Google Suite đem lại cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ “quyền năng” sử dụng rất nhiều công cụ thú vị, đơn giản, linh hoạt theo tiêu chí của mình mà không tốn quá nhiều thời gian. Tất nhiên, nó đòi hỏi một chút mày mò và sự sáng tạo của bạn trong cách vận dụng các công cụ này vào công việc.

Xem thêm bài: Quản lý tuyển dụng bằng Google Form và Google Sheet

Hôm nay, Viec.Co sẽ chia sẻ cho bạn cách biến Google Form thành

1. Khóa học các bài Mini-test (kiểm tra nhỏ) ngay trong khóa học đó
2. Bài kiểm tra độc lập để đánh giá kết quả của “học viên” mình.

Do Google Form không phải là một công cụ thật sự chuyên nghiệp để tạo ra khóa học, nên chúng tôi sẽ khoanh vùng những nhóm công việc/ loại hình đào tạo nào, mà chúng tôi cho rằng phù hợp nhất.

1. Bạn phải đào tạo quy mô lớn, có thể phân tán khắp cả nước
2. Nội dung đào tạo khá cơ bản, chỉ cần tập trung vào sự “chịu khó” và “chăm chỉ” đọc/ nghe hết tài liệu là được
3. Nội dung đã có độ chuẩn hóa nhất định, và đặc biệt là phải được chia thành các cấu thành (module) nhỏ, tránh việc nhồi nhét.
4. Công cụ này không thay thế được Đào tạo/ huấn luyện trực tiếp, đặc biệt là các nội dung liên quan tới tương tác trao đổi
5. Kịch bản sử dụng khuyến nghị là:
   • Tài liệu học qua Google Form này để học viên tự học trước/ đào tạo từ xa
   • Sau đó thì sẽ có buổi chuyên sâu hỏi đáp trực tiếp, hoặc đào tạo từ xa (nhất là trong thời buổi Covid-19 phải hạn chết đi lại ~ còn doanh nghiệp thì lại phải tăng trưởng mà không hạn chế!!!)

Tham khảo Đào tạo về An toàn PCCC do Viec.Co demo ở ĐÂY.

Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị

Tạo tài liệu học

Tài liệu khóa học bạn chuẩn bị có thể là ảnh/ văn bản/ video. Ở đây Viec.Co khuyến nghị bạn sử dụng Ảnh và Video. Trong đó ảnh có thể là chụp thẳng từ slide của bạn, vì Google Form cho phép chèn ảnh vào rất dễ dàng và tách thành từng trang riêng, nên thật ra rất giống một cái slide tĩnh. Còn video thì bạn có thể tải lên trên Youtube và chèn vào. Cụ thể cách đưa video vào sẽ được hướng dẫn ở bước tiếp theo.

Tạo các câu hỏi gia cố kiến thức

Đây không phải là loại câu hỏi “thi cuối kì”. Đây chỉ là các câu hỏi nhằm nhắc lại kiến thức, nên nó sẽ có xu hướng rất đơn giản. Các câu hỏi này chỉ nhằm mục đích đảm bảo học viên đã có đọc và dành độ tập trung nhất định với học liệu. Bạn có thể hình dung nó giống dạng câu hỏi cơ bản trong sách giáo khoa.

Tạo bài kiểm tra tổng kết

Học xong mà không có kiểm tra tổng kết thì không ổn. Lưu ý, bài này bạn nên chuẩn bị riêng, tách biệt với phần lý thuyết và câu hỏi gia cố. Với phần này, thì lời khuyên là: Nên đưa câu hỏi “lắt léo” hơn chút, có thể tăng độ khó bằng xáo trộn thứ tự và đưa vài cái “bẫy” nhỏ nhỏ vào.

Bước 2: Thực hiện

Như bài Biến Google Form thành Công cụ sàng lọc đầu vào tuyển dụng, chúng tôi đã hướng dẫn khá kĩ cách tạo Quiz (hỏi đáp có tính điểm), ở đây chúng ta cũng sẽ làm tương tự. Bạn chỉ cần làm quen thêm 2 khái niệm:

1. Chèn ảnh/ Video
2. Tạo thêm Page/ Session hay dịch tạm ra là phần mới.

Cụ thể để chèn ảnh thì bạn làm như thao tác ở dưới

Ở trên là hình sau khi đã được chèn. Sau khi chọn vào biểu tượng ảnh (?) thì nó sẽ hiện ra như dưới:

Lúc này, bạn có thể tùy chọn học liệu theo yêu cầu (Tải lên/ Camera/ Bằng đường link/ Ảnh/ Từ Google Drive/ Tìm từ Google Ảnh). Trường hợp này, Viec.Co chỉ đơn giản là copy đường dẫn của ảnh vào cho nhanh.

Pro Tips:

1. Bạn nên tổ chức tất cả học liệu trên Google Drive của công ty/ tổ chức mình, sau này mọi người có thể tái sử dụng dễ dàng
2. Cách lấy đường dẫn (URL) của ảnh là click chuột phải và tìm phần “Copy Image Address” như hình dưới

Cách làm với video cũng tương tự. Bạn có thể sử dụng luôn Youtube link và chèn Video vào. Đây có thể là các video đào tạo/ huấn luyện mà công ty đã xây dựng.

