Quay lạiTuyển mass là gì
Sếp/ Khách hàng giao bạn tuyển 500 anh em trong… 1 tháng tới. Đó là tuyển mass.
Tuyển mass (tiếng Anh: Mass recruitment) hay cũng được gọi là tuyển quy mô lớn, được hiệu là tuyển số lượng rất lớn và thường cho cùng một vị trí. Ví dụ, một khách hàng/ một resort nghỉ dưỡng mới mở, họ cần 200 nhân sự cùng xuất hiện cùng ngày và ở những vị trí tương đương.
Các trường hợp có thể xảy ra với tuyển mass là
- Tuyển cho một doanh nghiệp/ cơ sở mới mở như nhà máy, khách sạn, công trường…
- Tuyển cho mùa cao điểm, như kiểu Trung thu thì những bên nhà máy lớn sẽ đột ngột cần tăng gấp 2 – 3 lần số người.
- Các vị trí thường thường xuyên đòi hỏi tuyển mass trên thị trường: Sale/ Bán hàng, Chăm sóc Khách hàng, Phục vụ, Công nhân…
Trong bối cảnh ngày một nhiều công ty cân nhắc và/ đã dịch chuyển chuỗi cung ứng sang Việt Nam hay Đông Nam Á, nhu cầu tuyển Mass ngày càng trở lên lớn, nhưng cũng đồng thời tạo ra áp lực không nhỏ cho các nhà tuyển dụng. Hiện tượng thiếu hụt lao động, đặc biệt nhóm lao động phổ thông ở diện rộng, hoặc cục bộ sẽ tiếp tục diễn ra.
Qua bài này, chúng tôi kì vọng phần nào sẽ giúp bạn có thêm những ý tưởng mới, cách tiếp cận mới và cũng hệ thống để chinh phục bài toán khó này.
1. Có một kế hoạch rõ ràng
Một trong những cái đầu tiên bạn cần phải có là kế hoạch tuyển quy mô lớn. Và bạn sẽ cần đội nhóm để cùng thực thi triển khai kế hoạch này.
Đừng nghĩ rằng cứ nhiều người tuyển dụng sẽ giúp mình, đôi lúc, ít nhưng mà chất. Nhưng bạn có thể cũng cần một người chuyên phân tích dữ liệu, hay một hệ thống báo cáo tuyển dụng thật sự tốt để cuối cùng nhìn ra được rõ ràng ai là “ứng viên hoàn hảo” cho mình.
Vài gợi ý để bạn bắt đầu:
- Phân tích và hiểu có bao nhiêu vị trí bạn cần tuyển. Bạn cần xác định rõ mục tiêu cần đạt được
- Hiểu về thị trường lao động. Bạn phải biết bạn đang phải thu hút nhóm lao động nào, ai sẽ có khả năng cao tới làm cho mình. Bạn không thể bắt được “cá” khi mà không có “cá” hay không hiểu đúng về loại “cá” mình muốn đem về.
- Làm rõ ràng cái gì mình đang tìm kiếm và cần. Nếu có thể, hãy tìm một chuyên gia đã từng trải qua thử thách này và giúp bạn phân tích về mô tả công việc này. Hãy cùng họ làm rõ những kĩ năng nào ứng viên cần có để đem lại một dịch vụ/ chất lượng công việc tốt nhất. Quá trình chọn lọc nhanh/ chậm, chính xác tới đâu rất nhiều là ở phần này.
- Chuẩn bị một tiến độ rõ ràng cho việc tuyển dụng. Thiết lập ra một kế hoạch khả thi đạt được, và đảm bảo là bạn đã bóc tách nó ra thành từng giai đoạn
- Sớm hơn, thì tốt hơn. Nếu bạn đang lên kế hoạch để tuyển quy mô lớn cho mùa Trung Thu hay Tết, đừng chờ tới tháng 8 hay tháng 12 mới bắt đầu. Hãy chuẩn bị từ tháng 5 cho Trung Thu và tháng 10 cho dịp Tết.
- Đừng đánh giá thấp chi phí tuyển dụng. Trong một vài trường hợp như tính mùa vụ, hay sự khan hiếm bất thường. Ví dụ thế này Samsung mới về Thái Nguyên lập nhà máy, họ cần cả trăm nghìn người lao động thì rất có thể chi phí tuyển dụng trung bình sẽ cao lên hẳn do ai cũng đổ xô đi tìm người.
2. Mở rộng nguồn ứng viên
Thử nghĩ xem bạn có bao nhiêu kênh, và nguồn để có thể tiếp cận tới ứng viên
- Chạy quảng cáo trên các trang tuyển dụng, trên các trang rao vặt.
