Quay lại
Các chỉ số đo lường trong tuyển dụng dùng để đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng của công ty, theo dõi tỉ lệ tuyển dụng thành công, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và xác định xem công ty có thuê đúng người hay không.
Đối với các đội tuyển dụng, một trong các chỉ số đo lường (giới chuyên môn còn gọi là metrics) quan trọng nhất là chi phí tuyển dụng (cost per hire). Và tùy theo quy mô doanh nghiệp mà các đội tuyển dụng cần biết cách xoay sở, sử dụng mức kinh phí này thật thông minh. Vừa tuyển được người như yêu cầu cấp trên, vừa không làm thâm hụt quá mức tổng kinh phí ban đầu được ban lãnh đạo rót xuống.
Cách tốt nhất để một nhóm tuyển dụng có thể xác định ngân sách tuyển dụng phù hợp là theo dõi số tiền đã bỏ ra trong quá trình tuyển dụng, thường xuyên cập nhật mình đã chi tiêu số tiền đó vào bước nào của phễu tuyển dụng, chi bao nhiêu, mất tổng thời gian bao lâu và tổng tiền bao nhiêu để tuyển được một ứng viên phù hợp…
Tuy nhiên, để nắm được cách tối ưu số tiền mình bỏ ra để tuyển dụng, trước tiên các đội nhân sự cần trả lời được các câu hỏi:
- Cost per hire là gì?
- Vì sao tôi cần phải đo lường, theo dõi cost per hire?
- Đo lường cost per hire như thế nào?
- Tham khảo những con số chuẩn liên quan đến cost per hire ở đâu?
- Những điều nên và không nên khi thiết lập chi phí tuyển dụng – cost per hire là gì?
Cost per hire là gì?
Cost per hire (chi phí tuyển dụng) là giá trị kinh tế được đặt trên tổng đầu tư tài chính mà một công ty, doanh nghiệp thực hiện để thu hút và tuyển dụng nhân viên mới.
Lưu ý: Không nên dùng chi phí tuyển dụng để đánh giá sự thành công hay thất bại trong việc tuyển dụng của công ty. Thay vào đó, chi phí tuyển dụng nên được sử dụng làm chuẩn mực cho việc tổ chức các hoạt động tuyển dụng đang diễn ra.
Vì sao tôi cần phải đo lường, theo dõi cost per hire?
Bởi vì mỗi nhân sự đều có những điểm mạnh, tính cách riêng, và do đó, cách tiếp cận đến mỗi nhân sự cũng cần có cách xây dựng khác nhau.
Nếu công ty bạn đang trên đà lớn mạnh, để tiếp tục phát triển, bạn cần những nhân viên giỏi nhất hoặc có tầm nhìn tương đồng với công ty nhất. Nhưng có thể, hiện họ đang làm việc cho những người khác, vì vậy bạn phải thu hút sự chú ý của họ và thuyết phục họ đến và làm việc cho bạn.
Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là bạn nên “đốt” càng nhiều tiền càng tốt vào quy trình tuyển dụng mà thay vào đó, hãy đo đạt chi phí cho mỗi lần thuê để biết được rằng trung bình bạn phải trả bao nhiêu để tuyển được ứng viên then chốt.
Nhưng nếu chi phí cho mỗi thời điểm tuyển dụng là khác nhau và các vị trí tuyển cũng thay đổi thì tại sao việc đo đạt những con số này lại quan trọng?
Vì khi tình hình kinh doanh đang loay hoay ở vạch cuối (bottom line) , việc giảm được chi phí trong khâu bất kì sẽ đem đến chút khởi sắc cho hoạt động công ty. Và mặc dù mỗi đợt tuyển dụng có một câu chuyện, kế hoạch riêng, quy trình tuyển dụng chung vẫn có những điểm tương đồng.
Thêm vào đó, làm thế nào để biết được việc tuyển dụng công ty có thành công hay không nếu bạn không theo dõi số tiền bạn đã đầu tư để săn được từng ấy nhân sự?
