Phương pháp giải quyết vấn đề MECE ở Việc Có

Phương pháp giải quyết vấn đề MECE ở Việc Có

MECE là gì

MECE – Mutually Exclusive Collectively Exhaustive thường được gắn cho cái mác là Phương pháp McKinsey. Cơ bản đây là phương pháp để bóc tách vấn đề để nó sẽ được quan sát một cách toàn diện đầy đủ & cũng có khả năng giải quyết.

HIểu một cách thân thiện, bóc tách vấn đề tốt là hội tụ hai yếu tố

  • Tổng quát = All sets = 1
  • Không chồng chéo → Các set (tập) không giao nhau

Phát biểu kiểu toán nó sẽ như sau

A là một vấn đề. A được bóc thành các vấn đề A[1] đến A[n] được gọi là MECE khi và chỉ khi

– ∑A[1 → n] = A (100%)
Tổng các vấn đề nhỏ phải bằng vấn đề lớn A
– A[i] ∩ A[j] = ø
Các vấn đề nhỏ khi chia ra, sẽ giao nhau ở rỗng từng đôi một.

Vậy tại sao lại cần bóc vấn đề cho nó “MECE”. Đơn giản để vấn đề nó sẽ được trình bày như sau

Image result for mece math

Hay một hình minh họa khác cho MECE

mece

Vấn đề được trình bày như trên, thì mình sẽ xử từng vấn đề một. Còn khi nó chồng chéo vào nhau thì sẽ rối rắm và khó giải quyết.

Phương pháp thực hành tốt nhất của MECE trong vận hành

Đặt câu hỏi

  • Who/ What: Ai & Cái gì
  • How many/ much: Bao nhiêu
  • Where: Ở đâu
  • When: Khi nào
  • How: Như thế nào
  • WHY: Tại sao

Chưa biết gì thì cứ đặt mấy câu hỏi này với vấn đề, dù có thể khiến bạn cũng hơi lộn xộn, nhưng ít nhất bạn đang bày mọi thứ ra, để rồi sau đó có thể xếp lại nó một cách MECE.

Fishbone – MECE best practice của Vận hành

Mỗi ngành mỗi nghề sẽ có những best practices riêng để bóc vấn đề sao cho nó MECE. Ví dụ trong Operations có một phương pháp gọi là Lưu đồ Fish Bone (Xương cá) để bóc tách vấn đề. Khi một vấn đề xảy ra nó, sẽ được chia làm 6 hạng mục chính

  1. Methods – Phương pháp/ Quy trình
  2. Machines (equipment) – Máy móc/ Thiết bị
  3. People (manpower) – Con người
  4. Materials – Vật liệu (Đầu vào)
  5. Measurement – Đo lường
  6. Environment – Môi trường.
Image result for fishbone diagram

Khi tách thành 6 nhóm nguyên nhân, và khi một vấn đề xảy ra, nó sẽ được chia một cách gãy gọn để đảm bảo chúng ta (cơ bản sẽ) không bỏ sót một yếu tố nào.

Đến đây ưu tiên gì trước, sau thì sẽ dựa trên hai nguyên lý sau

  • 80/20
    Ví dụ: cái gì chỉ chiếm 20% nguyên nhân mà đóng góp đến 80% kết quả
  • Nguyên nhân/ Sự kiện ràng buộc (dependent events)
    Tức là có nguyên nhân A nào mà chỉ được giải quyết nếu nguyên nhân B được giải quyết.

Hai điểm trên thật ra liên quan tới nhau. Ví dụ, nhiều khi chỉ làm 2 trong 10 công việc, thế là mọi thứ đã được giải quyết hết cả rồi. Và 2 cái này là nguyên nhân của 8 cái còn lại.

MECE & Fishbone thực hành tại Việc Có

Vấn đề:

  • Sao kê ra chậm

Phân tích theo MECE & Fishbone được một bạn sinh viên năm 4 của Việc Có thi triển như hình dưới.

Đoạn Fishbone đã được phần nào thể hiện vào trong đối tượng nào sẽ là người thực hiện và trong phần ở cột Mô tả. Ưu tiên được sắp xếp dựa trên (dù còn một chút định tính) nhưng cũng phần nào thể hiện nguyên tắc 80/20 & Sự kiện phụ thuộc.

Kết luận

  • MECE hay cả Fishbone nhất định không chỉ áp dụng trong vận hành. Mỗi ngành nghề bản chất đã có những phương pháp MECE khác nhau.
  • MECE là một cách nghĩ, một phương pháp luận để khi mình đối mặt với một vấn đề, một đội ngũ cùng chụm đầu vào giải quyết sẽ có một số cái nền chung trong phương pháp tiếp cận.
    Quan trọng là anh em nói chung một ngôn ngữ sẽ dễ dàng “bão não” với nhau
  • MECE hay như những thứ khác, cũng cần rèn luyện dần theo thời gian. Cũng không phải cứ có MECE là mọi vấn đề được giải quyết. Vì đôi lúc chúng ta cũng cần những khoảnh khắc Eureka
    Ví dụ, khi tiếp cận vấn đề trên, không phải ngay lập tức nghĩ ra được cách bóc tách đi từ nguyên lý cơ bản, mà sau quá trình anh em thảo luận với nhau. Phương pháp này cũng có thể liên hệ tới nguyên tắc giải quyết vấn đề của Elon Musk, tức là đi từ nguyên lý đầu tiên cốt lõi.

Thực tế, phương pháp đưa ra với kì vọng đời sẽ thế này

Nhưng trên thực tế, dù rất nhiều phương pháp rồi, đời nó vẫn vầy

Tài liệu tham khảo: