07 cách tạo nên JD “ko ai dám nộp”

14/07/2020 viết bởi Nhu Do

Làm tuyển dụng, người HR nào cũng muốn xây dựng bảng mô tả công việc (JD) thật rõ ràng và thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng đồng thời cũng lọc bớt được những hồ sơ chưa phù hợp. Nhưng HR có bao giờ gặp trường hợp JD tuyển dụng dù đầy đủ thông tin, quyền lợi – yêu cầu rất rõ ràng nhưng vẫn “không ai dám nộp”?

Nếu có rơi vào tình trạng trên thì HR xem thử các yêu cầu công việc trong JD mình tạo nên có bị mắc phải 7 lỗi cơ bản (khiến ứng viên “người ra đi đầu không ngoảnh lại”) dưới đây không nhé!

Table of Contents

1. Đòi hỏi những yêu cầu không liên quan trực tiếp đến công việc

Những yêu cầu đại loại như “nhiệt tình, năng nổ, có suy nghĩ tích cực trong công việc”, “can-do attitude” hay “thích sáng tạo, tìm tòi cái mới”… có thể được xem như là những yêu cầu không liên quan trực tiếp đến công việc. Và nó dễ dàng khiến người tìm việc suy tư, đắn đo khi ra quyết định ứng tuyển:

“Nhiệt tình, thích giao tiếp có phải là tính cách của mình không!?”
“Mình là một người thực tế và thường thẳng thắn nói ra những ý kiến trái chiều, tiêu cực. Mình có thực sự phù hợp với vị trí/ công ty này?”
…

Chính những yêu cầu không rõ ràng và mang tính cá nhân, tính cách hóa như thế này vô tình đẩy những ứng viên có kĩ năng, kinh nghiệm phù hợp đi khỏi công ty bạn. Có thể họ sở hữu kinh nghiệm đủ dày về mảng chăm sóc khách hàng, nhưng chính vì yêu cầu “hoạt bát, thích chinh phục thử thách mới” không phù hợp với con người họ nên khả năng họ “không dám nộp hồ sơ” vào doanh nghiệp của bạn là vô cùng cao.

2. Yêu cầu công việc là mục để sàng lọc ứng viên, không phải nơi mô tả “ứng viên hoàn hảo”

Phần yêu cầu công việc là nơi cần đưa ra những nội dung về trình học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng phù hợp với vị trí tuyển dụng để HR có thể lọc nhẹ trước những ứng viên tiềm năng. Sau đó, khi nhận được CV chi tiết từ họ hoặc khi phỏng vấn, HR lại tiếp tục so sánh sự khác biệt của từng ứng viên, từ đó chọn ra người mạnh hơn, đúng tiêu chí tuyển dụng của công ty hơn và ra quyết định chọn họ.

Nói cách khác, mục yêu cầu công việc đưa ra những điều kiện tối thiểu mà ứng viên cần phải đạt được. Vì vậy, để vừa giới hạn được những ứng viên liên quan đến công việc tuyển dụng, vừa mở cơ hội tiếp cận được nhiều hồ sơ tiềm năng, độ khó của yêu cầu công việc cần được giảm xuống ở mức thấp nhất mà doanh nghiệp chấp nhận được.

Ví dụ: Bạn cần tuyển vị trí thủ kho với 4 năm kinh nghiệm. Vậy khi viết JD, HR có thể cân nhắc hạ thấp tiêu chuẩn tuyển dụng xuống một ít và tự hỏi: “Vị trí này có phù hợp với người chỉ có kinh nghiệm 2 năm trong ngành nhưng họ sở hữu thêm nhiều kĩ năng khác (vi tính, lập báo cáo, thống kê, ngoại ngữ…) không?” Nếu câu trả lời là có thì hãy giảm các tiêu chuẩn của yêu cầu công việc xuống để mở cơ hội tiếp cận nhiều ứng viên hơn.

Nếu bạn nghĩ việc này đang hạ thấp tiêu chuẩn ứng viên đầu vào (và làm lãng phí thời gian khi phải nhận về những hồ sơ kém chất lượng) thì đừng lo lắng, vì cách hạ tiêu chuẩn (đến mức tối thiểu có thể chấp nhận được) này chỉ giúp bạn tiếp cận được nhiều “cá” hơn và ứng viên lúc này vẫn là những con cá phù hợp yêu cầu tối thiểu bạn đã đặt ra. Điều này vẫn tốt hơn là đặt yêu cầu thật cao và chỉ có lác đác vài hồ sơ để bạn cân nhắc (rồi lại phải tuyển dụng lại khi vẫn chưa tìm được ứng viên).

Xem thêm: Xây dựng tin đăng tuyển dụng chuyên nghiệp

3. Những điều khoản, yêu cầu “trên trời dưới đất”

Điều này vẫn thường xảy ra đối với JD của các vị trí trẻ, mới tốt nghiệp.

Đã bao giờ bạn đọc bài tuyển dụng với nội dung trong mơ đại loại như: “Tuyển kỹ sư mới ra trường. Có kinh nghiệm về marketing, sử dụng thành thạo tiếng Anh (và 4 thứ tiếng khác), có 5 năm kinh nghiệm liên quan, tốt nghiệp từ các trường danh tiếng…” Để thỏa được tất cả những điều này, có lẽ ứng viên đã không phải đi tìm việc mà hoặc là đã tự start-up, hoặc là đang làm việc ở những vị trí cao hơn, công ty ngon hơn (và thậm chí đang tuyển dụng ngược lại những người khác).