Ví dụ: Anh nhân sự A tuyển được 5 người cho công ty với tổng chi phí tuyển dụng là 2,000,000. Anh B mất 5,000,000 để tuyển được 5 người ở vị trí tương đương. 10 người này có bằng cấp, kĩ năng không quá khác nhau. Vậy, có thể rút ra kết luận rằng anh A sử dụng chi phí tuyển dụng thành công hơn. Trong tương lai, công ty nên đi theo quy trình, cách tuyển dụng của anh A.
Từ ví dụ trên, có thể thấy, nếu không ghi chép, đo lường những con số này, làm sao doanh nghiệp có thể rút ra được hướng tuyển dụng phù hợp cho công ty. Mặc dù đo lường các số liệu này tốn khá nhiều thời gian, nhưng đây là một task đáng để đội HR bỏ công vì nó sẽ giúp bạn xác định được tổng quan hơn về:
- Chỗ nào đang sử dụng chi phí tuyển dụng không hiệu quả và có hướng điều chỉnh thích hợp.
- Chi phí tuyển dụng đang được đổ nhiều nhất vào đâu.
- Khả năng tối ưu hóa được chi phí trong quy trình tuyển dụng.
Bằng cách đo lường và so sánh cost per hire theo thời gian, nhà tuyển dụng cũng có thể đánh giá được tính hiệu quả của các công cụ, kênh tuyển dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Đo lường cost per hire như thế nào?
Để xác định chi phí trung bình cho mỗi lần thuê, công thức tương đối đơn giản:
hoặc:
Trong đó, tổng chi phí tuyển dụng bao gồm cả chi phí nội bộ (internal recruitment cost) và chi phí bên ngoài (external cost).
Chi phí nội bộ (internal recruiting cost) bao gồm nhưng không giới hạn các yếu tố sau:
• Lương trả cho nhóm nhân sự sắp tuyển
• Thanh toán phí cho các phần mềm tuyển dụng
• Chi phí phỏng vấn (số giờ nhân với mức lương hàng giờ của người phỏng vấn hoặc người quản lý tuyển dụng)
• Chi phí đào tạo, nâng cao kĩ năng nghề nghiệp cho đội nhân sự công ty
• Các chi phí cố định khác như tiền thưởng giới thiệu nhân viên (referral), thanh toán các loại thuế, chi phí theo luật lao động…
Chi phí nội bộ có thể bao gồm cả việc phân bổ nguồn lực từ nhóm nhân sự này sang nhóm khác tùy theo mục đích tuyển dụng, ngay cả khi số tiền đó không mất đi và vẫn được dùng để sử dụng xoay vòng trong các hoạt động của công ty.
Chi phí bên ngoài (external recruiting cost) bao gồm nhưng không giới hạn các yếu tố sau:
• Thanh toán cho các bên thứ ba (VD: Các công ty cung cấp nhân sự)
• Chi phí quảng cáo, in ấn bảng tin tuyển dụng, đăng tuyển trên các phương tiện truyền thông xã hội
• Phí đặt chỗ (booth) tại các ngày hội giới thiệu việc làm, các buổi giao lưu, hội thảo tại trường học…
• Các hoạt động xây dựng thương hiệu tuyển dụng
• Chi phí đi lại của đội tuyển dụng
• Chi phí công nghệ
• Phí thực hiện các bài đánh giá năng lực, kĩ năng ứng viên
• Phí khám sức khỏe ứng viên (đối với một số ngành đặc biệt như F&B, lái xe, cấp thực…)
• Kiểm tra thông tin, lý lịch
• Phí sử dụng hệ thống quản lý tuyển dụng ATS
• Chi phí cố định như cơ sở hạ tầng, tiện ích văn phòng…
Cost per hire sẽ thay đổi tùy theo vị trí tuyển dụng hoặc thời điểm tuyển dụng, do đó nhiều khả năng bạn sẽ cần phải thiết lập chi phí tuyển dụng trung bình (average cost per hire) để có được những đánh giá, hướng đi tốt hơn khi thực hiện công cuộc tuyển dụng. Cost per hire trung bình có thể được xây dựng theo quý, theo chiến dịch hoặc theo năm tùy theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp..
