Quay lại
Họp 1 – 1 hay meeting 1-on-1 không phải là cuộc họp quá thiên về số liệu, tăng trưởng hay phân tích cặn kẽ chiến lược phát triển… Họp 1-1 là cuộc trao đổi thân mật của những người trong cùng một nhóm hay phòng ban, dựa trên tinh thần hỗ trợ, xây dựng cho nhau ngày một tốt hơn, hiểu nhau hơn. Từ đó tạo được sự gắn bó dài lâu trong công việc, tổ chức và hạn chế những tình huống “bằng mặt không bằng lòng” vốn rất thường xảy ra ở môi trường làm việc.
Ông Russ Laraway – phó chủ tịch tại Qualtrics. Trước khi gia nhập Qualtrics, ông đã giữ nhiều vai trò khác nhau tại Google, Twitter; và là nhà đồng sáng lập kiêm COO (giám đốc điều hành) của Candor, Inc. – dựa trên những kinh nghiệm thực tiễn của mình, ông đã hoàn tất một bài viết về các bí quyết xây dựng buổi họp 1 – 1 hiệu quả.
Phần 1: Quy cách tổ chức
Bí quyết 1: Tổ chức định kỳ
Họp 1 -1 tuy không mang tính báo cáo số liệu nhưng tầm quan trọng của nó không hề nhỏ. Các cuộc họp 1 – 1 sẽ giúp cấp trên hiểu được thực tế đời sống của nhan viên mình tại nơi làm việc. Đồng thời, nó cũng giúp cấp dưới đưa được tiếng nói, nguyện vọng của mình đến người cần nghe. Và vì mỗi ngày, lại có những rắc rối hoặc vấn đề mới phát sinh trong công việc của nhân viên, cho nên cấp quản lý – lãnh đạo nên tổ chức các cuộc họp 1 – 1 theo thời gian định kì.
(Ví dụ: 1 tuần/ lần, 2 tuần/ lần… tùy theo quy mô công ty và từng phòng ban).
Và mỗi cuộc họp 1 – 1 không nên kéo dài quá 1 tiếng, thời gian quá dài chỉ khiến câu chuyện trong buổi họp lê thê và không khí thêm nặng nề. Mục tiêu của các cuộc họp 1 – 1 là hỗ trợ hoặc giải quyết được khúc mắc của nhân viên. Sau khi hoàn tất mục tiêu đó, cả hai có thể kết thúc cuộc họp (hoặc hẹn thời hạn giải quyết vấn đề lại vào buổi sau nếu đó là trường hợp nghiêm trọng). Bên cạnh đó, ngày họp 1 – 1 cũng không cần phải ấn định 1 ngày cố định hàng tuần mà có thể linh động theo lịch của 2 người tham gia họp.
Ông Laraway đã kể về ví dụ thực tiễn của mình như sau: Tôi luôn cố gắng tổ chức buổi họp 1 – on – 1 hàng tuần trong vòng 1 tiếng với nhân viên của mình. Tuy nhiên, kết quả tôi nhận được là việc hủy họp hoặc hẹn lại lịch khác vì thời gian không phù hợp cho nhân viên. Cô Elise – giám đốc Marketing công ty – và tôi đang tổ chức họp 1 – 1 theo lịch 2 tuần/ lần. Thực tế mà nói, 1 tuần hay 2 tuần không tạo ra khác biệt hay những vấn đề quá lớn vì chúng tôi vẫn luôn làm việc trực tiếp với nhau. Ngày họp và thời gian họp tôi cũng có thể linh động thay đổi theo lịch của cô ấy (và nếu Elise muốn họp 1 – 1 hàng tuần, tôi cũng sẵn lòng sắp xếp thời gian biểu của mình để tham gia cùng cô ấy). Vì cuộc họp 1 – 1 trên tinh thần là để hiểu và hỗ trợ nhân viên nên tôi sẽ không phàn nàn hay đánh giá gì khi Elise thay đổi giờ hay hủy họp.
Bí quyết 2: Luôn đúng giờ
Không chỉ đối với cuộc họp 1 – 1. trễ giờ là điều tối kị trong bất kỳ cuộc hẹn hay họp hội nào. Đi muộn thể hiện sự thiếu tôn trọng nhân viên của mình (trong trường hợp này, họ là người “chủ trì” cuộc họp); và hãy tưởng tượng xem, bạn cảm thấy như thế nào khi mình là người tổ chức họp, chuẩn bị chỉn chu đâu vào đấy nhưng rồi tất cả người tham gia họp đều đến trễ?
