Các doanh nghiệp lớn thường xuyên có nhu cầu hợp tác với các công ty thuê ngoài hay cho thuê lại lao động sẽ đối mặt với thách thức quản lý lao động được thuê ngoài từ các đơn vị này. Và VMS được xây dựng để giải quyết các khó khăn liên quan tới các vấn đề này.

Vendor Management System (VMS) là gì?

Nói một cách đơn giản VMS là hệ thống quản lý các đối tác/ lao động thuê ngoài. Hệ thống này sẽ phụ trách từ khâu

1. Thu thập nhu cầu nội bộ của các quản lý (người sử dụng/ quản lý lao động)
2. Xây dựng nguồn ~ ở đây là các công ty cho thuê lại lao động
3. Tuyển dụng
4. Quản lý hồ sơ/ thông tin và hoạt động của các lao động này
5. Thanh toán
6. Quản lý hóa đơn từ các đối tác này

Hệ thống này thường được xây dựng trên các nền tảng web, và giá trị ở điểm nó giúp tự động hóa toàn phần hay một phần cho các phần trên cho doanh nghiệp.

Các lợi ích mà VMS thường đem lại cho doanh nghiệp

1. Tự động hóa các quy trình

Bộ phận nhân sự và mua hàng (procurement) có một khối lượng công việc giấy tờ khổng lồ khi làm việc với các đơn vị thuê ngoài. Phần lớn các công việc này có mang tính thủ tục và lặp đi lặp lại do không được hệ thống hóa. VMS trước tiên sẽ giúp bạn số hóa, hệ thống hóa lại các thông tin và công việc này. Từ đó làm nền tảng cho việc tự động hóa các công việc trong suốt quá trình này.

2. Đảm bảo tính tuân thủ về pháp luật/ chính sách/ nội quy của công ty

Doanh nghiệp của bạn, đặc biệt các khối FDI (đầu tư nước ngoài), thường đảm bảo tính tuân thủ từ 3 hướng (1) Nội bộ ~ đó là các nội quy/ quy định, (2) Đối tác/ Khách hàng ~ vì ngày càng nhiều Khách hàng muốn sản phẩm họ mua từ bạn phải tới từ đơn vị có trách nhiệm với lao động, (3) Từ cơ quan quản lý nhà nước/ nước sở tại.

3. Minh bạch hóa & tăng khả năng quan sát cho nhà quản lý

Phần lớn các doanh nghiệp trước khi tìm đến VMS sẽ sử dụng các công cụ như Google Sheet/ Excel để quản lý các đối tác cho thuê lại lao động cũng như người lao động của các đơn vị này. Việc quản lý này thường bị rời rạc và dẫn đến một tình trạng là rất khó kiểm soát chi phí, cũng như đối soát vất vả. VMS sẽ giúp bạn có một cái nhìn xuyên suốt tất cả các đối tượng tham gia quy trình này từ người lao động cho tới cả doanh nghiệp thuê ngoài.

4. Xây dựng nguồn tài năng & lao động cho tương lai

Doanh nghiệp hợp tác với các đơn vị cho thuê lại lao động thường đối mặt với một thực trạng là được bàn giao nhân sự ngẫu nhiên. Cụ thể, bạn gần như không kiểm soát được ai sẽ tới doanh nghiệp bạn và thực hiện công việc. Việc này gần như phụ thuộc và mức độ chuyên nghiệp của đơn vị thuê ngoài. 

5. Kiểm soát & tối ưu chi phí

Chính nhờ những việc chuẩn hóa & số hóa các quy trình làm việc liên quan tới lao động thuê ngoài, doanh nghiệp bạn sẽ bắt đầu đo lường được các chỉ số toàn diện liên quan tới người lao động và đơn vị cung cấp lao động này. Từ bước cơ bản đó, bạn bắt đầu kiểm soát được chi phí, và tiến hành tối ưu được nó dựa trên dữ liệu. Ví dụ, doanh nghiệp bạn sẽ biết mỗi đơn vị thuê ngoài mạnh/ yếu ở các mảng công việc gì, hay cụ thể tới từng người lao động làm tốt ở các khâu nào, khâu nào cần bổ sung việc huấn luyện và đào tạo.

Kết luận

Lựa chọn một hệ thống VMS sẽ giúp doanh nghiệp bạn tinh gọn, nhưng vẫn luôn kịp thời xoay sở trong các điều kiện biến động của doanh nghiệp. Đó cũng là tính chất sống còn của bối cảnh kinh doanh hiện nay.