Về tổng lượng nhân sự tuyển thành công, đó là bao gồm tất cả các nhân viên mới, từ làm việc bán thời gian đến toàn thời gian, từ hợp đồng ngắn đến dài hạn. Chi phí tuyển dụng phải phản ánh các chi phí cần thiết để thuê tất cả các loại hình nhân viên trong khoảng thời gian đó.
Vì chi phí tuyển dụng sẽ khác nhau khi tuyển các vị trí có độ chuyên môn hoặc thuộc các nhóm ngành khác nhau, đội HR có thể tính cost per hire theo các trường khác nhau như:
• Vị trí công việc
• Phòng ban
• Cấp lãnh đạo
• Nguồn thuê
Ví dụ, chi phí tuyển dụng cho các vị trí có nguồn cầu cao sẽ đắt hơn các vị trí có nguồn cầu thấp hoặc trung bình. Như hiện tại, do nhu cầu tuyển các nhà phát triển phần mềm (Developer) tăng cao, cost per hire cho vị trí này cũng sẽ tăng theo. Hoặc, chi phí tuyển được một nhân viên lao động phổ thông cũng sẽ khác với chi phí tuyển một CFO.
Lưu ý: Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) không bao gồm các chi phí sau khi ứng viên đến công ty làm việc: Chi phí onboard, phí đào tạo…
Tham khảo những con số chuẩn liên quan đến cost per hire ở đâu?
Sau khi đo chi phí tuyển dụng trung bình của công ty, chúng ta cần đo những con số đó theo chuẩn thước đo vùng hoặc quốc tế. Dưới đây là bản tham khảo năm 2017 từ SHRM:
• Chi phí tuyển dụng trung bình là $4,129 trong năm 2017, giảm từ $4,425 trong năm 2016 nhưng bằng với chi phí của năm 2015.
• 15% chi phí liên quan đến ngành HR là chi phí bỏ ra cho khâu tuyển dụng.
• 90% trong 1,749 công ty sử dụng nguồn giới thiệu từ nhân viên (referral) để tìm nguồn ứng viên.
• 85% sử dụng website công ty của họ để tìm nguồn ứng viên.
• 2% sử dụng quảng cáo trên TV để tuyển dụng
• 61% trong 1,641 công ty sử dụng networking cho tuyển dụng
• 41% sử dụng các trang tuyển dụng để tuyển các vị trí yêu cầu chuyên môn cao.
• 78% trong 1,668 công ty không sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trước khi tổ chức phỏng vấn.
Đây là những con số để đội nhân sự các doanh nghiệp tham khảo và điều chỉnh chi phí, kế hoạch tuyển dụng sao cho tiết kiệm và tối ưu nhất. Tuy nhiên, ở mỗi doanh nghiệp lại có những nhu cầu, yêu cầu tuyển dụng khác nhau cũng như kênh tuyển dụng hiệu quả khác nhau. Cho nên song song với việc tham khảo xu hướng tuyển dụng từ những nguồn đáng tin cậy, doanh nghiệp cũng nên hiểu thế mạnh tuyển dụng của mình là gì và đổ chi phí vào các kênh, cách tuyển dụng phù hợp để mang về nguồn nhân sự tốt với cost per hire hợp lý nhất.
Lưu ý: Thống nhất cách đo, khung thời gian đo cost per hire để có thể đưa ra những đánh giá và điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng được chính xác.
Những điều nên và không nên khi thiết lập chi phí tuyển dụng – cost per hire là gì?
NÊN tính cost per hire theo một công thức nhất định, trừ khi có chi phí quan trọng mới phát sinh.
Ví dụ: Công thức tính cost per hire vị trí CSKH của quý I/ 2020 là:
Tổng chi phí tuyển dụng / tổng số ứng viên tuyển được trong quý
Trong đó tổng chi phí tuyển dụng bao gồm: Phí quảng cáo trên các kênh online + phí thuê bên tuyển dụng thứ 3 + phí tổ chức các buổi test kĩ năng.