Pro Tips: Đừng chọn video quá dài. Điểm khác biệt rất cơ bản giữa học online và học offline là sự tương tác và khả năng duy trì tập trung. Một số nghiên cứu cho thấy chỉ nên làm video từ 6 – 15 phút. Riêng Viec.Co sẽ tư vấn các anh chị, nên làm Video 5 – 10 phút. Và một “học phần” chỉ nên kéo dài tối đa 30 phút xem Video.

Ở đây, như có tư vấn ở trên, Viec.Co khuyến nghị bạn phần học liệu và câu hỏi gia cố kiến thức nên được đặt riêng. Tới lúc này, bạn cần biết tạo thêm trang/ phân đoạn mới trong Google Form của mình, như hình minh họa ở dưới

Bạn sẽ thấy như trên ảnh, khi nhấn vào nút lệnh trên, Google Form sẽ tách ra thêm một phần độc lập, trông riêng biệt với trang trước.

Thực hiện các bước tương tự, bạn có thể tạo ra một cấu trúc liên tục, ví dụ:

1. Bài học phần 1 – Section 1
   1. Bài học 1.1.
   2. Bài học 1.2
   3. …
2. (Tạo section mới) Kiểm tra phần 1 – Section 2
3. Bài học phần 2 – Section 3
   1. Bài học 2.1
   2. Bài học 2.2
4. (Tạo section mới) Kiểm tra phần 2 – Section 4
   Cứ như vậy cho đến hết.

Ở đây, Viec.Co khuyến nghị dạng bài kiểm tra trên nên cho điểm và làm rõ luôn câu đúng/ sai và giải thích tại sao. Google Form còn một tính năng tuyệt vời nữa là: Cho phép bạn chèn vào phần “Phản hồi câu trả lời” đường link/ video dẫn tới bài giảng hoặc nhắc lại kiến thức như hình dưới.

Các tùy biến nâng cao và gợi ý nâng cấp

• Phản hồi kết quả cho học viên qua email. Tìm kiếm theo từ khóa như ở dưới

• Giới hạn thời hạn làm bài kiểm tra và học. Hữu ích cho dạng bài kiểm tra “cuối kì” mà bạn chỉ cho thời gian giới hạn để hoàn thành

• Giới hạn thời gian làm bài/ mỗi lần kiểm tra, sử dụng Timify.me để làm đồng hồ đếm ngược. Để sử dụng đầy đủ tính năng, bạn phải trả phí cho bên này :). Còn không có thể “tận hưởng” 100 lượt kiểm tra/ tháng

• Tự động gửi email xác nhận với học viên họ đã qua hoặc không qua bài kiểm tra
• Bạn nên tổ chức các khóa học bằng Google Form này trong một folder chung, và quản lý chung bằng Google Sheet. Có thể kết nối với dữ liệu nhân sự tổng để quản lý luôn việc đào tạo này và tránh việc bỏ sót học viên.
• Tuy chúng tôi chỉ giới thiệu Google Form để phòng nhân sự có thể biến Google Form thành công cụ đào tạo/ huấn luyện, nhưng bạn cũng có thể tìm tới các công cụ chuyên nghiệp về form khác như Jot Form/ Survey Monkey…

Các hạn chế của Google Form

Sử dụng Google Form vừa như khóa học/ vừa như bài kiểm tra là cách bạn có thể vận dụng sáng tạo trong công việc. Tuy nhiên, nó vẫn chỉ là công cụ cần phải có sự tùy biến cao và đòi hỏi tổ chức của bạn sao cho khoa học.

Tuy nhiên, các giải pháp khóa học chuyên nghiệp cho doanh nghiệp như Kynabiz.vn hay Hachium.com sẽ giúp bạn quản lý học liệu, bài kiểm tra, kết quả kiểm tra của tất cả nhân sự một cách chuẩn chỉnh và bài bản. Qua đó, bạn có thể nhìn được xuyên suốt quá trình học và tiến bộ của người học của mình.

Kết luận

Google Form là công cụ tuyệt vời để bạn có thể sáng tạo trong nhiều tình huống sử dụng khác nhau. Đây cũng là công cụ thân thuộc, dễ sử dụng nên bạn có thể nhanh chóng nắm bắt và đưa vào triển khai. Tuy nhiên, chính vì được thiết kế cho các nhu cầu chung, Google Form thiếu mất sự chuyên sâu của nó trong giải quyết vấn đề. Chúng tôi khuyến nghị dù doanh nghiệp nhỏ/ vừa, đều có thể bắt đầu với Google Form như một công cụ Đào tạo và Quản lý kết quả kiểm tra nội bộ. Qua đó, với doanh nghiệp vừa, bạn có thể biết được chính xác giải pháp này hạn chế gì, mình cần thêm ở đâu, và lúc đó sẽ tìm mua được giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Chúc các đội nhân sự sẽ tổ chức được nhiều khóa học thú vị/ hữu ích mà vô cùng đơn giản nhé!