Vin vào các lý do “bận giải quyết task quan trọng hơn”, “có khách đột xuất”, “việc đột xuất”… chỉ khiến hình ảnh bạn thiếu chuyên nghiệp đi trong mắt nhân viên của mình. Là một người quản lý, theo nhiều cách, bạn đại diện cho bộ mặt công ty. Khi bạn tạo ấn tượng “người quản lý không tôn trọng nhân viên”, hình ảnh công ty cũng trở nên “méo mó” đi nhiều so với ban đầu.
Bí quyết 3: Linh động thay đổi thiết kế cuộc họp
Meeting 1 – on – 1 chủ yếu mang tính đóng góp, hỗ trợ lẫn nhau thiết kế cuộc họp càng đời thường càng dễ cho 2 người chia sẻ hơn. Đi dạo quanh khuôn viên tòa nhà, một buổi cà phê hoặc hẹn ăn sáng – trưa – tối… là những gợi ý để bạn thực hiện các cuộc họp 1 – 1 với nhân viên của mình. Chọn không gian họp thoải mái, gần gũi để dễ dàng gỡ bỏ khoảng cách giữa quản lý và người nhân viên.
Bí quyết 4: Có thể hủy buổi họp theo nhu cầu của người tham gia
Khi guồng công việc của nhóm vẫn quay đều và mọi người cần thời gian để giải quyết những đầu việc khác, các cuộc họp có thể hủy. Tuy nhiên, việc hủy họp cũng không nên diễn ra quá thường xuyên, vì như đã nói ở bí quyết 1, nếu không giữ mối quan hệ chặt với nhau, các cuộc trò chuyện sẽ dễ gây cảm giác lúng túng, gượng gạo và dần dẫn đến tình trạng “Bằng mặt không bằng lòng” hay “mất kết nối” trong công việc.
Phần 2: Hãy lắng nghe nhiều hơn nói
Bí quyết 1: Trao quyền dẫn dắt cuộc họp cho nhân viên
Trong các buổi meeting 1 – 1, người dẫn cuộc họp (người nói) nên là nhân viên; người quản lý phải đóng vai trò người lắng nghe. Khi được lead, nhân viên sẽ dễ dàng nêu lên vấn đề, khúc mắc trong công việc cũng như khi không bị ràng buộc, họ sẽ mạnh dạn nói lên nguyện vọng của mình.
Steve Jobs có một câu nói rất hay về vấn đề tương tự: “Chúng ta thuê những người có thể nói với ta họ đang làm gì, chứ không phải thuê người để làm theo ý chúng ta” (We hire people to tell us what to do, not the other way around.) Hãy để họ trình bày, cấp quản lý chỉ là người lắng nghe và đưa ra trợ giúp, hướng giải quyết khi nhân viên cần.
Bí quyết 2: Nhớ ghi chú trong cuộc họp
Ông Russ Laraway gợi ý sử dụng Google Doc hoặc các dạng shared doc (tệp chia sẻ) tiện dùng cho nội bộ doanh nghiệp vì các lý do sau:
- Dễ dàng truy cập ở mọi nơi và bằng nhiều thiết bị, thậm chí khi không có kết nối mạng.
Lưu ý chọn chức năng Available offline để có thể kích hoạt chế độ truy cập ngoại tuyến. - Nhanh chóng nắm bắt các ý được đề cập trong buổi họp, cách giải quyết, hướng hỗ trợ… Nhờ vậy, khi xem lại ghi chú, 2 bên có thể ghi nhớ tổng quan cuộc họp và tiến hành thực hiện/ thay đổi (nếu có). Đồng thời, bản ghi chú sẽ giúp ta nhớ được các vấn đề đã đi qua, từ đó việc xây dựng nội dung cho các cuộc họp 1 – 1 sau sẽ không bị trùng lặp (nếu đã có hướng giải quyết).
- Đội quản lý có thể xem trước nội dung nhân viên muốn trình bày để có thể chuẩn bị tốt hơn cho buổi họp.
- Dễ lưu trữ, kho lưu dung lượng lớn (Google Drive), và có thể sử dụng các file này làm tư liệu cho các cuộc họp 1 – 1 trong tương lai.