- Tận dụng nguồn giới thiệu
- Mối quan hệ từ những người cùng ngành
- Hãy tích cực trên các Mạng xã hội, đặc biệt là Facebook. Hãy thử tìm tới các nhóm Facebook của từng khu vực. Có thể tìm kiểu theo từ khóa “Khu vực” (như Tân Bình/ Đà Nẵng) + “Tuyển dụng” là bạn sẽ có khá nhiều nơi để tìm người. Lưu ý, nên xin phép làm quen với Admin để được đăng tuyển.
- Tổ chức các sự kiện tuyển dụng lớn.
- Nhận hồ sơ trực tiếp
- Hợp tác với các bên như Tổ chức hướng nghiệp, trung tâm hỗ trợ việc làm…
Xem thêm gợi ý về việc tạo nguồn chất lượng: Đâu là nguồn nhân lực chất lượng cho tuyển dụng mass?
3. Đảm bảo dữ liệu ứng viên được tổ chức tập trung
Khi sử dụng nhiều nguồn tuyển dụng, bạn cần chắc chắn rằng mình sẽ không đánh mất bất kì ứng viên nào, cũng như hạn chế tối đa trùng lặp ứng viên dẫn tới lãng phí công sức. Và ở đây chính là lúc bạn cần một giải pháp Quản lý tuyển dụng Mass chuyên nghiệp.
Nếu bạn có thể tự động hóa được phần nào quy trình tuyển dụng, đặc biệt là các công việc lặp đi lặp lại khá nhàm chán như nhắn tin/ gọi điện nhắc nhở ứng viên đi phỏng vấn, đi đào tạo, đi làm… nó sẽ giúp bạn nhẹ gánh đi rất nhiều. Thời gian của bạn sẽ dành nhiều nhất cho việc đảm bảo mình đang chọn được người phù hợp nhất mà không lo lắng, ta đang bỏ sót một ai đó.
Việc sử dụng một trang tuyển dụng chuyên nghiệp có thể là một cách không tồi để đảm bảo mọi ứng viên đều sẽ đi qua đây và tổ chức tập trung. Kể cả trong trường hợp có Facebook Page, bạn vẫn nên sử dụng những đường link về trang tuyển dụng tập trung này.
4. Xây dựng quy trình sàng lọc nhanh
Muốn tăng năng lực tuyển dụng, không có cách nào khác là phải phát triển một quy trình tuyển Mass với sự hỗ trợ của công nghệ. Bạn có thể sử dụng những công cụ miễn phí như Google Form để tạo riêng bài test kết hợp với giải pháp ATS ở trên để đảm bảo mọi ứng viên đều có sự sàng lọc cơ bản. Chuyên nghiệp hơn thì có thể dùng những bài tuyển dụng có nghiên cứu khoa học để thực hiện việc này. Rất tiếc, nhóm này, hiện tại chưa được phổ biến nhiều ở Việt Nam. Lác đác vài giải pháp, nhưng chưa có bên nào tỏ ra thật sự nổi bật.
Nếu công việc đòi hỏi một nhóm kĩ năng, kinh nghiệm, bạn có thể triển khai bài kiểm tra trực tuyến, và có công nghệ thông minh để lựa chọn ứng viên nhanh chóng và loại bỏ các hồ sơ không phù hợp.
5. Tránh “vơ bèo vạt tép”
Đúng rồi, chúng tôi hiểu bạn đang phải chịu áp lực lớn. Nhưng đừng vì thế mà ai cũng nhận, ai cũng xúc khi thực hiện sàng lọc hồ sơ. Làm vậy, bạn và đội ngũ sẽ cực kì mệt mỏi, khi cảm thấy tỷ lệ phỏng vấn đạt rất thấp. Lúc này năng lượng, nhiệt huyết của nhóm sẽ đi xuống. Hãy đảm bảo rằng, ứng viên đã vượt qua bài kiểm tra sơ loại ban đầu. Vừa kiểm tra mức độ nghiêm túc của ứng viên, vừa cho bạn cái nhìn khách quan về mức độ phù hợp của họ. Thà chúng ta bắt họ kiểm tra đầu vào trước, hơi mất thời gian đôi chút, nhưng tránh tốn thời gian di chuyển đi lại cho cả việc phỏng vấn.