Chúng ta – HR vẫn thường quên đi những gì thật sự cần khi xây dựng JD mà chỉ cố gắng tạo nên một hình mẫu ứng viên hoàn hảo cho vị trí ấy, từ kĩ năng, chuyên môn đến tính cách, suy nghĩ. Và thực tế là sẽ có rất ít hoặc thậm chí không có một ai thỏa được tất cả những điều kiện “cao siêu” như vậy.

Để tránh tình trạng tạo ra JD tuyển người “phi thường” như trên, trong quá trình đặt ra các yêu cầu công việc, HR hãy tự nghĩ xem liệu có ai đảm đương được hết những yêu cầu đó không. Cố gắng hình dung những điểm liên quan nhất giữa vị trí đang tuyển và các ứng viên tìm việc: học vấn, kinh nghiệm làm việc, kĩ năng cần biết tối thiểu, tính chất đặc thù của ngành mà ứng viên cần có… Nói cách khác, yêu cầu bình thường mới có thể tìm được những con người bình thường. Còn yêu cầu tuyển dụng quá bất thường thì chỉ nhận về kết quả thất thường mà thôi…

4. Sử dụng không chính xác cụm từ must-have (yêu cầu phải thỏa) và nice-to-have (yêu cầu nên thỏa)

Chúng ta có thể hiểu ý này nôm na như sau:

Nếu ứng viên thiếu yêu cầu A và bạn loại ngay hồ sơ của ứng viên. Vậy, yêu cầu A là must-have.
Nếu bạn không thể từ chối ứng viên ngay lập tức vì họ thiếu yêu cầu B và họ có nhiều điểm mạnh khác bù đắp vào mà bạn tin họ sẽ phù hợp với vị trí. Vậy, yêu cầu B đó là nice-to-have.

Nói dễ hiểu hơn, must-have là những yêu cầu tối thiểu ứng viên phải đạt. Tất cả những yêu cầu còn lại đều là nice-to-have.

Để thực hiện bước này dễ dàng hơn, HR cần rõ ràng và đơn giản hóa các yêu cầu tuyển dụng. Bởi nếu phân loại must-have và nice-to-have một cách nửa vời hoặc không chú tâm, khả năng khiến ứng viên e dè, không dám nộp hồ sơ và mất cơ hội tiếp cận nhiều ứng viên tốt là vô cùng lớn. Đặc biệt với những ứng viên nghiêm túc, có thực lực và quan sát kĩ JD trước khi ứng tuyển, họ càng tin vào những điều khoản must-have và nice-to-have của công việc.

Vì vậy, để tránh tạo JD yêu cầu quá khắt khe, HR cần cân nhắc sử dụng cụm must-have và nice-to-have sao cho phù hợp.

5. Yêu cầu những điều ứng viên có thể tự trả lời được

“Phải chăm chỉ, cần mẫn trong công việc” – Thường sẽ không ai thấy mình không phù hợp với yêu này. Kể cả những người lười biếng.

“Có kĩ năng giao tiếp tốt khi đối diện với khách hàng” – Những người giao tiếp kém cũng sẽ tự trấn an bản thân rằng họ có khả năng giải quyết khách hàng tốt.

Với những yêu cầu cần sự đánh giá như trên, HR không cần đưa quá nhiều vào JD vì nó chỉ làm rối bài tuyển dụng của bạn mà thôi. Với những tiêu chí cần đánh giá khách quan, HR hãy để ứng viên thể hiện qua các bài kiểm tra, đánh giá đầu vào hoặc trong các buổi phỏng vấn.

Xem thêm: 9 con số ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp

6. Biểu đạt yêu cầu qua những cụm từ mập mờ, khó hiểu

Hãy đưa những yêu cầu công việc mà khi đọc JD, ứng viên có thể hiểu ngay những điều khoản họ cần đáp ứng.

Ví dụ:
“Kinh nghiệm 1 – 2 năm quản lý đội nhóm 10 – 15 người” thay vì “kinh nghiệm quản lý đội nhóm”.
“Chốt được 10 khách hàng vừa và nhỏ trong 6 tháng làm việc” thay vì “có kinh nghiệm bán hàng cho doanh nghiệp”.

Một mẹo hay cho bước này khi xây dựng JD đó là: Những cụm từ như “dày dặn kinh nghiệm trong…, có chuyên môn cao trong…” nên được thay thế bằng các con số, định mức cụ thể để ứng viên dễ hình dung vị trí đang tuyển dụng.

7. Hỏi lòng vòng, không rõ vấn đề

Thông thường, khi hỏi mà không đi vào trực tiếp vấn đề sẽ gây tốn thời gian cho đôi bên và không giải quyết được những việc cần thiết. Trong tuyển dụng cũng vậy, hỏi/ đặt vấn đề trực tiếp sẽ nhanh chóng chọn (hoặc lọc) ngay được ứng viên.

Cho nên, thay vì hỏi “Kĩ năng giao tiếp của bạn như thế nào?”, hãy hỏi “Công việc này thường xuyên phải gọi và nghe phàn nàn từ khách hàng. Họ thường trong tâm trạng khó chịu, cần được giải quyết yêu cầu gấp. Bạn sẽ giải quyết với họ ra sao?”

Nói chung, những câu hỏi càng chi tiết về công việc sẽ càng giúp ứng viên dễ hình dung, từ đó, việc quyết định làm hoặc không của họ sẽ được đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn. Vì vậy, nhà tuyển dụng hãy chuẩn bị những câu hỏi càng chi tiết và liên quan đến vị trí tuyển dụng càng tốt. Ví dụ như:

Bạn có thể làm việc xa nhà không?
Công việc này yêu cầu di chuyển nhiều, bạn làm được không?
Bạn nghĩ sao về việc phải liên hệ nhiều lần cho cùng một khách hàng để giới thiệu dịch vụ công ty?