Khi chuyển qua quý II, tổng chi phí tuyển dụng cũng được tính bằng cách bao gồm 3 yếu tốt trên. Như vậy, ta mới có thể đánh giá được chính xác và đưa ra được hướng cải thiện cụ thể cho kế hoạch tuyển dụng tiếp theo.
Bất kể bạn đang tính toán chi phí gì, tính nhất quán trong công thức là chìa khóa cho việc tạo ra được dữ liệu đáng giá.
KHÔNG cần quá lo lắng khi thấy cost per hire tăng hoặc giảm bất ngờ. Việc cost per hire tăng hoặc giảm có thể là do các nguyên nhân sau:
- Bạn đầu tư vào phần mềm tuyển dụng mới.
- Bạn thực hiện các phương pháp quảng cáo tuyển dụng mới hoặc làm mới cách tiếp cận truyền thông xã hội.
- Bạn tập trung vào việc tăng số lượng người tuyển dụng để xử lý khối lượng tuyển dụng cao hơn.
- Bạn áp dụng cách tiếp cận toàn diện hơn để thu nạp nhân tài – nhấn mạnh đến việc cải thiện trải nghiệm của ứng viên so với các phương pháp tuyển dụng truyền thống.
Hãy nhớ rằng, chi phí tuyển dụng phụ thuộc vào số lượng tuyển dụng. Càng thuê nhiều người, cost per hire sẽ càng thấp vì một số chi phí cố định, chẳng hạn như lương nhân viên và tiền thuê tòa nhà, có thể được dàn trải ra trên số lượng lớn ứng viên.
Ngoài ra, một số vị trí (chuyên môn) và ngành tuyển dụng (ngành kỹ thuật) sẽ cần nhiều thời gian hơn để tuyển được người. Do đó, chi phí tích lũy trong quá trình tuyển dụng dài sẽ dẫn đến cost per hire cao hơn.
NÊN tính toán chi phí tuyển dụng thường xuyên để có được một bức tranh tổng thể chính xác cho việc tuyển dụng của doanh nghiệp. Kiểm tra cost per hire thường xuyên sẽ cho thấy rõ hiệu quả của việc cải tiến quy trình, sử dụng sự trợ giúp của công nghệ hoặc các công cụ tự động hóa, các sự kiện tuyển dụng mà đội HR đang áp dụng.
Hãy nhớ rằng, gia tăng chi phí chưa hẳn đã là dấu hiệu tiêu cực. Hãy đa dạng góc nhìn hơn và lạc quan lên nhé!
KHÔNG xét cost per hire là một số liệu riêng biệt, để đánh giá đúng được nó, nhà tuyển dụng cần xem xét, đánh giá nó theo thời gian và chất lượng tuyển dụng để có thể đánh giá đầy đủ, logic hơn.
NÊN phân tích chi phí tuyển dụng theo phòng ban và vị trí tuyển dụng. Biết chi phí trung bình cho mỗi lần thuê là hữu ích, nhưng so sánh cost per hire theo phòng ban, vị trí sẽ giúp xác định chính xác các phần cần được cải tiển trong quy trình tuyển dụng. Từ đó giúp giảm tổng chi phí tuyển dụng.
KHÔNG để cost per hire là động lực duy nhất trong chiến dịch tuyển dụng của bạn. Nếu bạn tập trung quá nhiều vào kết quả cuối cùng, bạn có nguy cơ đánh mất lý do tại sao bạn lại tiêu tiền vào việc tuyển dụng ngay từ đầu – Thu hút những người tuyển dụng chất lượng. Vì vậy, hãy chi tiêu ngân sách tuyển dụng khôn ngoan, vung tiền có thể mạnh tay nhưng phải hiểu mục đích của việc mình làm để chi phí tuyển dụng không bị lãng phí.
NÊN tính toán chi phí tuyển dụng của từng nguồn tuyển khác nhau để xác định những nguồn tuyển dụng hiệu quả, và loại bỏ các nguồn không phù hợp.
Theo Harver.com
