc – kết thúc công việc. Với sự hỗ trợ của các công cụ tự động cũng như 08 mẹo đơn giản trên, rất mong các đội tuyển mass sẽ cải thiện được trải nghiệm tuyển dụng của ứng viên và tạo được ấn tượng tốt về thương hiệu tuyển dụng của mình.
Theo Harver.com