Phần 3: Xây dựng agenda (danh sách) cuộc họp 1 – 1 rõ ràng
Mặc dù nội dung các buổi 1 – on – 1 nên đi theo sự dẫn dắt của nhân viên nhưng cũng có trường hợp do đi nội dung tự do nên dễ lan man và gây lãng phí thời gian (các nhân sự mới/ trẻ thường dễ gặp tình trạng này). Vậy, để các cuộc họp 1 – 1 hiệu quả hơn, cấp quản lý có thể hỗ trợ nhân viên xây dựng agenda cuộc họp. Sau đây là một vài gợi ý cho bạn:
Cập nhật nhanh tiến độ công việc
Russ Laraway không khuyến khích các buổi meeting 1 – 1 tập trung quá sâu vào con số hay đối chiếu dữ liệu, hoạch định kế hoạch phát triển (những điều này có thể thực hiện qua báo cáo hay các cuộc họp chuyên sâu). Vì thế, các buổi meeting này sẽ phù hợp hơn nếu nhân viên chỉ trình bày nhanh về tiến độ công việc, các khó khăn hiện thời có thể ảnh hưởng đến kết quả và họ cần hỗ trợ gì từ bạn…
Trình tự trình bày vấn đề và cách trình bày nên linh động theo cách làm của nhân viên. Con người vẫn thường có xu hướng mở lòng thành thật hơn khi được làm chính mình mà, có đúng không?
Con đường phát triển sự nghiệp
Bất cứ ai cũng vậy, khi không được quan tâm, họ có xu hướng tìm đến nơi trân trọng con người, tài năng của họ hơn. Vì vậy, trong các cuộc họp 1 – on – 1, hãy đề cập đến con đường phát triển nghề nghiệp của nhân viên, họ muốn/ sẽ làm gì để chuyên môn hóa cái nghề của mình, họ cần gì hoặc có gặp rào cản gì khi thực hiện những điều đó… Và nếu người đó thực sự là nhân tài, công ty nên giữ họ lại và hỗ trợ các khóa học, đào tạo khi có thể. Bởi nếu bỏ lỡ họ, bạn tiết kiệm được kha khá nhưng đã vụt mất cơ hội phát triển công ty vào tay người khác.
CHỈ NHẬN feedback, KHÔNG đưa feedback
Không như những cuộc họp thông thường khác, 1 – on – 1 là nơi để bạn lắng nghe góp ý (feedback) từ nhân viên của mình. Điểm hài lòng, chưa hài lòng, cực kì không hài lòng mà nhân viên bạn cảm nhận ở công ty. Có thể sẽ có những góp ý tiêu cực, vô lý hay lòng vòng nhưng cũng sẽ có những góp ý cực kì “đắt” để phát triển doanh nghiệp và mối quan hệ quản lý – nhân viên tốt lên. Nếu muốn xây dựng văn hóa góp ý cho nơi làm việc, meeting 1 – on – 1 là nơi tốt nhất để bắt đầu.
Các bước khiến mọi người cởi mở hơn khi đưa feedback và đánh giá cao kỹ năng nhận feedback của cấp quản lý: Đặt vấn đề, lắng nghe, trình bày khi nhân viên cần, hỏi ngay khi thắc mắc, tập trung khi nhân viên trả lời, không quy chụp hay tỏ thái độ nghi ngờ, và sau cùng là cảm ơn ứng viên vì đã hết lòng chia sẻ.
Ngoài ra, ông Laraway còn giới thiệu cách nhà đồng sáng lập của ông – bà Kim – xây dựng văn hóa góp ý tại Candor: Nhờ nhân viên tham gia họp trả lời 4 câu hỏi:
- Bạn muốn trình bày gì trong tuần này?
- Tuần làm việc trước có gì vui/ khiến bạn tụt hứng làm việc?
- Năng suất làm việc của tuần trước như thế nào?
- Bạn có góp ý gì cho tuần này?
Tips: Các câu hỏi mở sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn khi trình bày. Ngược lại, các câu hỏi đóng “có – không” sẽ dễ gây cảm giác áp đặt cho người đối diện.
Kết
Để họp 1 – on – 1 hiệu quả, người quản lý cần khuyến khích sự chủ động từ nhân viên, rèn luyện kỹ năng lắng nghe và học cách giữ im lặng khi cần. Với những bí quyết cụ thể và đơn giản trên, các cấp quản lý có thể bắt tay vào tổ chức các cuộc họp 1 – 1 để hiểu nhiều hơn về nhân sự của mình. Biết đâu bạn sẽ lại tìm được hàng tá góp ý hay ho để phát triển đội, nhóm của mình đấy!
Nguồn Radical Candor