Khi phỏng vấn ở quy mô lớn, cách tốt nhất để không bị “cố vớt” là hãy chuẩn bị sẵn những bộ câu hỏi (structured interview) để ai cũng đi qua cùng một bộ câu hỏi, và được đối xử công bằng. Nó cũng làm hạn chế rủi ro những lúc quá đói người, hay quá mệt mỏi mà bạn “gật đại”. Đây cũng là cách để sếp của bạn đặt niềm tin vào bạn, hay giúp bạn vượt qua những đợt kiểm toán nội bộ lại quy trình.
6. Đừng quên chăm sóc ứng viên
Ứng viên luôn muốn biết họ đã làm sao, như thế nào? Hãy đảm bảo rằng tại mỗi chặng, họ được cập nhật kết quả. Lưu ý với nhóm ứng viên ít kinh nghiệm, mới ra trường, hay các anh chị công nhân, đôi khi không tới phỏng vấn không phải vì họ không thích mà vì họ… quên lịch.
Ứng viên muốn biết kết quả về quyết định của bạn. Sẽ rất tuyệt vời nếu họ có thể tự tra cứu được kết quả phỏng vấn của mình qua ứng dụng, hay qua website của bạn, hay kể cả là chat bot. Nếu bạn làm rõ hay minh bạch được quá trình, thời gian thường phải chờ đợi ngay từ đầu là cách tốt để quản lý kì vọng của họ.
Tất cả những việc này sẽ giúp bạn, dù từ chối ứng viên, cũng là xây dựng thương tuyển dụng cho doanh nghiệp mình nhờ phong cách làm việc chuyên nghiệp. Một hệ thống ATS cho tuyển mass chuyên nghiệp có thể giúp bạn tổ chức những dữ liệu này một cách cực kì khoa học, và giúp tái sử dụng trong tương lai. Hệ thống này cũng giúp bạn không bỏ sót ứng viên, nhưng cũng nhắc nhở bạn về lịch sử đã từng liên hệ với ứng viên, tránh hiện tượng chèo kéo gây mất thiện cảm.
7. Chuẩn bị cho đào tạo & tiếp nhận hàng loạt
Nếu tuyển dụng cho cùng vị trí, rất hợp lý để tiếp nhận hàng loạt. Nhưng cũng lưu ý rằng, 20% ứng viên sẽ biến mất trong 45 ngày đầu tiên làm việc. Tuyển được khó nhưng giữ còn khó hơn. Vì vậy bạn cần làm hai việc
- Hãy đảm bảo mình chuẩn bị chu đáo cho việc tiếp nhận ứng viên
Quy mô càng lớn, công tác hậu cần càng chu đáo. - Hãy lưu giữ và đo lường tỷ lệ rớt người trong giai đoạn đầu công việc.
Bạn sẽ cần chỉ số này để biết rằng mình cần bù bao nhiêu người.
Một vài cách để cải thiện trải nghiệm của người mới là hãy cho họ vào chung một nhóm đi cùng nhau từ đầu. Tình đồng nghiệp hỗ trợ nhau ngày đầu khó khăn, sẽ giúp họ cảm thấy đỡ áp lực. Là người tuyển dụng, cũng đừng quên hỏi han thành viên mới này. Các cuộc trò chuyện vu vơ, có thể giúp bạn phát hiện ra những điểm sai sai, còn khắc phục nhanh chóng.
8. Đề nghị nhân viên vừa được tuyển giới thiệu người
Nếu bạn vẫn cần tuyển tiếp người, hãy đề nghị chính những nhân viên mới này giới thiệu người. Một là vì bạn sẽ chẳng biết bao nhiêu người sẽ nghỉ trong giai đoạn đầu. Hai là vì chính những nhân viên mới này sẽ là “đại sứ thương hiệu” tốt nhất để bạn tuyển thêm được nhân sự.
Một số giải pháp quản lý tuyển dụng cung cấp luôn tính năng giới thiệu ứng viên/ nhân viên. Hệ thống này sẽ giúp bạn thực thi tiền thưởng tự động theo các chính sách bạn thiết lập ra. Ở Viec.Co, chúng tôi tuyển gần 30% cộng tác viên từ nguồn giới thiệu, và đây lại là nhóm có xu hướng lâu bền và trung thành nhất.
Kết luận
Tuyển mass là một công việc căng thẳng. Bạn chịu đựng áp lực tuyển Đúng người, Đúng số lượng, và Đúng tiến độ.
Tuy nhiên, nếu có sự chuẩn bị kĩ càng, một hệ thống Quản lý tuyển dụng được thiết kế thông minh, có tính tự động hóa cao, bạn sẽ có thêm một cánh tay/ một trợ thủ đắc lực.
Nguồn: Dữ liệu vận hành Viec.Co/ Haver.com & Internet
